Cómo redactar actas de reuniones, con ejemplos

Escribir las minutas de las reuniones puede parecer mundano o crítico, dependiendo de lo que esté en la agenda, pero siempre es importante que su redacción sea clara y precisa. Independientemente de cómo se sienta acerca de su papel como transcriptor, registrar actas de reuniones efectivas es esencial a largo plazo para cualquier organización con reuniones.

En este artículo, analizaremos cómo redactar actas de reuniones como un profesional para que todos los involucrados entiendan claramente lo que sucedió durante la reunión con solo leer las actas. A continuación se ofrecen algunos consejos y plantillas para que redactar las actas de las reuniones sea muy sencillo.

¿Qué son las actas de las reuniones?

Las actas de las reuniones son el registro escrito de una reunión o audiencia. Las actas suelen estar estructuradas y formales para que puedan compartirse después de la reunión y sirvan como documentos históricos en el futuro.

Para aquellos que no pudieron asistir a la reunión , las actas los ponen al día. Las actas también ofrecen responsabilidad sobre los puntos de acción que se discutieron durante la reunión.

Más importante aún, si una organización entra en algún tipo de situación legal, las actas sirven como un registro oficial que demuestra la debida diligencia, la ética y el cumplimiento de los estatutos.

¿Quién levanta las actas de las reuniones?

El secretario suele redactar las actas de las reuniones. Las organizaciones sin fines de lucro, entidades gubernamentales, escuelas, empresas públicas y sindicatos generalmente deben registrar actas oficiales de las reuniones. Sin embargo, muchas otras empresas también utilizan actas de reuniones para mantener un registro oficial.

Cómo redactar actas de reuniones

El estilo y el contenido de las actas de las reuniones variarán según la organización y cómo esté estructurada. De todos modos, siempre debes incluir lo básico, como fecha, hora y participantes. Pero muchas organizaciones también se beneficiarán al tener otros elementos opcionales, como documentos complementarios y elementos de acción. Siga leyendo para saber qué incluir en las actas de su reunión.

8 elementos básicos de las actas de reuniones

Estos son los elementos esenciales que debe incluir en el acta de su reunión:

1 fecha

2 tiempo

3 Ubicación

4 participantes

5 temas discutidos

6 movimientos

7 resultados de la votación

8 Fecha y lugar de la próxima reunión

¿Qué más deben incluir las actas de las reuniones?

La mayoría de las organizaciones agregarán al menos uno o dos elementos más en las notas de sus reuniones. Más allá de lo esencial, las notas de su reunión pueden incluirse y estructurarse de la manera que mejor se adapte a las necesidades de su organización.

A continuación, se muestran algunos elementos personalizados que puede incluir en las actas de su reunión:

• Documentos complementarios
• Elementos de acción
• Propósito de la reunión
• Temas que se discutirán la próxima vez.
• Actualizaciones del estado del proyecto y resultados de la votación.
• Próximos pasos, como investigación y seguimiento
• Una sección para definir los asistentes que son invitados, no votantes o oradores
• Correcciones o enmiendas a actas de reuniones anteriores.

5 consejos para redactar actas de reuniones

Una vez que la reunión haya finalizado, use sus notas para escribir y editar sus actas, y luego compártalas. Es útil redactar las actas de la reunión tan pronto como concluya para no perderse nada.

1 Sea consistente

Es útil utilizar una plantilla cada vez que se levantan actas de reuniones. De esa manera, todos estarán distribuidos de la misma manera y no tendrá que perder tiempo agregando títulos y viñetas . Esto resultará útil más adelante, cuando otras personas de la organización necesiten hacer referencia a ellos. Algunas organizaciones incluso incluyen su agenda y los asistentes esperados en las notas de la reunión para mayor eficiencia.

2 Grábalo

Cuando comienzas en tu rol de secretaria, es posible que tengas problemas para mantenerte al día con la toma de notas. Si está experimentando esto, considere grabar la reunión. Puedes hacer esto con cualquier teléfono inteligente, dispositivo de grabación de audio o cámara. Más adelante, puede utilizar un servicio de transcripción de inteligencia artificial o simplemente escuchar la grabación como repaso cuando sea necesario. Sin embargo, antes de grabar, asegúrese de informar a los asistentes que están siendo grabados.

3 Haga que sus notas sean visibles durante la reunión

A veces, las reuniones son colaborativas . A veces, esto puede parecer caótico y dificultar el seguimiento de todo. Hacer que las notas sean visibles en un proyector o compartir su pantalla o documento durante las reuniones permite a sus compañeros de equipo contribuir con ellas.

4 resumir

Cuando escriba notas de reuniones, resuma . Debes documentar tanta información como sea posible, pero no escribas todo palabra por palabra. No es necesario registrar todo lo dicho durante las notas de la reunión. También es posible que tengas dificultades para mantener el ritmo si intentas escribir toda la conversación palabra por palabra. Simplifique y aclare lo sucedido durante la reunión.

