Estrategias de presentación de relaciones públicas perfectas para obtener más prensa: las mejores tácticas para llamar la atención y vender su historia

Es difícil llamar la atención de un reportero en estos días. Constantemente se les lanzan nuevas historias y lanzamientos que posiblemente no puedan cubrir. Se necesita mucha creatividad para sobresalir del resto, ¡pero es posible con estrategias de lanzamiento de relaciones públicas perfectas! Vamos a repasar algunas de las mejores tácticas para captar su atención y venderles su historia en esta publicación de blog.

Lo primero que quieres hacer es llamar su atención. Ya sea a través de una llamada telefónica, un correo electrónico o una reunión de presentación en persona; si no les gusta tu lanzamiento de relaciones públicas, o si planeas lanzamientos de "pivote" B, simplemente sigue adelante. Esto puede sonar frío, pero hay miles de reporteros buscando nuevas historias y lanzamientos. Debes asegurarte de que al reportero le guste lo que escucha desde el principio, de lo contrario, buena suerte con tenerlo a bordo más adelante. Hay una razón por la que parece que una respuesta inicial neutral o negativa empeora a medida que avanza.

Su oración de apertura debe ser contundente: esto no solo intrigará al periodista para que continúe leyendo, sino que lo ayudará a destacarse de todos los lanzamientos de relaciones públicas mediocres que reciben.

Todos sabemos que los periodistas son personas ocupadas. Por lo tanto, si va a ocupar su tiempo, haga que su discurso cuente y sea breve: manténgalo en una página como máximo (idealmente de dos a tres párrafos) con materiales de apoyo relevantes incluidos como enlaces o adjuntos en PDF/Microsoft Word.

Una vez que reciben esa consulta inicial, ¿ahora qué? Bueno, idealmente después de leer todo a fondo en unos pocos segundos (los reporteros son grandes lectores, así que ten en cuenta que tu tiempo para brillar es limitado), decidirán poner el discurso de relaciones públicas en su pila de Sí, No o Tal vez.

Ahora, lo más probable es que nadie te haya dicho nunca antes algo como "No". Entonces, cuando un reportero dice que lo colocó en la pila No o Quizás, no es personal (sucede con más frecuencia de lo que nos gustaría). Si esta es su primera presentación, tendrá que equilibrar su necesidad de una respuesta con el hecho de que el periodista no quiere que lo molesten: siga haciendo un seguimiento lo más cortésmente posible hasta que esa vocecita en su cabeza finalmente diga que podría ser el momento de abandonar a esta persona, al menos en este momento. La verdad es que los periodistas simplemente no tienen tiempo para responder a todos los lanzamientos. En un mundo perfecto, recibiríamos respuestas con comentarios, pero rara vez sucede. Cuando lo haga, incluso si es duro o grosero, simplemente acéptalo y sé amable. Un puente no quemado sigue siendo un posible camino hacia la cobertura de los medios en el futuro.

¡Asegúrese de que lo que sea que se presente tenga algo sustancial detrás de sus afirmaciones porque los periodistas ven a través del humo y los espejos rápidamente en estos días! Sea honesto consigo mismo si esta historia se destaca al pensar en todos los ángulos disponibles para que sea menos probable que pierda el tiempo de alguien, lo que lo incluye a usted y al periodista.

Tenga en cuenta el tono del lanzamiento de relaciones públicas. Si suena como una carta de ventas, revísela de inmediato. Los mejores lanzamientos son conversacionales e introducen un ángulo interesante que no se ha cubierto antes para que los periodistas lo consideren con entusiasmo en lugar de ignorarlo porque ya han escuchado esta historia demasiadas veces.

Aquí hay varios consejos simples que puede poner en práctica hoy para lanzamientos de relaciones públicas perfectos:

1. Hágalo personal: si desea captar la atención del reportero, debe ir más allá de simplemente copiar y pegar su comunicado de prensa en un correo electrónico. Necesitas personalizar tu presentación. Dirígete al reportero por su nombre y muéstrale que has leído sus artículos anteriores y que admiras su trabajo. Aún mejor, encuentre una manera de conectar su historia con su trabajo anterior para mostrar cuán perfecto es para su publicación.

Ejemplo de lanzamiento de relaciones públicas:

Hola Larry. Me gustó mucho su artículo reciente sobre la importancia del seguimiento por correo electrónico cuando se contacta a los medios con un comunicado de prensa o una idea de presentación. Soy un profesional de las relaciones públicas y me encantaría que revisara mi nuevo libro El manifiesto de la estrategia de relaciones públicas: 8 pasos para crear una campaña de relaciones públicas diseñada para obtener una cobertura masiva en los medios. El libro destaca consejos, trucos y mejores prácticas que harán que su historia sea cubierta por los medios. Es realmente importante porque puede ayudar a hacer crecer las empresas, especialmente las pequeñas, que no tienen grandes presupuestos o grandes equipos de profesionales a su disposición. He adjuntado una copia gratuita en PDF del libro para que lo revise.

