Cómo escribir una nota en 8 pasos

Ya sea que haya tenido un cambio de política interna que necesita compartir o que esté encabezando un proyecto que los inversionistas deben conocer, una nota es la mejor manera de comunicar información valiosa dentro de su organización. Los memorandos son una buena manera de difundir dicha información a sus colegas, inquilinos, voluntarios u otros miembros internos de la organización.

¿Cuándo debe enviar una nota? ¿Cómo se escribe una nota? Responderemos a estas preguntas y le daremos una guía paso a paso para crear una nota, además de compartir muchos ejemplos de notas.

¿Qué es una nota?

Un memo, abreviatura de memorándum , es una forma de informar a un grupo de personas sobre un problema, solución o evento específico. Una nota debe ser breve, directa y fácil de leer. Informa a los destinatarios y proporciona un plan de acción con los próximos pasos específicos.

Puede enviar un memorando como una carta impresa, un fax o un PDF adjunto a un correo electrónico. Aunque el uso generalizado del correo electrónico básicamente reemplazó a los memos en muchas circunstancias, los memos siguen siendo útiles para algunos mensajes importantes.

¿Cuál es el propósito de una nota?

Los memorandos están diseñados para comunicaciones internas oficiales de una empresa u organización. A menudo se envían a toda una organización, pero también son útiles para informar a un solo departamento, equipo o grupo más pequeño de personas. Los memorandos dispersan la información necesaria utilizando un formato simple y fácil de seguir.

Cuándo escribir una nota

Debe escribir un memorándum cuando necesite transmitir elementos comerciales oficiales de manera eficiente. El objetivo de su nota debe ser informar, llamar la atención sobre un problema o responder una pregunta. Los siguientes propósitos son adecuados para una nota:

• difundir cambios internos
• difundir noticias
• compartir un próximo evento
• actualizar las pautas de seguridad pública
• sensibilizar sobre un tema
• abordar un problema
• hacer una solicitud
• compartir actualizaciones de proyectos

Cómo formatear una nota

Si está enviando una nota por correo electrónico, debe tener formato PDF. Esto conserva el estilo que ha aplicado al documento. Tradicionalmente, los memorandos utilizan una fuente de doce puntos para el cuerpo y una fuente de catorce a dieciséis puntos para los encabezados. Mantén la fuente y el diseño simples.

Una nota debe incluir lo siguiente.

• Bóveda
  • A
  • De
  • Fecha
  • Tema
• Declaración inicial
• Contexto
• Llamado a la acción y declaración de tareas
• Discusión
• Clausura

También tiene la opción de incluir archivos adjuntos para respaldar el mensaje que está transmitiendo en su nota. Si su nota tiene más de una página, debe tener un resumen para resumir sus puntos.

Escribe un memo en 8 pasos

Los memorandos siempre deben ser profesionales y educados, independientemente del tema que estés presentando. Manténgase enfocado en los hechos y en los planes de acción. No debe usar emoji en notas comerciales . Sea breve, directo y claro e incluya solo la información necesaria.

1 encabezado

El encabezado enumera quién recibe el memorándum, quién lo envía, la fecha en que se escribió el memorándum y el asunto del memorándum. Puede ver cómo formatear esta sección a continuación.

Para: [Nombres completos y cargos o departamento de los destinatarios]

De: [Su nombre completo y puesto de trabajo]

Fecha: [fecha de hoy]

Asunto: [De qué trata el memorándum]

Dado que se dirigió a los destinatarios en el encabezado, no es necesario incluir un saludo.

2 Declaración de apertura

Esta sección puede tener entre una y tres oraciones. La declaración de apertura es donde usted establece brevemente el propósito de su memorándum. Incluya solo un resumen de la información más importante en esta sección. Más tarde podrá entrar en los detalles.

Intente comenzar con “Le escribo para informarle. . .”

3 Contexto

En tres a diez oraciones, proporciona contexto. El contexto es donde permite que las personas sepan sobre qué está escribiendo, por qué les está escribiendo y cualquier otra información crítica.