5 Etiquetar comentarios con iniciales

Si varias personas en la reunión tienen aportes sobre un asunto, puede ser útil usar las iniciales de los asistentes para indicar quién contribuyó con qué. También puedes utilizar iniciales para indicar quién estará a cargo de los siguientes pasos. Esta técnica taquigráfica es una forma eficaz de aclarar una conversación entre varias personas.

5 plantillas para actas de reuniones

1 acta de reunión de la junta directiva

Llamar al orden

Facilitado por el presidente de la junta.

[Nombre del presidente de la junta] convocó para ordenar la reunión ordinaria de [su organización] a las [hora de la reunión] el [fecha de la reunión] en [lugar de la reunión].

Asistencia

Facilitado por el secretario.

El secretario pasó lista. Estuvieron presentes las siguientes personas:

• [Nombre]
• [Nombre]
• [Nombre]

Estuvieron ausentes las siguientes personas:

• [Nombre]
• [Nombre]
• [Nombre]

Aprobación de actas

[Nombre del secretario] leyó el acta de la última reunión. Se aprobó el acta.

Temas abiertos

• [N°1]
• [N° 2]
• [N°3]

Nuevo negocio

• [Nuevo elemento comercial n.° 1]
• [Nuevo elemento comercial n.° 2]
• [Nuevo elemento comercial n.° 3]

Aplazamiento

[Nombre del facilitador de la reunión] levantó la sesión a las [hora en que terminó la reunión].

Presentación y aprobación de actas.

Acta presentada por: [Nombre del Secretario]

Acta aprobada por: [Nombre del presidente de la junta directiva o del facilitador de la reunión]

2 Plantilla de reunión informal

Llamar al orden

Se celebró una reunión de [nombre de la organización] en [lugar de la reunión] el [fecha de la reunión].

Asistentes

Los miembros votantes presentes incluyeron:

• [Asistente #1]
• [Asistente #2]
• [Asistente #3]

Los invitados que asistieron incluyeron:

• [Invitado #1]
• [Invitado #2]
• [Invitado #3]

Aprobación de actas

Una moción para aprobar el acta de la anterior [fecha de la reunión anterior] fue presentada por [nombre del secretario] y apoyada por [nombre del patrocinador].

Informes

• [Nombre del informe] fue presentado por [nombre del presentador]
• [Nombre del informe] fue presentado por [nombre del presentador]

Mociones principales

• [Nombre de la moción] presentada por [nombre de la persona que propone] y apoyada por [nombre de quienes la apoyan]. La moción [aprobada o fallida] con [número de votos] a favor y [número de votos] en contra.

Aplazamiento

[Nombre del facilitador de la reunión] levantó la sesión a las [hora de clausura].

3 Plantilla de reunión de audiencia pública

Fecha de la reunión:[Fecha de la reunión]

Hora de reunión:[Hora de reunión]

Secretario:[nombre del secretario]

Introducción

[Nombre del conductor de la reunión] presentó la reunión:

• [Puntos de conversación]

pasar lista

Miembros presentes:

• [Asistentes]

Movimiento #1

Comentarios:

• [Iniciales o nombre del comentarista] [comentario] [etiqueta como: idea, elemento de acción o conclusión]

Movimiento #2

Comentarios:

• [Iniciales o nombre del comentarista] [comentario] [etiqueta como: idea, elemento de acción o conclusión]

Ideas

• [Idea]

Próximos pasos

• [Siguiente paso]

Conclusiones

• [Conclusión]

4 notas de reuniones con clientes

Proyecto:[nombre del proyecto]

Asistentes:[Asistentes]

Fecha y hora:[Fecha y hora]

Orden del día

• [Tema a discutir]
  • [Objetivo]
  • [Puntos clave]

Notas

[Cualquier información importante adicional discutida durante la reunión]

Resultados

[Decisiones clave]

Elementos de acción

• [Nombre del responsable] [Siguiente paso]
• [Nombre del responsable] [Siguiente paso]

5 minutos de gestión de proyectos

Fecha y hora:[Fecha y hora]

Presentes:[Asistentes]

Ausente:[Miembros del proyecto no asistieron]

Ubicación:[Lugar de reunión]

Proyecto:[Nombre del proyecto]

Temas

1. Actualización de [equipo]
2. Progreso en [proyecto]
3. Resultados de la semana anterior

Preguntas frecuentes sobre actas de reuniones

¿Qué son las actas de las reuniones?

Las actas de la reunión documentan lo que sucedió durante una reunión. A menudo se comparten dentro de una organización después de una reunión y sirven como documento de referencia en el futuro.

¿Por qué son importantes las actas de las reuniones?

• Crear un registro histórico
• Mostrar progreso a lo largo del tiempo
• Ofrecer protección legal para la organización.
• Adherirse a los estatutos locales
• Explicar por qué una organización tomó una decisión.
• Sirve como recordatorio de tareas o proyectos.
• Actuar como prueba de los plazos.
• Informar a los miembros que no pudieron asistir

¿Qué deben incluir las actas de las reuniones?

• Fecha
• Tiempo
• Ubicación
• Participantes
• Temas discutidos
• Mociones
• Resultados de la votación
• Fecha y lugar de la próxima reunión