Revisión de noción: ¿Vale la pena este gerente de proyecto?

Esta revisión repasa lo que necesita saber antes de usar Notion y cómo puede optimizar su proceso de trabajo. Obtenga más información de nuestra revisión de Notion a continuación.

Coordinar a su equipo con una lista interminable de sistemas de software es tedioso. Es una pérdida de tiempo y aumenta la probabilidad de que los empleados trabajen en silos. Entonces, usar una herramienta como Notion tiene sentido. Puede compartir conocimientos, colaborar con los miembros del equipo y realizar un seguimiento de los proyectos, todo desde una pantalla.

Esta revisión cubre todo lo que necesita saber sobre Notion. Hablaré sobre mis experiencias con la herramienta, cómo puede empoderar tu vida y si vale la pena tu tiempo.

¿Qué es la noción?

Notion es una herramienta de gestión de proyectos que pone énfasis en la colaboración. Fundado por Ivan Zhao en 2012 mientras vivía en San Francisco, se dio cuenta de que era casi imposible que los equipos trabajaran juntos para lograr objetivos porque requería varias plataformas y horas de gestión por día. Esto a menudo condujo a información aislada, especialmente después de que un empleado clave se fuera.

Entonces, fundó Notion con el objetivo de simplificar la gestión de proyectos y equipos. Una década más tarde, es seguro decir que alcanzó su objetivo porque Notion ofrece todo lo que necesita para una gestión de proyectos y un intercambio de conocimientos efectivos.

Empresas como Pixar, Spotify, Headspace y Cornershop incluso usan Notion para administrar tareas. Está disponible en dispositivos Windows, Mac, iOS y Android.

Precio de noción

Notion ofrece cuatro planes de precios:

1. El plan personal gratuito
2. Personal Pro cuesta $5 por mes o $48 por año
3. El equipo cuesta $10 por mes o $96 por año
4. Los costos empresariales dependen de las necesidades de su negocio

La versión gratuita es perfecta para las personas que buscan probar Notion sin gastar dinero. A diferencia de otros programas de planificación de proyectos, Notion ofrece muchas funciones en su plan gratuito. Esto incluye:

• Páginas y bloques ilimitados
• Comparte proyectos y sprints con hasta cinco invitados
• Sincroniza en dispositivos ilimitados
• Interfaz de programación de aplicaciones avanzada o API
• Colaboración en tiempo real

Si es un escritor que busca estructurar el flujo de trabajo durante los próximos días o semanas, puede hacerlo con un plan gratuito de Notion.

Si necesitas algo más avanzado, considera el plan Personal Pro. Es similar al gratuito, pero ofrece invitados ilimitados, carga de archivos e historial de versiones de 30 días.

Pero si está administrando un equipo, regístrese en el plan Notion Team. Ofrece las mismas características que los planes anteriores, pero facilita la gestión. Encontrarás características adicionales como:

• Herramientas de administración
• Grupos de permisos
• espacio de trabajo colaborativo
• Miembros del equipo y documentos ilimitados

Si necesita controles y soporte para ayudar a administrar una empresa más grande, pruebe el plan Enterprise. No encontrará un precio en el sitio web de Notion. Pero si se comunica con el equipo de ventas, lo ayudarán a desarrollar un plan en torno a sus necesidades. Ofrece características como:

• Inicio de sesión único SAML
• Seguridad y control avanzados
• Acceso anticipado a nuevas funciones
• Contratos personalizados y facturación
• Gestión de éxito dedicada
• Exportación masiva de PDF

Esto facilita la gestión de una empresa. Puede realizar un seguimiento de todos los proyectos en el panel colaborativo y nunca más perder una fecha límite.

¿Para quién es Notion?

Después de usar Notion para rastrear mis proyectos de escritura, noté que puede beneficiar la vida de:

• escritores independientes
• equipos
• Grandes empresas

Escritores independientes

Estructurar tu semana es esencial si quieres convertirte en un escritor independiente exitoso. Le permite completar proyectos de clientes mientras comercializa sus servicios de redacción.

