Escriba una revisión de desempeño eficaz: una guía paso a paso

Uno de los aspectos más importantes del rol de un gerente es brindar retroalimentación que informe, eduque y capacite a los miembros del equipo para crecer y tener éxito. En ningún otro lugar esto es más importante que en la evaluación del desempeño. La revisión del desempeño es la oportunidad más estructurada para que los gerentes evalúen el desempeño de los empleados, brinden retroalimentación verbal y escrita y establezcan metas para el desarrollo futuro.

Bien hecho, también fomenta la comunicación abierta entre gerentes y empleados y hace que el empleado se sienta valorado y claro sobre cómo seguir teniendo éxito en su función. Continúe leyendo para aprender cómo redactar y realizar evaluaciones de desempeño constructivas e impactantes.

¿Qué es una evaluación de desempeño?

Una revisión de desempeño es una evaluación formal y estructurada del desempeño laboral, que incluye logros y áreas de mejora, y proporciona retroalimentación para el desarrollo profesional.

Una revisión de desempeño puede ser una evaluación anual integral del desempeño realizada por un gerente, una revisión más holística de 360 ​​grados que incorpora comentarios de supervisores, pares y subordinados en el lugar de trabajo, o una revisión entre pares que incluye comentarios valiosos sobre el trabajo en equipo y la colaboración. habilidades de colegas que trabajan en estrecha colaboración con el empleado. Las revisiones de desempeño también pueden extenderse a entornos educativos, donde las revisiones por pares pueden tener un impacto.

En todos los casos, una revisión de desempeño es una herramienta crítica diseñada para fomentar el crecimiento y el éxito a través de la mejora continua y la alineación de los objetivos individuales y comerciales.

Una revisión de desempeño también puede servir como una herramienta importante para documentar formalmente un comportamiento o desempeño insatisfactorio, con el objetivo de establecer un curso de mejora o potencialmente conducir al despido.

Los 3 componentes clave de una evaluación de desempeño eficaz

Una revisión de desempeño eficaz se basa en tres elementos esenciales que garantizan una evaluación integral, justa y productiva:

1 Objetivos claros

A su empleado se le deberían haber dado objetivos SMART claros (metas y responsabilidades específicas, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos determinados) a través de comunicaciones internas mucho antes de la revisión de desempeño. Estos objetivos claros son la hoja de ruta de su empleado hacia el éxito en su función. También son su manual para evaluar el desempeño; El foco de su revisión debe ser cómo se desempeñaron en relación con los objetivos que se les asignaron.

Ejemplos de objetivos de desempeño claros

• Mejore el puntaje de satisfacción del cliente de su departamento del 81 % al 85 % y aumente el puntaje de satisfacción del cliente del departamento del 85 % al 90 % implementando dos nuevas iniciativas de servicio al cliente dentro de los próximos seis meses.
• Desarrollar y lanzar una nueva característica de producto que aborde la solicitud principal de nuestros usuarios, como se identificó en la última encuesta del equipo a finales del tercer trimestre.
• Reducir las tasas de superación de los proyectos del 15 % al 5 % mejorando la asignación de recursos durante el próximo año; introducir controles de progreso semanales durante el próximo trimestre para ayudar a garantizar que esto suceda.

2 retroalimentación equilibrada

La retroalimentación equilibrada abarca logros y áreas de mejora. Ambos son importantes en una evaluación de desempeño.

Cada empleado disfruta del reconocimiento por el trabajo bien hecho. La revisión de desempeño es el momento de celebrar esos logros en detalle. Este reconocimiento fomenta un sentido de orgullo personal, eleva la moral e inspira un deseo continuo de crecimiento profesional dentro de la empresa. Los elogios por los logros también hacen que sea más fácil recibir críticas constructivas, lo cual es esencial para ayudar a su empleado a crecer y avanzar en su función.

