Mejore las habilidades de escritura profesional: los 12 mejores consejos comprobados

Ya sea que sea un escritor principiante o experimentado, estos consejos lo ayudarán a mejorar sus habilidades de escritura profesional.

Escribí un libro electrónico breve para una campaña de marketing durante mi primer año como redactor publicitario profesional. Envié el libro electrónico al equipo para su revisión. El editor dijo que el libro electrónico era bueno, pero preguntó: "¿Puedes hacer que suene menos seco y formal?"

Le preocupaba que el libro electrónico fuera demasiado difícil de entender y que la mayoría de los lectores lo saltaran. Reescribimos y editamos el libro electrónico para que fuera más fácil y atractivo de leer, y los resultados generaron miles de clientes potenciales.

Muchos nuevos escritores de negocios cometen el error de asumir que la redacción profesional debe ser demasiado formal y utilizar un lenguaje complicado. Una buena redacción profesional es clara, concisa y atractiva. Sigue un estilo consistente que habla apropiada y directamente a los lectores. Si no está seguro de cómo empezar, pruebe estos consejos.

Los mejores consejos para mejorar las habilidades de escritura profesional

1. Revisión ortográfica y de gramática

La manera más fácil de escribir algo que suene profesional es tomarse unos minutos adicionales para revisar la ortografía y la gramática de su trabajo. Tampoco confíes en el corrector ortográfico o gramatical dentro de tu aplicación preferida. En su lugar, copie y pegue la escritura en otra aplicación y cambie la fuente. Claro, es un paso adicional, pero detectará algunos problemas adicionales.

Además, recuerde que las reglas de varios correctores ortográficos y gramaticales varían según el sistema operativo y, a veces, la aplicación, por lo que depende de usted, como aspirante a buen escritor, decidir qué corregir o ignorar.

También es una buena idea asegurarse de haber configurado la preferencia de idioma inglés de la aplicación en cuestión para la región para la que está escribiendo, por ejemplo, inglés británico, inglés americano, inglés canadiense, etc. Existen sutiles diferencias entre todas estas variaciones. , pero pueden cambiar radicalmente la percepción de un escrito.

2. Lea su trabajo en voz alta

Leer su escritura en voz alta puede ser una herramienta poderosa para mejorar sus habilidades de escritura profesional. Al narrar, te vuelves más consciente del ritmo, el ritmo y la fluidez cuando lees una pieza en voz alta. Este proceso ayuda a identificar frases incómodas, estructuras de oraciones y otros problemas que pueden no ser tan notorios cuando se lee en silencio. Ayuda con la autoedición y las revisiones necesarias para mejorar la claridad y legibilidad de un trabajo.

Puede leer la apertura de un caso de negocios, una carta de presentación o incluso un correo electrónico crítico. Considere grabarse con un dictáfono o una grabadora de voz. De esa manera, puede volver a escuchar su narración e identificar aún más problemas. Escuche las palabras y frases que son difíciles de decir o que no transmiten el mensaje deseado.

3. Use un corrector de gramática dedicado

Un corrector ortográfico y gramatical básico es útil, pero un corrector gramatical dedicado como Grammarly encuentra y corrige errores gramaticales adicionales, errores ortográficos y otros problemas. Puede usar complementos para estas herramientas que funcionan directamente en Outlook, Word y otras aplicaciones de escritura profesional.

Deben proporcionar contexto detrás de posibles errores con ejemplos. De esa manera, un buen escritor puede corregir su trabajo y mejorar su conocimiento de la gramática inglesa haciendo en lugar de simplemente leer. Solo recuerda que depende de ti, el escritor, decidir qué aceptar o rechazar según tu audiencia, la guía de estilo y el tono de la pieza. Lea nuestra guía de los mejores correctores gramaticales.

Curiosamente, Grammarly cita investigaciones que afirman que sus usuarios a menudo mejoran sus habilidades de conmutación verbal usando la herramienta durante algún tiempo. Subconscientemente aprenden a prestar atención a los tics verbales y gestos que confunden a los lectores.

4. Aprenda a corregir

Nada grita una escritura poco profesional a los compañeros de trabajo como los correos electrónicos de negocios, un caso de negocios o una presentación llena de errores tipográficos. La revisión consiste en revisar y revisar su escritura en busca de errores gramaticales, ortográficos, de puntuación y de estilo.

