Cómo escribir un mensaje de fuera de la oficina eficaz

Un mensaje de fuera de la oficina (o mensaje OOO) es un correo electrónico de respuesta automática que notifica a las personas que no está en el trabajo durante un período prolongado. Son bastante útiles para que los colegas sepan cuándo esperar una respuesta y/o a quién contactar en su ausencia, y a menudo se consideran una etiqueta de trabajo adecuada para vacaciones , licencia por enfermedad y otras ausencias prolongadas.

Debe tener cuidado al escribir cualquier correo electrónico profesional de respuesta automática: nunca se sabe quién podría leerlo. En esta guía, explicamos cómo escribir un mensaje de ausencia, qué incluir, ejemplos de mensajes de ausencia y algunos consejos para escribir el suyo.

¿Qué es un mensaje de fuera de la oficina?

Las vacaciones, los permisos y las ausencias prolongadas pueden interrumpir el flujo de negocios a menos que esté preparado. La etiqueta tanto en la oficina como en el trabajo remoto sugiere configurar un mensaje de respuesta automática para cualquier consulta mientras no está para explicar la situación y ofrecer orientación. Estos mensajes ayudan a garantizar que el negocio continúe sin problemas hasta que regrese; de lo contrario, las personas podrían tomarlo a mal cuando no respondes.

Aunque algunas personas usan respuestas automáticas para mensajes de texto y llamadas telefónicas, el correo electrónico es el canal de comunicación estándar para los mensajes de fuera de la oficina. Los correos electrónicos son uno de los principales métodos de comunicación en los negocios, especialmente con contactos más periféricos. Si trabaja tan de cerca con alguien que no usa el correo electrónico, es probable que le informe sobre su licencia a través de otros canales de comunicación laboral (como una plataforma de mensajería) o de boca en boca.

Cuándo usar un mensaje de fuera de la oficina

Es mejor configurar un mensaje de fuera de la oficina cada vez que no pueda responder a los correos electrónicos durante el horario comercial habitual. Los mensajes OOO son apropiados para períodos cortos de tiempo, como citas con el médico o para salir temprano del trabajo, así como para ausencias más largas, como vacaciones de varios días o permisos parentales.

Realmente, cuándo utilizar los mensajes de fuera de la oficina depende de tu trabajo y de la urgencia de los mensajes que recibas. Si no está seguro de configurar un mensaje de fuera de la oficina, pregúntese qué sucederá si alguien le envía un mensaje. Si su respuesta no será demasiado tarde para ellos, no la necesita. Sin embargo, si los asuntos son lo suficientemente urgentes como para requerir atención mientras está fuera, o al menos proporcionar una explicación de por qué su respuesta podría demorarse, entonces debe configurar un mensaje OOO.

Cómo escribir un mensaje de fuera de la oficina

Los mensajes de fuera de la oficina no necesitan ser elaborados; mientras contengan la información esencial, eso es suficiente. A algunas personas les gusta animar sus mensajes con detalles y humor ligero, pero eso es opcional.

Específicamente, un buen mensaje de ausencia incluye tres piezas de información:

1 las fechas en las que te irás

2 una razón sucinta de tu ausencia

3 punto(s) de contacto para asistencia adicional en caso de que el asunto sea urgente; si tiene múltiples puntos de contacto, identifique a quién se debe contactar para asuntos particulares

Estas son las necesidades para ayudar a sus colegas o contactos externos a salir adelante mientras usted no está. Le da al receptor la opción de esperar tu devolución o proceder sin ti, y satisface su curiosidad para que no asuma que te has ido por otras razones.

Puede cubrir toda esta información en solo unas pocas oraciones, por lo que los mensajes de fuera de la oficina suelen ser bastante cortos. Además de los hechos, ayuda agregar algunos saludos amistosos y gestos educados, como “gracias por su mensaje” o “¡hablemos pronto!”.

Cómo NO escribir un mensaje de fuera de la oficina

Las vacaciones y las ausencias laborales pueden sacar a la luz las tonterías de las personas, pero tenga en cuenta que los mensajes de fuera de la oficina siguen siendo mensajes de trabajo.

