Cómo escribir un correo electrónico de invitación a una entrevista
Publicado: 2022-03-22Enviar un correo electrónico de invitación a una entrevista es un paso emocionante en el proceso de contratación. Puede ser tentador tomar el camino más fácil y usar una plantilla de correo electrónico de invitación a una entrevista, pero no lo haga. Invertir tiempo en la elaboración de un correo electrónico personalizado invitando a alguien a una entrevista beneficiará a su marca y su negocio.
Los correos electrónicos de invitación a la entrevista brindan a los candidatos una instantánea de cómo trabaja. Son una oportunidad para vender su empresa y promocionar el puesto. En industrias competitivas, donde las vacantes superan ampliamente a los candidatos, un correo electrónico de invitación a una entrevista bien escrito puede diferenciar entre llenar una vacante o no.
A medida que las entrevistas en video se convierten en la norma, el correo electrónico de su entrevista debe hacer más que simplemente indicar la fecha y la hora. Deberá incluir tiempo, detalles técnicos, información de la tarea e incluso consejos sobre el código de vestimenta.
En nuestra guía, explicamos cómo escribir el correo electrónico de invitación a la entrevista perfecto para cualquier empresa con la ayuda de nuestras plantillas.
¿Qué es un correo electrónico de invitación a una entrevista?
Los correos electrónicos de invitación a la entrevista son correspondencia personalizada y profesional enviada a un candidato, pidiéndole que se una a usted para una discusión formal sobre el puesto.
Puede invitar a un candidato a una entrevista telefónica, una videoconferencia o una entrevista física. Durante el proceso de contratación, puede invitar a un candidato a los tres.
No hay reglas fundamentales sobre el formato de correo electrónico de la entrevista. Pueden ser tan breves como unas pocas oraciones o largas descripciones del proceso de la entrevista.
Lo crucial es que el destinatario debe tener toda la información que necesita para decidir si acepta la entrevista y qué debe hacer para prepararse.
También tiene el deber legal de garantizar que todos los solicitantes de empleo puedan asistir a una entrevista; esto puede incluir tener que adaptarse a los requisitos del solicitante de empleo.
Por qué los correos electrónicos para programar entrevistas son cruciales en la era de Zoom
La mayoría de las entrevistas se realizaron en persona en el pasado, pero la pandemia ha cambiado la forma en que se realiza el reclutamiento.
Zoom, Skype y Microsoft Teams son formas cada vez más populares de entrevistar a candidatos potenciales. Durante las etapas iniciales de la pandemia, las entrevistas en video aumentaron en un 67 % a medida que las organizaciones buscaban nuevas formas de involucrar a los candidatos potenciales.
Hoy en día, las entrevistas en video son una parte crucial del proceso de reclutamiento y llegaron para quedarse. Dos tercios de los reclutadores planean continuar con la incorporación virtual después de Covid, informa People Management.
Organizar videoconferencias agrega una complejidad adicional al proceso, ya que los candidatos requieren mucha más información que solo la hora y el lugar.
Además de la hora y la fecha, el resto de la información que requerirán los entrevistados incluye:
- Detalles de inicio de sesión para la videoconferencia
- Un enlace de calendario
- Una hora de inicio y una hora de finalización (incluidos los detalles de su zona horaria, para trabajadores remotos o candidatos en el extranjero)
- Un breve resumen de la discusión.
- Detalles sobre quién estará presente en la discusión
- Código de vestimenta
- Si les pide que realicen una presentación, detalles sobre el software adecuado
- Un plan de respaldo si la tecnología no funciona
La importancia de una invitación a una entrevista bien pensada
Toda la correspondencia que envíe su empresa debe ser profesional, pero es crucial con los correos electrónicos de invitación a entrevistas. Una invitación a una entrevista positiva, personal y profesional proporciona a los candidatos una idea de cómo trabaja.
Las invitaciones a entrevistas son esenciales para los candidatos ejecutivos y aquellos en ocupaciones calificadas con alta demanda. En sectores específicos, como la medicina, la industria creativa y la docencia, hay más vacantes que candidatos, por lo que debes invertir el esfuerzo para atraer a los mejores candidatos.