Hacer esto sin una herramienta de gestión de proyectos es tedioso. Pero con Notion, puedes crear algunos bloques para diferentes proyectos. De esta manera, sabrá lo que debe hacer durante el día y aproximadamente cuánto tiempo tomará.

equipos

Notion está diseñado para equipos porque enfatiza la colaboración. Esto es esencial ya que el intercambio de conocimientos mejora la productividad y evita la información en silos. Si está administrando un equipo, Notion puede ayudarlo a optimizar los procesos de trabajo.

Invita a todos los miembros para que todos puedan colaborar. Simplemente cree sprints que lo ayuden a alcanzar un objetivo mayor y realizar un seguimiento del progreso de los empleados.

Los miembros del equipo pueden compartir cualquier problema que enfrenten mientras se ayudan mutuamente a encontrar soluciones. También obtendrá información sobre la productividad de su equipo y si es posible que necesite contratar empleados adicionales.

Grandes Empresas

Un problema importante al que se enfrentan la mayoría de las empresas cuando utilizan software de gestión de proyectos es la escalabilidad. Afortunadamente, Zhao creó esta plataforma para crecer con su negocio. Puede invitar a usuarios ilimitados y completar tareas interminables. Esto hace que el seguimiento del progreso de su equipo sea muy fácil, incluso si hay cientos de miembros en el equipo.

Notion también comprende que los empleados de las grandes empresas a veces tienen dificultades para encontrar información esencial. Es por eso que ofrece un wiki de equipo, lo que le permite configurar un repositorio centralizado al que su empresa puede consultar.

Si está utilizando otras aplicaciones, simplemente vincúlelas a su wiki porque Notion es compatible con más de 500 plataformas.

¿Cómo funciona la noción?

Usar Notion es sencillo. Primero, deberá registrarse para obtener una cuenta gratuita. Para hacer esto, diríjase a Notion.so y regístrese por correo electrónico, Apple o Google.

A partir de aquí, Notion le hará algunas preguntas que ayudarán a adaptar su tablero a las necesidades de su negocio.

A continuación, Notion lo guía a través de un tutorial rápido que lo ayudará a comprender la plataforma. Sugiero crear las páginas que necesitará. Esto podría ser:

• Lista de quehaceres
• planificador de contenido
• Metas mensuales
• Diario
• Rastreador de hábitos

Haga clic en el icono "Nueva página" en la esquina inferior izquierda para crear una página. Encontrará una lista de diferentes tipos de páginas como tabla, tablero, lista, galería y calendario. También deberá asignarle un encabezado y elegir un ícono para que sea más fácil encontrarlo más tarde.

Ahora veamos algunas características que me hicieron la vida más fácil.

Toma de notas fácil

Notion funciona como una herramienta de escritura sin distracciones. Para tomar notas, haga clic en el botón "Nueva página" en la esquina inferior izquierda y opte por una página en blanco. Desde aquí, registre cualquier idea creativa que le gustaría compartir con otros. Use la función de arrastrar y soltar para agregar video, imagen, audio y código de programación.

Por ejemplo, si tiene algunas ideas nuevas para posibles publicaciones de blog, anótelas en Notion y su estratega de contenido podrá verlas. Pueden realizar análisis SERP e investigación de palabras clave para ver si es una idea de tema práctica.

Notion también está disponible en dispositivos móviles y, dado que se sincroniza entre dispositivos, puede tomar notas en su teléfono y aparecerán en su escritorio.

Echa un vistazo a nuestra revisión de Craft.

Gestión de tareas multiplataforma

Con el administrador de tareas multiplataforma, diferentes departamentos pueden compartir conocimientos con solo hacer clic en un botón, lo que ayuda a evitar la información en silos.

Pero también puede crear proyectos y carpetas separados para departamentos individuales. Esto hace que la gestión de diferentes equipos y proyectos sea sencilla porque puede realizar un seguimiento del progreso de los asignados.

Base de datos de vista de tabla

La vista de calendario de Notion ofrece una interfaz eficiente para almacenar y formatear información. Por ejemplo, si tiene un calendario de creación de contenido, puede crear diferentes artículos con fechas límite y asignar escritores a cada proyecto.

Haga clic en una fila y se abrirá como su propia página, permitiéndole editar plazos, enlaces, medios, asignatarios y estado.