También implica buscar inconsistencias o imprecisiones en informes, artículos u otros tipos de redacción profesional. El software no puede saber si escribió incorrectamente el nombre de un producto de la empresa o la terminología.

Cuando corrija un documento comercial, verifique que no tenga los errores gramaticales y ortográficos habituales. Luego, vuelva a verificar si hay errores más pequeños, como un nombre mal escrito, cifras incorrectas o terminología específica para el negocio o la audiencia. Estos errores pueden socavar la credibilidad de su mensaje.

5. Verifique el puntaje de legibilidad

Antes de presionar enviar, enviar o publicar, tómese unos minutos para identificar la puntuación de lectura de un escrito. Puedes calificar una pieza usando un corrector gramatical o una herramienta de legibilidad en línea. Idealmente, la buena escritura comercial se escribe para un nivel de octavo grado.

Los escritores novatos se esconden detrás de oraciones largas, palabras complicadas y la voz pasiva porque les resulta difícil editarse a sí mismos o temen que suene poco sofisticado. Sin embargo, los escritores profesionales intentan escribir algo de la manera más clara y concisa posible, usando las mismas palabras y frases que sus lectores.

Dicho esto, existen algunas excepciones. Un escritor académico o técnico podría tener que usar términos académicos o jerga técnica, lo que reduce la puntuación de legibilidad de un escrito. Pero aún pueden buscar formas de simplificar oraciones torpes y giros de frase incómodos. Descubra cómo mejorar su puntuación de legibilidad.

6. Practica escribir para la web

Escribir para la web es una excelente manera de mejorar sus habilidades, ya que fomenta la clarificación de sus pensamientos sobre un tema y el desarrollo de una práctica de escritura. También promueve el trabajo editorial que es fácil de leer. Requiere comunicar su mensaje de manera efectiva y concisa, todas las habilidades críticas para la redacción comercial. También es diferente a escribir ficción literaria o prosa.

Considere escribir una entrada de blog en LinkedIn. Tendrás que escribir un buen título y dividir una pieza con subtítulos, saltos de línea y otras técnicas de formato. El titular captura la atención del lector y esas técnicas de formato la mantendrán. Estas habilidades se traducen fácilmente en escribir un resumen de un caso de negocios o un correo electrónico, es decir, necesitará una buena línea de asunto, una introducción y un resumen escaneable.

7. Esté atento a los casos de voz pasiva

La voz pasiva describe cuando el objeto de una oración se convierte en sujeto, y el sujeto se omite o se convierte en objeto. En otras palabras, una oración se enfoca en la acción más que en la persona que la realiza. Lea nuestra guía sobre la voz pasiva para obtener más información.

Por ejemplo, "El memorándum de toda la empresa fue escrito por el CEO" es un ejemplo de voz pasiva, mientras que "El CEO escribió un memorándum de toda la empresa" se escribe en voz activa.

Si bien no hay nada intrínsecamente malo en escribir en voz pasiva, a veces es difícil de entender y casi siempre aburrido de leer. También es menos atractivo que la voz activa. Esté atento a los verbos que terminan en "ed" o la voz pasiva y reescriba en consecuencia. Un corrector gramatical puede ayudarlo a detectar estas marcas escritas.

Existen algunas excepciones si el escritor deliberadamente no quiere atribuir acción a una persona. Por ejemplo, usar la voz pasiva en escritos técnicos, académicos y legales a veces es más apropiado que atribuir una acción a un individuo, es decir, culpar a alguien.

8. Concéntrese en la elección de palabras

Las palabras que elija para los correos electrónicos comerciales y otros escritos impactan en qué tan bien los lectores reciben su mensaje. Determinan si su redacción es clara, concisa, eficaz o confusa, poco clara o ineficaz.

Para la redacción comercial, elija palabras precisas, descriptivas y apropiadas para su audiencia y propósito. Evite abreviar, acortar o reescribir nombres o términos de productos cuando escriba sobre la terminología de la empresa, a menos que sea una práctica común.

Si tienes dudas, lee o solicita la guía de estilo de la empresa. Algunas pequeñas empresas pueden carecer de uno. Si ese es el caso, consulte una versión ampliamente aceptada como la guía de estilo de Associated Press.