Un estudio reciente de reclutamiento en la profesión médica encontró que "promover conexiones personales con cada candidato" era fundamental para el reclutamiento exitoso en la era digital. Un correo electrónico bien escrito, personalizado y profesional puede mejorar la percepción de su empresa entre los solicitantes de empleo y alentarlos a asistir a una entrevista.
También hay un imperativo financiero. Los expertos en contratación de Glassdoor estiman que cuesta más de 4000 dólares y tarda 27,5 días en contratar a un nuevo empleado. Si su carta de invitación por correo electrónico no genera ninguna respuesta, es posible que se encuentre significativamente fuera de su bolsillo.
"¿Por qué no puedo simplemente enviar una invitación de calendario al candidato?" podrías preguntar. Si bien puede ser tentador, debes resistir la tentación. Las notificaciones del calendario son impersonales y poco profesionales. Puede enviar una invitación de calendario una vez que su candidato haya aceptado, pero no lo convierta en el primer contacto que tenga con un candidato potencial. En su lugar, escriba un correo electrónico para programar una entrevista.
Formato de correo electrónico para invitar a un candidato a una entrevista
Lo primero es lo primero, los correos electrónicos de invitación a la entrevista tienen su propósito y estructura. Puede obtener más información sobre la etiqueta de correo electrónico profesional en nuestra guía detallada. Aún así, debe tener un formato ligeramente diferente en sus cartas de invitación. Querrá proporcionar el "quién, qué, cuándo y dónde" de la entrevista.
Hemos estudiado las invitaciones por correo electrónico de varias de las principales empresas del mundo y tienen siete cosas en común.
- Agradecer al solicitante por aplicar
- Invitarlos a una entrevista
- Proporcione todos los detalles esenciales
- Diles quién estará presente.
- Anímelos a conectarse y confirmar
- Pregunte si tienen algún requisito especial.
- terminar con entusiasmo
1. Agradecer al solicitante
Siempre es positivo agradecer a los candidatos el esfuerzo que han realizado para solicitar tu puesto.
2. Invítalos a una entrevista
Dígale al solicitante que ha tenido éxito en la primera etapa (o en la segunda o tercera etapa, según corresponda) y que lo está invitando a una entrevista. Sea específico sobre el tipo de entrevista, ya sea una entrevista telefónica, una entrevista en video o una reunión física.
3. Proporcione todos los detalles esenciales
Su solicitante deberá saber la fecha y la hora de la entrevista, pero es posible que necesite conocer detalles adicionales. Debe proporcionar información sobre cualquier tarea que les pida que realicen, incluidas las presentaciones. Proporcione información sobre la duración de la entrevista y, si lo desea, detalles sobre la estructura de la entrevista, ya sea una entrevista de panel, una discusión 1 a 1 o una presentación, por ejemplo. Asegúrate de no dejar nada fuera.
4. Diles quién estará presente
Es cortés decirle al solicitante de empleo quién estará presente durante la entrevista. El solicitante puede prepararse investigando un poco.
5. Anímelos a conectarse y confirmar
Explíqueles a los solicitantes de empleo que necesita una respuesta. Puede proporcionar una fecha límite para todas las respuestas, especialmente si tiene una lista de reserva de otros posibles entrevistados. Ofrezca la opción de enviar un correo electrónico o llamar.
6. Pregunta si tienen algún requisito especial
Tiene el deber legal de asegurarse de que su contratación sea justa, así que pregunte a los solicitantes si tienen requisitos específicos que usted deba cumplir.
7. Termina con entusiasmo
Termina tu correo electrónico de manera positiva y alentadora. Esto podría ser el comienzo de algo especial.
Cómo invitar a un candidato a una entrevista por correo electrónico
Supongamos que ha leído nuestro marco para construir el correo electrónico profesional perfecto. En ese caso, es posible que se pregunte cómo se traduce eso en un correo electrónico de invitación a una entrevista. Echemos un vistazo a un formato de correo electrónico adecuado para invitar a los candidatos a una entrevista. Aquí está todo lo que necesita incluir.