Esta sección puede incluir lo siguiente:

• evidencia de apoyo
• por qué su organización tomó la decisión que está discutiendo en el memorando
• información de contexto
• un enunciado del problema
• como encontraste el problema
• tiempo o fechas importantes
• otros puntos clave

4 Llamado a la acción y declaración de tarea

Esta sección puede ser de dos a tres oraciones o una lista con viñetas. Aquí es donde establece los próximos pasos para sus destinatarios. Escribe sobre lo que el destinatario debe hacer después de leer el memorándum o cómo planeas resolver el problema que has descrito.

Trate de escribir, "Por favor, [tarea que le gustaría completar] antes de [fecha de vencimiento]" o "Agradezco su cooperación en este asunto".

5 Discusión

El objetivo de esta parte es persuadir a los destinatarios para que sigan las acciones recomendadas. Diseñe todos los detalles que respaldan sus ideas, comenzando con la información más crítica. Proporcione hechos, ideas e investigaciones de apoyo específicos que respalden su memorándum, organizando la información de la más fuerte a la más débil.

6 Cierre

La sección de cierre es una oportunidad para terminar su memorándum con una nota cortés. Te recomendamos que compartas lo que quieres que tus destinatarios tomen medidas una vez más aquí también. Generalmente, las notas no incluyen una despedida. Pero si quieres tener uno, asegúrate de que sea breve.

7 adiciones opcionales

Puede incluir un resumen o archivos adjuntos con su nota si es necesario. Debe incluir un resumen si su nota tiene más de una página. Los resúmenes ayudan a los destinatarios a digerir más fácilmente la información que ha compartido.

Puede colocar el resumen justo antes de su declaración de cierre. Un resumen puede enumerar recomendaciones clave, un resumen de información importante, referencias, métodos o recursos que utilizó. Si la información en su nota necesita más aclaraciones, puede colocarla dentro de esta sección. Los resúmenes pueden tener unas pocas oraciones o una lista con viñetas de información clave.

Su información complementaria debe incluir cualquier documentación que desee compartir, como gráficos, listas, tablas o fotografías. Si elige incluir archivos adjuntos, incluya una nota sobre lo que adjuntó debajo de su cierre.

Si está enviando su nota por correo electrónico, estos archivos adjuntos adicionales se pueden agregar a su correo electrónico. Si envía su memorándum como carta o fax, inclúyalos después de la última página de su documento de memorándum.

Consulte sus archivos adjuntos como tales: "Adjunto: [nombre del archivo adjunto], [fecha de creación]".

8 Revisar

Ahora que ha escrito su nota, ¡es hora de revisarla! Siga los pasos a continuación para asegurarse de que su nota sea lo más clara y concisa posible. Recuerda: cuanto más corto, mejor.

• Recorta cualquier material innecesario.
• Aclara tus puntos principales.
• Corrección de errores de ortografía, gramática y puntuación.
• Verifique sus hechos y recursos.
• Obtenga comentarios de un colega antes de enviar.

¿En qué se diferencia una nota de . . .

Un memorando es una comunicación concisa pero informal dentro de una organización para difundir un mensaje oficial. Pero, ¿en qué se diferencia esto de un correo electrónico, una carta, una circular o un acta? Aclaremos las definiciones de estos documentos comerciales estándar.

¿En qué se diferencia una nota de un correo electrónico?

Los memorandos suelen tener un tono y un lenguaje más formales que los correos electrónicos, que son más efectivos cuando son breves y van al grano . En el futuro, la empresa puede usar su memorándum como un documento oficial que se imprimirá, distribuirá en forma impresa o distribuirá profesionalmente a un gran grupo de personas en un formato legible.

¿En qué se diferencia un memorándum de una carta?

Por lo general, las cartas están dirigidas a personas ajenas a la organización. Están destinados a mensajes externos más largos que comunican un tema específico. Estos pueden ser de tono informal o formal.

¿En qué se diferencia un memorando de un comunicado de prensa?

Los memorandos se utilizan generalmente para comunicaciones internas, mientras que los comunicados de prensa están destinados a comunicaciones externas. Por lo general, se entiende que un comunicado de prensa es un documento más extenso y detallado que un memorando.

¿En qué se diferencia un memorando de una circular?

Las circulares son para distribución masiva. Por otro lado, los memos son para un grupo selecto de personas. Las circulares suelen tener varios temas y llamadas a la acción. Los memorandos deben abordar solo un tema, brevemente.

¿En qué se diferencia un memo de minutos?