Si hace clic en los tres botones en la esquina superior derecha, podrá ocultar o mostrar propiedades específicas. Esto es útil si tiene mucha información en su tabla pero solo desea concentrarse en una parte. Por ejemplo, si solo desea ver los títulos de los artículos, el estado, las fechas límite y los asignados, todo lo que tiene que hacer es desactivar las otras propiedades.

Aunque Notion es una herramienta valiosa para equipos, empresas y escritores, hay algunas áreas que me gustaría ver que Notion mejore.

Áreas para mejorar

Aquí hay algunas áreas de mejora que noté al usar Notion:

• Puede ser confuso para los nuevos usuarios.
• La aplicación móvil es lenta.

Puede ser confuso para los nuevos usuarios

Cuando me registré por primera vez para obtener una cuenta gratuita de Notion, estaba confundido y un poco intimidado porque no sabía por dónde empezar. Incluso con la ayuda de un tutorial, había tantas opciones y funciones.

Hay iconos para plantillas, opciones para compartir, páginas, tablas y funciones de seguimiento a la izquierda.

Aunque comencé a familiarizarme con la interfaz poco después, es un poco avanzada para los nuevos usuarios. Me gustaría que Notion ofreciera inicialmente menos opciones y funciones en su tablero para ayudar a los usuarios a familiarizarse con la administración de proyectos.

Una vez que el usuario domina los conceptos básicos, Notion puede comenzar a introducir funciones más avanzadas.

Si está buscando una aplicación de productividad más simple, considere Trello o Airtable.

La aplicación móvil es lenta

La aplicación móvil es útil cuando estoy en movimiento y tratando de anotar ideas creativas. Sin embargo, no es rápido. Cuando escribe largas paredes de texto o administra muchos sprints, la aplicación tiende a congelarse. A veces, la aplicación se cierra aleatoriamente y tendrás que volver a abrirla. Afortunadamente, no enfrentará estos problemas con la aplicación web o de escritorio.

Me gustaría ver a Notion desarrollar su aplicación móvil para evitar retrasos o caídas. Esto es molesto cuando interactúas con tu equipo en iPad o iPhone.

Si está buscando una herramienta con una aplicación más receptiva que le permita tomar notas, considere Evernote o Onenote.

Lee nuestra reseña de Evernote.

Criterios de revisión de nociones

Al probar y revisar Notion para ver si es una herramienta valiosa de gestión de proyectos, utilicé los siguientes criterios:

• Facilidad de uso
• Flexibilidad
• Funciones valiosas
• asequibilidad
• Seguridad

Después de usar Notion para realizar un seguimiento de mis proyectos de escritura y edición, siento que cumple con todos estos criterios.

Una vez que supere la curva de aprendizaje inicial, encontrará que es fácil de usar porque todas las funciones que necesita para la gestión de proyectos y conocimientos están en su tablero. También es flexible, ya que puede usarlo en todos los dispositivos mientras accede a funciones como un wiki de equipo y flujos de trabajo avanzados.

Pero lo mejor es que si quieres probarlo, no tendrás que pagar nada. El plan gratuito le permite administrar proyectos mientras invita a los miembros del equipo.

Por qué puedes confiar en mí

Como escritor independiente, siempre estoy experimentando con herramientas que ayudan a administrar proyectos de escritura mientras mejoro la productividad. Lo que me gustó de Notion cuando me registré por primera vez es que ofrece todo lo que necesito para administrar proyectos.

Esto incluye plantillas, funciones para compartir, integraciones avanzadas con otras herramientas y capacidades para compartir conocimientos rápidamente. Estas funciones me ayudan a administrar futuros proyectos de escritura y edición para que nunca pierda los plazos.

Como también uso otras herramientas como Google Keep, Kanban Board, Asana, Google Docs y Markdown, encontré Notion muy conveniente porque se integra con todas ellas.

Definitivamente seguiré usando Notion. Actualmente no estoy administrando un equipo, pero cuando necesito editores y escritores para ayudar con proyectos en el futuro, simplemente puedo enviar una invitación por correo electrónico y la administración se vuelve más fácil.