Sea profesional y no diga nada demasiado informal. Incluso si habla informalmente con sus compañeros de trabajo, es posible que personas ajenas a su lugar de trabajo le envíen correos electrónicos, tal vez incluso con nuevas oportunidades de trabajo que no esperaba. ¡No querrás dar una mala primera impresión cuando ni siquiera estás allí!

Además, evite presionarse demasiado a sí mismo o al colega al que está enviando personas si necesitan ayuda. No digas cosas como “Te ayudarán de inmediato” o “Te responderé tan pronto como regrese”. Establezca expectativas realistas para un marco de tiempo para que las personas puedan organizar adecuadamente sus horarios, pero no los prepare para la decepción.

Los mejores ejemplos de mensajes de fuera de la oficina

Echemos un vistazo a algunos ejemplos de mensajes de fuera de la oficina para que sepa a qué apuntar. Estos funcionan como plantillas de fuera de la oficina o repetitivos, así que siéntase libre de copiarlos y pegarlos con su propia información añadida.

Viejo confiable

[Su saludo personal] Gracias por su correo electrónico. [return date] [reason] Actualmente estoy fuera de la oficina hasta el [fecha de regreso] [motivo] Estaré encantado de responder a su mensaje cuando regrese.

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Si necesita ayuda mientras tanto, comuníquese con [nombre del colega + título de su trabajo] [correo electrónico, teléfono, etc.] [Su cierre personal y firma]

Todos los negocios

[Su saludo personal] [return date] [reason] Estaré fuera de la oficina hasta el [fecha de regreso] [motivo] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Si su solicitud es urgente, comuníquese con [nombre del colega + su cargo] [correo electrónico, teléfono, etc.] De lo contrario, me comunicaré con usted lo más rápido posible cuando regrese.

[Su cierre personal y firma]

pequeño encantador

[Su saludo personal] ¡Gracias por tu mensaje! [reason] [return date] . [motivo] [fecha de regreso] . [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Estaré encantado de responder a su mensaje cuando regrese, pero si necesita ayuda urgente, no dude en ponerse en contacto con [nombre del colega + cargo que ocupa] [correo electrónico, teléfono, etc.] Gracias de nuevo, y disculpe las molestias!

[Su cierre personal y firma]

Consejos para escribir un mensaje de fuera de la oficina

No reveles demasiado

Los mensajes de fuera de la oficina son mejores cuando son rápidos y directos. Compartir demasiado sobre sus planes de vacaciones o su vida personal no solo es poco profesional, sino que también puede alienar a sus colegas que todavía están en el trabajo. En cuanto a los detalles médicos. . . menos es más.

Los detalles excesivos también dificultan que los lectores encuentren la información que necesitan saber, como un correo electrónico de contacto o la fecha de regreso. Revelar demasiada información también es un problema de seguridad: no desea transmitir ningún detalle personal para que los vean extraños, como que está lejos de su hogar.

Está bien ser vago con los correos electrónicos de fuera de la oficina; de hecho, es preferible. Simplemente puede decir que está "de vacaciones" o "enfermo" sin dar más explicaciones.

Dale más brillo a tus mensajes

Imagina cometer un error tipográfico en tu mensaje de ausencia. Ahora imagine que un error tipográfico es visto por docenas de personas diferentes, a veces una y otra vez si lo intentan varias veces.

Grammarly se asegura de que detecte todos sus errores antes de enviar cualquier mensaje, especialmente uno que tiene una audiencia más amplia. Nuestras sugerencias de escritura detectarán todos sus errores tipográficos mientras escribe y ofrece comentarios.

Además, nuestro detector de tonos puede identificar cómo se ve su escritura, como "seguro", "acusador" o incluso "egocéntrico". Esto te ayuda a reajustar tu elección de palabras o mantener el rumbo, dependiendo de cómo quieras que se sienta tu escritura.

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Este artículo fue escrito originalmente en 2017 por Karen Hertzberg. Se ha actualizado para incluir nueva información.