Ya sea que la retroalimentación sea positiva o negativa, debe estar respaldada por ejemplos y datos concretos, como notas, correos electrónicos o resultados cuantificables. Este enfoque basado en evidencia proporciona claridad, educa a los empleados sobre su impacto y demuestra su conocimiento e inversión en sus esfuerzos y éxito.

3 Sea específico, relevante y procesable

Imagínese si el único comentario que diera durante una evaluación de desempeño fuera: "Necesitas mejorar tu trabajo". Sin identificar los aspectos que necesitan mejora, contexto o conexión con el rol o las responsabilidades del empleado, o orientación sobre cómo mejorar o qué pasos tomar a continuación, su retroalimentación no es valiosa para la mejora, el crecimiento o el desarrollo del empleado o para ayudarlo a usted y su equipo obtenga lo mejor de los miembros de su equipo.

Es por eso que la retroalimentación siempre debe ser específica, relevante y procesable:

La retroalimentación específicapermite al empleado entender exactamente de qué estás hablando.

Los comentariosrelevantesgarantizan que usted proporcione comentarios dentro de la influencia del empleado y que sean relevantes para la discusión en cuestión.

La retroalimentaciónprocesablele brinda al empleado una comprensión clara de los próximos pasos, ya sea mejorar su desempeño o mantener el excelente trabajo.

Una declaración más específica, relevante y práctica sobre la necesidad de mejorar el rendimiento podría ser: “Noté que sus informes a menudo contienen imprecisiones en el análisis de datos. Por ejemplo, el último informe tenía una tasa de error del 10%. Para mejorar, recomiendo volver a verificar sus cálculos y utilizar nuestras herramientas de verificación de datos antes de enviarlos. También programemos un tiempo para revisar estas herramientas juntos”.

Ejemplos de retroalimentación efectiva

• “Tus habilidades de presentación han mejorado significativamente. El informe trimestral que entregaron el mes pasado fue claro, conciso y bien recibido por el equipo ejecutivo”.
• “Si bien sus habilidades técnicas son sólidas, hay margen de mejora en la gestión de proyectos. Recomiendo centrarse en la estimación del cronograma y la asignación de recursos en el próximo trimestre”.
• “Durante los últimos tres meses, he observado que uno cumple constantemente con los plazos de los proyectos, pero a menudo a expensas de la moral del equipo. Por ejemplo, en la reciente campaña de marketing, los miembros del equipo informaron haber trabajado horas extras durante dos semanas seguidas. En el futuro, me gustaría que se concentrara en mejorar sus habilidades de delegación. Organicemos una reunión para discutir estrategias para distribuir las tareas de manera más uniforme y explorar técnicas de gestión del tiempo que puedan ayudar a mantener tanto la eficiencia como el bienestar del equipo”.

7 pasos para redactar y realizar evaluaciones de desempeño

Escribir y realizar evaluaciones de desempeño significativas requiere tiempo y esfuerzo. Pero las recompensas superan con creces el costo. Además de reconocer a sus empleados por su trabajo y brindar comentarios útiles sobre su desempeño, su revisión promoverá una comunicación abierta y continua, ayudará a definir claramente las expectativas y sentará las bases para el éxito futuro de los miembros de su equipo.

Para optimizar sus esfuerzos y lograr resultados óptimos, siga estas siete mejores prácticas de revisión de desempeño:

1 Pida a los empleados que realicen una autoevaluación

Las autoevaluaciones de los empleados, en las que el empleado proporciona una revisión escrita de su trabajo, son uno de varios métodos poderosos de evaluación de los empleados que benefician al empleado y al gerente.

Para el empleado, esta autorreflexión es una oportunidad para resaltar logros que pueden haber pasado desapercibidos, reconocer áreas de mejora y ganar mayor conciencia de sí mismo.

Para el gerente, es una oportunidad de ver el desempeño a través de los ojos del empleado y obtener información que ayudará a realizar una evaluación del desempeño más precisa y holística.

2 Reúna datos completos para respaldar su evaluación

Usar datos para ayudar a formular su revisión es una de las estrategias de evaluación del desempeño más poderosas.

