Cómo escribir actas de reuniones, con ejemplos

Tomar las actas de las reuniones puede parecer mundano o crítico, según lo que esté en la agenda, pero siempre es importante que su escritura sea clara y precisa. Independientemente de cómo se sienta acerca de su papel como transcriptor, registrar actas de reuniones efectivas es esencial a largo plazo para cualquier organización con reuniones.

En este artículo, discutiremos cómo escribir actas de reuniones como un profesional para que todos los involucrados entiendan claramente lo que sucedió durante la reunión con solo leer las actas. Aquí hay algunos consejos y plantillas para hacer que escribir actas de reuniones sea muy fácil.

¿Qué son las actas de reunión?

Las actas de reunión son el registro escrito de una reunión o audiencia. Las actas suelen estar estructuradas y formales para que puedan compartirse después de la reunión y sirvan como documentos históricos en el futuro.

Para aquellos que no pudieron asistir a la reunión , las minutas los ponen al día. Las actas también ofrecen responsabilidad sobre los elementos de acción que se discutieron durante la reunión.

Más importante aún, si una organización entra en algún tipo de situación legal, las actas sirven como un registro oficial que demuestra la debida diligencia, la ética y el cumplimiento de los estatutos.

¿Quién toma las actas de las reuniones?

El secretario suele tomar las actas de las reuniones. Las organizaciones sin fines de lucro, las entidades gubernamentales, las escuelas, las empresas públicas y los sindicatos suelen estar obligados a registrar las actas de las reuniones oficiales. Sin embargo, muchas otras empresas también utilizan actas de reuniones para mantener un registro oficial.

Cómo escribir actas de reuniones

El estilo y el contenido de las actas de las reuniones variarán según la organización y cómo esté estructurada. Independientemente, siempre debe incluir los elementos básicos, como la fecha, la hora y los participantes. Pero muchas organizaciones también se beneficiarán de tener otros elementos opcionales, como documentos complementarios y elementos de acción. Siga leyendo para averiguar qué incluir en las actas de su reunión.

8 elementos básicos de las actas de reunión

Estos son los elementos esenciales que debe incluir en las actas de su reunión:

1 Fecha

2 veces

3 Ubicación

4 participantes

5 temas discutidos

6 movimientos

7 Resultados de la votación

8 Fecha y lugar de la próxima reunión

¿Qué más deben incluir las actas de las reuniones?

La mayoría de las organizaciones agregarán al menos uno o dos elementos más en las notas de sus reuniones. Más allá de lo esencial, las notas de su reunión pueden incluir y estructurarse de la manera que mejor se adapte a las necesidades de su organización.

Estos son algunos elementos personalizados que puede incluir en las actas de su reunión:

• Documentos suplementarios
• Elementos de acción
• Propósito de la reunión
• Temas a discutir la próxima vez
• Actualizaciones del estado del proyecto y resultados de la votación
• Próximos pasos, como investigación y seguimiento
• Una sección para definir a los asistentes que son invitados, no votantes u oradores
• Correcciones o modificaciones a actas de reuniones anteriores

5 consejos para escribir actas de reuniones

Una vez que la reunión haya terminado, use sus notas para escribir y editar sus actas y luego compártalas. Es útil escribir las actas de la reunión tan pronto como finalice la reunión para que no se pierda nada.

1 Sea consistente

Es útil usar una plantilla cada vez que toma actas de reuniones. De esa manera, todos estarán dispuestos de la misma manera y no tendrá que perder el tiempo agregando títulos y viñetas . Esto es útil más adelante cuando otras personas en la organización necesitan hacer referencia a ellos. Algunas organizaciones incluso ponen su agenda y los asistentes esperados en las notas de la reunión para mayor eficiencia.

2 Grábalo

Cuando comienza en su función de secretaria, es posible que tenga problemas para mantenerse al día con la toma de notas. Si está experimentando esto, considere grabar la reunión. Puede hacer esto con cualquier teléfono inteligente, dispositivo de grabación de audio o cámara. Más tarde, puede usar un servicio de transcripción de inteligencia artificial o simplemente escuchar la grabación como un repaso cuando sea necesario. Sin embargo, antes de grabar, asegúrese de que sus asistentes sepan que están siendo grabados.

3 Haga que sus notas sean visibles durante la reunión

A veces, las reuniones son colaborativas . Esto a veces puede parecer caótico y dificultar el seguimiento de todo. Hacer que las notas se puedan ver en un proyector o compartir su pantalla o documento durante las reuniones permite que sus compañeros de equipo contribuyan a ellas.

4 Resumir

Cuando esté escribiendo notas de reuniones, resuma . Debe documentar la mayor cantidad de información posible, pero no escriba todo al pie de la letra. No es necesario registrar todo lo que se dijo durante las notas de la reunión. También puede tener dificultades para mantenerse al día si trata de escribir la conversación completa palabra por palabra. Simplifique y aclare lo que sucedió durante la reunión.