2. Sé breve: ¿cuál es el discurso de ascensor de tu... discurso de relaciones públicas? Los reporteros reciben cientos de lanzamientos de relaciones públicas cada semana. Repasarlos todos lleva mucho tiempo, lo que significa que debe simplificar su presentación tanto como sea posible. Manténgalo breve y directo, y asegúrese de que la esencia de su mensaje llegue en cuestión de segundos. Si es posible, encuentre una manera de capturar de qué se trata su historia en una sola oración.

3. No envíe comunicados de prensa como archivos adjuntos. Desea que su presentación se vea fácilmente si hacen clic y abren su correo electrónico. Enviar su presentación exclusivamente como un archivo adjunto es una mala idea por varias razones, pero la razón principal es que el tiempo que tarda en abrirse es excesivo. Proporcione su tono y contexto, luego incluya archivos adjuntos como material de respaldo adicional. Si va a enviar un comunicado de prensa junto con su presentación, le recomiendo copiarlo y pegarlo en el cuerpo del correo electrónico debajo de su presentación introductoria. Como puede ver en el ejemplo de lanzamiento de relaciones públicas en el n. ° 1, un archivo adjunto tiene sentido ya que nadie va a copiar y pegar un libro completo en un correo electrónico. Otra opción es simplemente incluir un enlace (Dropbox o Google Drive) en lugar de un archivo adjunto.

4. Envíe un correo electrónico en el momento adecuado del día: saber cuándo enviar un correo electrónico es tan importante como saber qué enviar. Recuerde, los reporteros están constantemente en contra de los plazos. Es por eso que es una buena idea enviar su correo electrónico temprano en la mañana antes de que llegue la prisa por cumplir con la fecha límite. Por supuesto, cada reportero tiene sus propias preferencias, por lo que siempre es útil averiguar cuál es su "mejor momento" para ser contactado. También ten en cuenta que los lunes son días para ponerte al día con el correo electrónico que se ha acumulado durante el fin de semana, por lo que obtendrás un resumen aún más pequeño de lo habitual de tu discurso de relaciones públicas perfecto. Evita los lunes si puedes.

5. Escriba una línea de asunto irresistible: su línea de asunto es importante por dos razones principales: 1) es esencial para captar la atención del reportero y hacer que abra su correo electrónico y 2) es responsable de asegurarse de que su correo electrónico no sea marcado como correo no deseado. En lo que respecta al primer punto, debe escribir líneas de asunto convincentes que no suenen como anuncios o historias genéricas y aburridas. Escriba líneas de asunto que pueda ver como titulares en la publicación del reportero.

6. ¡¡¡POR FAVOR, NO HAGAS ESTO!!! – Para asegurarse de que su correo electrónico no se marque como spam, evite la puntuación excesiva y UTILICE TODO EN MAYÚSCULAS YA QUE PARECE SPAM. Eso es ir demasiado lejos cuando se trata de captar la atención del reportero en su bandeja de entrada. Dicho esto, veo personas que usan emojis de manera efectiva. Recomendaría usar emojis escasamente y probarlo primero con algunos medios para determinar si aquellos dentro de su industria lo encuentran refrescante o molesto.

7. Vincule su presentación de relaciones públicas con un evento actual: vincular su historia con un evento actual o una tendencia de la industria puede hacer que sea mucho más atractiva para los periodistas. Esto agrega un elemento extra de interés periodístico a su historia, lo que aumenta las probabilidades de que se recoja. Por ejemplo, si está en el espacio de la seguridad cibernética, podría vincular su discurso a una brecha de seguridad reciente, ya que siempre parece que estamos a unas pocas semanas o meses de una.

8. Esté preparado para responder preguntas: esto parece una obviedad, pero se sorprendería de cuántas veces la gente de relaciones públicas no está preparada adecuadamente para responder preguntas. Asegúrese de tener confianza en el material antes de iniciar el contacto. Piense en las preguntas que podrían hacer los reporteros y prepárese para dar respuestas claras y concisas. Pensar en sus pies es una excelente manera de responder preguntas, pero también de adaptar su discurso de relaciones públicas perfecto a lo que un periodista realmente podría querer en términos de una historia.

¿De qué otra manera puede la gente de relaciones públicas mejorar sus lanzamientos? Deja un comentario con tu mejor consejo.

Este artículo está escrito por Mickie Kennedy, fundadora de eReleases (https://www.ereleases.com), el líder en línea en la distribución de comunicados de prensa asequibles. Para suscribirse a PR Fuel, visite: https://www.ereleases.com/prfuel/subscribe/.