Cómo escribir un mensaje eficaz fuera de la oficina

Un mensaje de fuera de la oficina (o mensaje OOO) es un correo electrónico de respuesta automática que notifica a las personas que no estará en el trabajo durante un período prolongado. Son muy útiles para informar a los colegas cuándo esperar una respuesta y/o a quién contactar en su ausencia y, a menudo, se consideran una etiqueta de trabajo adecuada para vacaciones , bajas por enfermedad y otras ausencias prolongadas.

Debe tener cuidado al escribir cualquier correo electrónico de respuesta automática profesional; nunca se sabe quién podría leerlo. En esta guía, explicamos cómo escribir un mensaje de fuera de la oficina, qué incluir, ejemplos de mensajes de fuera de la oficina y algunos consejos para escribir el suyo.

¿Qué es un mensaje de fuera de la oficina?

Las vacaciones, los permisos y cualquier ausencia prolongada pueden interrumpir el flujo de negocios a menos que esté preparado. Tanto en la oficina como en el trabajo remoto, la etiqueta sugiere configurar un mensaje de respuesta automática para cualquier consulta mientras estás fuera para explicar la situación y ofrecer orientación. Estos mensajes ayudan a garantizar que el negocio continúe sin problemas hasta su regreso; de lo contrario, la gente podría tomarlo a mal si no respondes.

Aunque algunas personas utilizan respuestas automáticas para mensajes de texto y llamadas telefónicas, el correo electrónico es el canal de comunicación estándar para mensajes fuera de la oficina. Los correos electrónicos son uno de los principales métodos de comunicación en los negocios, especialmente con contactos más periféricos. Si trabaja tan estrechamente con alguien que no utiliza el correo electrónico, es probable que le informe sobre su licencia a través de otros canales de comunicación laboral (como una plataforma de mensajería) o de boca en boca.

Cuándo utilizar un mensaje de fuera de la oficina

Es mejor configurar un mensaje de fuera de la oficina cuando no pueda responder correos electrónicos durante el horario comercial habitual. Los mensajes OOO son apropiados para períodos cortos de tiempo, como citas con el médico o salir temprano del trabajo, así como para ausencias más largas, como vacaciones de varios días o permisos parentales.

Realmente, cuándo utilizar los mensajes fuera de la oficina depende de tu trabajo y de la urgencia de los mensajes que recibes. Si no está seguro de si debe configurar un mensaje fuera de la oficina, pregúntese qué pasará si alguien le envía un mensaje. Si su respuesta no les resulta demasiado tardía, no la necesita. Sin embargo, si los asuntos son lo suficientemente urgentes como para requerir atención mientras usted está fuera, o al menos brindar una explicación de por qué su respuesta podría retrasarse, entonces debe configurar un mensaje OOO.

Cómo escribir un mensaje de fuera de la oficina

Los mensajes fuera de la oficina no necesitan ser elaborados; Siempre que contengan la información esencial, es suficiente. A algunas personas les gusta animar sus mensajes con detalles y humor ligero, pero eso es opcional.

En concreto, un buen mensaje de fuera de la oficina incluye tres datos:

1 las fechas en las que te habrás ido

2 un motivo sucinto de tu ausencia

3 puntos de contacto para obtener más ayuda en caso de que el asunto sea urgente; Si tiene varios puntos de contacto, identifique a quién se debe contactar para asuntos particulares.

Estas son las necesidades para ayudar a sus colegas o contactos externos a salir adelante mientras usted no está. Le da al destinatario la opción de esperar su regreso o continuar sin usted, y satisface su curiosidad para que no asuma que usted se ha ido por otros motivos.

Puedes cubrir toda esta información en unas pocas frases, por lo que los mensajes de fuera de la oficina suelen ser bastante breves. Además de los hechos, es útil agregar algunos saludos amistosos y gestos de cortesía, como “gracias por tu mensaje” o “¡hablemos pronto!”.

CómoNOescribir un mensaje de fuera de la oficina

Las vacaciones y las licencias laborales pueden sacar a la luz la tontería de las personas, pero tenga en cuenta que los mensajes de fuera de la oficina siguen siendo mensajes de trabajo.