5 Etiquete los comentarios con iniciales

Si varias personas en la reunión tienen aportes sobre un asunto, puede ser útil usar las iniciales de los asistentes para indicar quién contribuyó con qué. También puede usar iniciales para indicar quién estará a cargo de los próximos pasos. Esta técnica abreviada es una forma eficiente de aclarar una conversación entre varias personas.

5 plantillas para actas de reuniones

1 Acta de reunión de directorio

Llama para ordenar

Facilitado por el presidente de la junta.

[Nombre del presidente de la junta] convocó la reunión ordinaria de [su organización] a las [hora de la reunión] el [fecha de la reunión] en [lugar de la reunión].

Asistencia

Facilitado por el secretario.

El secretario realizó el pase de lista. Estuvieron presentes las siguientes personas:

• [Nombre]
• [Nombre]
• [Nombre]

Las siguientes personas estuvieron ausentes:

• [Nombre]
• [Nombre]
• [Nombre]

aprobación de actas

[Nombre del secretario] leyó el acta de la última reunión. El acta fue aprobada.

Problemas abiertos

• [Problema #1]
• [Problema #2]
• [Número 3]

Nuevo negocio

• [Nuevo elemento comercial n.º 1]
• [Nuevo elemento comercial n.º 2]
• [Nuevo elemento comercial n.º 3]

Aplazamiento

[Nombre del facilitador de la reunión] levantó la sesión a las [hora de finalización de la reunión].

Presentación y aprobación de actas

Acta presentada por: [Nombre del secretario]

Minutas aprobadas por: [Nombre del presidente de la junta o del facilitador de la reunión]

2 Plantilla de reunión informal

Llama para ordenar

Se celebró una reunión de [nombre de la organización] en [lugar de la reunión] el [fecha de la reunión].

asistentes

Los miembros votantes que asistieron incluyeron:

• [Asistente #1]
• [Asistente #2]
• [Asistente #3]

Los invitados que asistieron incluyeron:

• [Invitado #1]
• [Invitado #2]
• [Invitado #3]

aprobación de actas

Una moción para aprobar el acta de la [fecha de la reunión anterior] anterior fue hecha por [nombre del secretario] y secundada por [nombre del secundador].

Informes

• [Nombre del informe] fue presentado por [nombre del presentador]
• [Nombre del informe] fue presentado por [nombre del presentador]

Mociones principales

• [Nombre de la moción] propuesta por [nombre del autor de la propuesta] y secundada por [nombre de los secundadores]. La moción [aprobada o rechazada] con [número de votos] a favor y [número de votos] en contra.

Aplazamiento

[Nombre del facilitador de la reunión] levantó la reunión a las [hora de la clausura].

3 Plantilla de reunión de audiencia pública

Fecha de la reunión: [Fecha de la reunión]

Hora de la reunión: [Hora de la reunión]

Secretario: [nombre del secretario]

Introducción

[Nombre del conductor de la reunión] presentó la reunión:

• [Puntos de conversación]

Llamada de rol

Miembros presentes:

• [asistentes]

Movimiento #1

Comentarios:

• [Iniciales o nombre del comentarista] [comentario] [etiqueta como: idea, elemento de acción o conclusión]

Movimiento #2

Comentarios:

• [Iniciales o nombre del comentarista] [comentario] [etiqueta como: idea, elemento de acción o conclusión]

Ideas

• [Ocurrencia]

Próximos pasos

• [Próximo paso]

Conclusiones

• [Conclusión]

4 notas de la reunión del cliente

Proyecto: [Nombre del proyecto]

Asistentes: [asistentes]

Fecha y hora: [Fecha y hora]

Agenda

• [Tema a discutir]
  • [Objetivo]
  • [Puntos clave]

notas

[Cualquier información importante adicional discutida durante la reunión]

Resultados

[Decisiones clave]

Elementos de acción

• [Nombre del responsable] [Siguiente paso]
• [Nombre del responsable] [Siguiente paso]

5 minutos de gestión de proyectos

Fecha y hora: [Fecha y hora]

Presente: [Asistentes]

Ausente: [Los miembros del proyecto no asistieron]

Lugar: [Lugar de reunión]

Proyecto: [Nombre del proyecto]

Temas

1. Actualización de [equipo]
2. Progreso en [proyecto]
3. Resultados de la semana anterior

Preguntas frecuentes sobre actas de reuniones

¿Qué son las actas de reunión?

Las actas de las reuniones documentan lo que sucedió durante una reunión. A menudo se comparten dentro de una organización después de una reunión y sirven como documento de referencia en el futuro.

¿Por qué son importantes las actas de las reuniones?

• Crear un registro histórico
• Mostrar el progreso a lo largo del tiempo
• Ofrecer protección legal para la organización.
• Adherirse a los estatutos locales
• Explique por qué una organización tomó una decisión.
• Servir como recordatorio de tareas o proyectos.
• Actuar como prueba de los plazos
• Informar a los miembros que no pudieron asistir

¿Qué debe incluir el acta de reunión?

• Fecha
• Tiempo
• Ubicación
• Participantes
• Temas tratados
• mociones
• Resultados de la votación
• Fecha y lugar de la próxima reunión