Las actas de reunión son documentos oficiales que contienen las notas de una reunión. Si bien un memorándum puede hacer referencia a actas en sus anexos complementarios, no debe utilizar un memorándum como formato para actas de reuniones o viceversa.

Ejemplos de notas

Puede ser un desafío comenzar a escribir sin un ejemplo de nota. Aquí hay dos ejemplos de los formatos de notas más utilizados.

Ejemplo 1: cambios internos

Cuando una organización realiza cambios de política, de procedimiento o de personal de alto nivel, se debe escribir un memorando de cambio interno. El departamento de recursos humanos puede enviar este correo electrónico o puede provenir del equipo de liderazgo o de otro departamento.

A todos los empleados

De: Kelly Source, Gerente de Recursos Humanos

Fecha: 20 de julio de 2022

Asunto: Cambios en el Sistema de Tiempo Libre Remunerado

Le escribo para informarle sobre los cambios recientes en nuestro sistema PTO. Estamos cambiando de plataforma a PalmLeaf HR. Este sistema entrará en vigor el 1 de octubre de 2022.

Al cambiar a PalmLeaf HR, nuestra empresa intenta simplificar el envío de sus solicitudes de PTO. Puede encontrar tutoriales para navegar por esta plataforma fácil de usar adjuntos a este memorándum.

Recibirá un correo electrónico de incorporación de PalmLeaf HR directamente esta semana. Asegúrese de configurar su cuenta a más tardar el 30 de septiembre de 2022.

Si tiene problemas para configurar su cuenta, envíenos un correo electrónico con cualquier pregunta a [email protected].

Gracias por su cooperación durante esta transición. Esperamos que esto facilite la administración de su PTO.

Adjunto: Guía PalmLeafHR, enero de 2022

Ejemplo 2: Nota comercial general

Se puede utilizar un formato general de notas comerciales para casi cualquier elemento comercial. Ya sea un proyecto en curso o un análisis interno, este formato versátil encajará.

Para: Ava Colon, Phil Comma y Dave Period

De: Peter Office, analista sénior de datos

Fecha: 20 de mayo de 2022

Asunto: Análisis de ingresos

Le escribo para abordar el informe de análisis de ingresos que solicitó su equipo. Este análisis cubre los flujos de ingresos desde 2010 hasta el primer trimestre de 2022.

Este informe fue solicitado por el equipo de ventas en enero de 2022 cuando Dave Period asumió el cargo de Coordinador Jefe de Ventas. El análisis se compiló con Tableau y se adjuntan los informes.

En este momento, le pido que revise los datos y me diga si hay algo más que le gustaría que analice más a fondo. La mejor manera de ver el tablero es a través de la invitación de Tableau en su bandeja de entrada de correo electrónico.

Estos son los puntos principales de mi análisis:

• Nuestro principal flujo de ingresos es nuestro producto estrella, las camisas de estilo hawaiano.
• La segunda fuente de ingresos más importante son las gorras para correr.
• Nuestros ingresos provienen de las ventas impulsadas principalmente a través de los esfuerzos de marketing por correo electrónico.
• Hubo algunos períodos durante los cuales los datos no estaban disponibles y, por lo tanto, no se incluyen en este análisis.

Gracias por tomarse el tiempo para revisar este análisis. No dude en enviarme cualquier pregunta o inquietud que tenga a [email protected]. Si tiene dificultades técnicas para acceder al panel, comuníquese con nuestro departamento de TI en [email protected] para obtener ayuda.

Adjunto:

• Guía de Tableau, 2022
• Informe de análisis de ingresos 2010–2021, mayo de 2022

Preguntas frecuentes sobre notas

¿Qué es una nota?

Un memorando, abreviatura de memorando , es una breve comunicación interna que informa a un grupo sobre un problema, solución o evento específico. Los memorandos pueden enviarse como una carta impresa o un fax, o adjuntarse a un correo electrónico en formato PDF.

¿Cuál es el propósito de una nota?

Un memorando está destinado a informar a un grupo de personas sobre un tema complejo, un cambio de política u otro asunto oficial breve dentro de una organización.

¿Cuál es la estructura básica de una nota?

Una nota debe incluir lo siguiente.

• Bóveda
  • A
  • De
  • Fecha
  • Tema
• Declaración inicial
• Contexto
• Llamada a la acción
• Discusión
• Clausura