Tenga en cuenta que el significado de las palabras y cómo suenan varía mucho según la geografía y la cultura. Aquí hay un ejemplo. En Irlanda, la palabra “craic” significa pasar un buen rato. Sin embargo, en los Estados Unidos, la palabra “crack” se refiere a una droga de clase A. ¡Ambas palabras se pronuncian igual pero tienen significados radicalmente diferentes!

9. Lee un libro de gramática

Los buenos escritores tienen algunos de los mejores libros de gramática cerca de sus escritorios u oficinas. En primer lugar, ampliarán tu vocabulario. Puede elegir las palabras correctas para expresar sus pensamientos e ideas de manera efectiva. Un buen libro de gramática también te ayudará a comprender cómo se usan las palabras en contexto con ejemplos. Evitar errores gramaticales comunes hará que tu escritura sea más profesional y pulida.

Además, estudiar las reglas gramaticales y la estructura de las oraciones (muchos de estos libros extraen ejemplos de varios tipos de medios) lo ayudará a escribir oraciones claras y concisas. En particular, me gusta combinar un buen libro de gramática con una herramienta como Grammarly, ya que me permite aprender haciendo, es decir, puedo ver cómo se aplica una regla gramatical a una pieza de escritura profesional en la que estoy trabajando.

10. Pon a tu lector primero

Gran escritura profesional no hace perder el tiempo del lector. Les habla directamente y les explica cómo lo que necesitan saber. Considera una carta de presentación para un trabajo. Muchos nuevos solicitantes divagan durante algunos párrafos sobre quiénes son y qué hacen. Pero un gran escritor de cartas de presentación resume esto en una oración o dos y luego explica rápidamente cómo ayudan al gerente de contratación o al negocio a lograr sus objetivos. es decir, la carta trata sobre el puesto, no sobre el candidato.

El mismo principio de escritura se aplica a la comunicación efectiva en los negocios. Pon a tu cliente o lector primero en lugar de divagar sobre quién eres y qué haces.

11. Toma un curso de escritura

Un buen curso de escritura es una excelente manera de mejorar sus habilidades de escritura profesional. Puede aprender sobre los elementos de la escritura, como la estructura, el tono, la voz y el estilo. También puede discutir diferentes tipos de escritura, como la escritura persuasiva, descriptiva y narrativa, y cómo aplicar estos estilos a diferentes piezas.

Un buen curso de escritura cubre técnicas y mejores prácticas, como organizar sus pensamientos, crear un esquema, revisar su trabajo y desarrollar un proceso de escritura. También es útil establecer contactos con otros escritores profesionales y recibir comentarios de sus compañeros.

Asistí a un taller de escritura que duró diez semanas. Durante cada sesión, criticamos las piezas de los demás y proporcionamos comentarios. Encontré esta retroalimentación invaluable.

No todos los profesionales tienen tiempo para un taller presencial de escritura creativa. Todavía puede tomar un curso en su propio tiempo. Malcolm Gladwell incluso imparte una clase magistral adecuada para aquellos que escriben no ficción. Lea nuestra revisión de la clase magistral de Malcolm Gladwell.

12. Lee buenos escritos

Al exponerse a la escritura de alta calidad, puede aprender cómo los escritores profesionales usan el lenguaje para crear piezas impactantes y memorables.

Puede aprender a escribir una propuesta comercial efectiva, una publicación de blog atractiva o un comunicado de prensa persuasivo leyendo ejemplos de este tipo de escritura.

Sin embargo, no te detengas ahí. Considere cómo los autores usan lenguaje descriptivo, estructuran sus oraciones y construyen un argumento. Analice cómo usan el ritmo, el ritmo y el tono para atraer a los lectores. Considere cómo puede aplicar estas técnicas a su trabajo.

Leer buenos escritos puede ayudarte a desarrollar un ojo crítico, permitiéndote identificar lo que funciona y lo que no funciona en la escritura de otras personas y aplicar ese conocimiento a tu escritura. Comience leyendo libros de negocios populares de personas como Malcolm Gladwell y también libros de instrucciones de maestros de escritura de no ficción populares como Stein On Writing de Sol Stein y Draft No. 4 de John McPhee.