Sea profesional y no diga nada demasiado informal. Incluso si habla casualmente con sus compañeros de trabajo, es posible que personas ajenas a su lugar de trabajo le envíen correos electrónicos, tal vez incluso con nuevas oportunidades laborales que no esperaba. ¡No querrás dar una mala primera impresión cuando ni siquiera estés ahí!

Además, evite presionarse demasiado a sí mismo o al colega al que envía personas si necesitan ayuda. No digas cosas como "Te ayudarán de inmediato" o "Te responderé tan pronto como regrese". Establezca expectativas realistas para un período de tiempo para que las personas puedan organizar adecuadamente sus horarios, pero no los prepare para decepciones.

Los mejores ejemplos de mensajes fuera de la oficina

Echemos un vistazo a algunos ejemplos de mensajes fuera de la oficina para que sepa a qué apuntar. Estas funcionan como plantillas o plantillas para fuera de la oficina, así que siéntete libre de copiarlas y pegarlas con tu propia información agregada.

viejo confiable

[Su saludo personal],

Gracias por tu correo electrónico. Actualmente estoy fuera de la oficina hasta[fecha de regreso]por[motivo]. Estaré encantado de responder a tu mensaje cuando regrese.

Si necesita ayuda mientras tanto, comuníquese con[nombre del colega + cargo]al[correo electrónico, teléfono, etc.].

[Su cierre personal y firma]

Todos los negocios

[Su saludo personal],

Estaré fuera de la oficina hastael[fecha de regreso]por[motivo]sin acceso al correo electrónico. Si su solicitud es urgente, comuníquese con[nombre del colega + puesto de trabajo]para obtener ayuda al[correo electrónico, teléfono, etc.]. De lo contrario, me comunicaré con usted lo más rápido posible cuando regrese.

[Su cierre personal y firma]

Pequeño encantador

[Su saludo personal],

¡Gracias por tu mensaje! Desafortunadamente, estoy fuera de la oficina por[motivo]y no regresaré hasta el[fecha de regreso] .Estaré encantado de responder a su mensaje cuando regrese, pero si necesita ayuda urgente, no dude en comunicarse con[nombre del colega + cargo]al[correo electrónico, teléfono, etc.].

¡Gracias de nuevo y disculpe las molestias!

[Su cierre personal y firma]

Consejos para escribir un mensaje de fuera de la oficina

No reveles demasiado

Los mensajes fuera de la oficina son mejores cuando son rápidos y van al grano. Compartir demasiado sobre sus planes de vacaciones o su vida personal no sólo es poco profesional, sino que también puede alejar a sus colegas que todavía están en el trabajo. En cuanto a detalles médicos. . . menos es más.

El exceso de detalles también dificulta que los lectores encuentren la información que necesitan, como un correo electrónico de contacto o la fecha de regreso. Revelar demasiada información también es un problema de seguridad: no deseas difundir ningún dato personal para que lo vean extraños, como que estás fuera de casa.

Está bien ser vago con los correos electrónicos fuera de la oficina; de hecho, es lo preferido. Simplemente puede decir que está “de vacaciones” o “enfermo” sin dar más explicaciones.

Dale más brillo a tus mensajes

Imagínese cometer un error tipográfico en su mensaje de fuera de la oficina. Ahora imagina que docenas de personas diferentes ven un error tipográfico, a veces una y otra vez si lo intentan varias veces.

Grammarly se asegura de detectar todos sus errores antes de enviar cualquier mensaje, especialmente uno que tiene una audiencia más amplia. Nuestras sugerencias de escritura detectarán todos sus errores tipográficos mientras escribe y ofrece comentarios.

Además, nuestro detector de tonos puede identificar cómo se percibe su escritura, como "segura", "acusativa" o incluso "egocéntrica". Esto le ayudará a reajustar su elección de palabras o a mantener el rumbo, dependiendo de cómo desee que se sienta su escritura.

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Este artículo fue escrito originalmente en 2017 por Karen Hertzberg. Se ha actualizado para incluir nueva información.