1. Usa el nombre de la persona
Debe personalizar su correspondencia por correo electrónico, por lo que debe utilizar el nombre del entrevistado. Los correos electrónicos son menos formales que las cartas, así que está bien usar el primer nombre. Si desea obtener más información sobre cómo iniciar un correo electrónico profesional, consulte nuestro blog detallado.
2. Agradézcales por aplicar
Un pequeño agradecimiento va un largo camino. Agradecer a su posible entrevistado es una forma positiva de comenzar el correo electrónico, así que asegúrese de hacerlo.
3. Invítalos a una entrevista
Puede ser fácil caer en un tono oficial al escribir una invitación a una entrevista, pero no lo haga. Use la voz activa cuando le diga a un candidato que lo ha seleccionado para una entrevista. Ya sea que haya revisado cada solicitud o no, usted representa a la organización, así que escriba de esa manera.
4. Proporcione detalles cruciales
Recuerde quién, qué, cuándo y dónde. Incluya todo en cualquier correo electrónico para invitar a los candidatos preseleccionados a una entrevista. La hora, la fecha, la ubicación y el proceso son información crítica que no debe perderse.
5. Dile al solicitante quién lo va a entrevistar
Es profesional decirle a la gente que los entrevistará. Les permite hacer una investigación de antecedentes, incluida la verificación de perfiles de empresas y perfiles de LinkedIn. Antes de enviar el correo electrónico de la entrevista, avise a los colegas que se mencionan por su nombre en el mensaje.
6. Anímelos a conectarse y confirmar
Asegúrese de que el solicitante confirme su asistencia. Dales una fecha de confirmación si lo deseas. Puede enviar un correo electrónico de recordatorio unos días antes de la fecha límite si lo desea.
7. Pregunta si tienen algún requisito especial
Tiene el deber legal y moral de asegurarse de que todos los solicitantes tengan una oportunidad justa y equitativa de asistir a una entrevista. Al reconocer esto y alentar a los solicitantes a que se comuniquen con usted, está haciendo todo lo posible para garantizar un proceso transparente y abierto.
8. Termina profesionalmente
Hemos escrito un blog detallado sobre las mejores prácticas para finalizar correos electrónicos profesionales, incluidas las mejores firmas para cualquier situación, incluidas las más formales. Le dará más información sobre cómo finalizar un correo electrónico para el candidato de la mejor manera posible.
9. Revisa el correo electrónico
No hay nada peor que un correo electrónico mal escrito a un candidato. Así que asegúrese de verificar dos veces su correo electrónico para invitar a los candidatos preseleccionados a una entrevista en caso de errores gramaticales u ortográficos antes de presionar 'enviar'.
Ejemplos de correos electrónicos de invitación a entrevistas
Aquí hay algunos ejemplos de plantillas de correo electrónico de invitación a una entrevista que pueden resultarle útiles.
Entrevista telefónica
Este es relativamente formal y proporciona todos los detalles requeridos en un correo electrónico de invitación a una entrevista para un candidato.
Video entrevista
Como dijimos antes, las videoconferencias y los correos electrónicos de entrevistas en línea deben incluir detalles específicos para los solicitantes de empleo. Aquí hay un ejemplo de una plantilla de correo electrónico de entrevista en video.
Primera entrevista
Las cartas de la primera entrevista suelen ser formales y breves. Al proporcionar a los candidatos información sobre el proceso desde el principio, puede reducir la ansiedad que puedan sentir. También les permite prepararse, lo que se espera que se traduzca en un intercambio más significativo durante la entrevista misma. También puede basar el segundo correo electrónico de invitación a la entrevista en esta plantilla.
Entrevista final
La entrevista final es su última oportunidad para evaluar a los candidatos y medir su idoneidad para el puesto. Si hay elementos de su experiencia que le gustaría explorar, entonces sea explícito. Dale al candidato la oportunidad de expresarse e impresionarte. Si desea dar su opinión, por lo general es mejor que provenga del gerente de reclutamiento. Este es un ejemplo de correo electrónico de invitación a la entrevista final.
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