Los datos proporcionan evidencia inequívoca de cómo se desempeñó el empleado en relación con sus objetivos SMART o sus funciones y responsabilidades documentadas. Armado con datos, obtendrá información más clara sobre el desempeño de sus empleados, lo que le permitirá elaborar una evaluación objetiva, informada y constructiva. Los datos también pueden proporcionar ejemplos concretos para incluir en su revisión escrita y puntos de discusión para cuando realice la revisión de desempeño.

Cuando busque datos de revisión de desempeño, recopile de varias fuentes: los comentarios de pares, clientes o reseñas de clientes, resultados de proyectos, registros de asistencia, cifras de ventas y métricas de desempeño anteriores brindan una visión más amplia de 360 ​​grados y menos oportunidades de sesgos involuntarios.

3 Escribe la reseña de desempeño.

Una vez que combine los objetivos SMART, las notas de autoevaluación y los datos, debería tener una visión clara del desempeño del empleado. Utilice esta información para escribir una evaluación de desempeño.

Comience con lo positivo antes de pasar a áreas de mejora. Los elogios genuinos ayudan a suavizar cualquier comentario negativo. Trate de lograr una proporción de 3:1 de tres comentarios positivos por cada comentario constructivo y elija sus palabras con cuidado. Este equilibrio garantiza que los empleados se sientan apreciados y reconozcan áreas de mejora.

Para obtener mejores resultados, asegúrese de enmarcar las áreas de mejora como oportunidades de crecimiento en lugar de fracasos. Utilice el modelo “situación-comportamiento-impacto” para mantener la retroalimentación objetiva. Debes describir:

• la situacion
• El comportamiento observado
• Su impacto en el equipo u organización.

Este estilo de comunicación de “mostrar, no decir” hace que sus comentarios sean más identificables y comprensibles. Finalmente, incluya datos, estadísticas y ejemplos relevantes en el documento escrito, y tome notas de cualquier dato o ejemplo adicional que desee explorar durante la reunión de revisión de desempeño.

¿Busca más orientación? Vea ejemplos de revisión de desempeño y cómo fortalecer su escritura.

4 Realizar la reunión de revisión de desempeño

Las reuniones de revisión del desempeño pueden provocar una mezcla de anticipación y ansiedad en los empleados, particularmente cuando las bonificaciones están vinculadas a objetivos individuales o existen inquietudes conocidas sobre el desempeño que se abordarán. Por estos motivos, es importante crear una atmósfera tranquila, profesional y constructiva al comienzo de la reunión.

Comience eligiendo un lugar tranquilo y cómodo para la reunión donde no haya distracciones ni posibilidad de que otros empleados escuchen su conversación.

Comience la reunión con una conversación breve e informal para ayudar al empleado a relajarse: un saludo cálido y unas cuantas bromas pueden ser de gran ayuda para calmar los nervios. Luego explique claramente el propósito y la estructura de la revisión.

A medida que revisa la revisión y brinda comentarios equilibrados, comience con lo positivo. Resalte logros y contribuciones específicos. Entre en detalles y comparta los datos que tenga para subrayar su conocimiento de sus esfuerzos.

Si debe abordar cuestiones delicadas, como un desempeño laboral deficiente, problemas de conducta o conflictos en el lugar de trabajo, tenga en cuenta cómo los aborda. En términos generales, un enfoque directo combinado con empatía funciona mejor. Sea específico al abordar inquietudes, centrándose en comportamientos y resultados en lugar de características personales. Proporcione sugerencias de mejora claras y prácticas para guiar al empleado de forma eficaz.

Utilice una de las técnicas de retroalimentación de los empleados más importantes: fomente la conversación haciendo preguntas abiertas que inviten a la perspectiva del empleado. Un ejemplo podría ser: "¿Qué piensas de lo que he compartido?" Esto demuestra que usted valora sus aportes y crea una experiencia colaborativa más atractiva para el empleado. A lo largo de la reunión, escuche activamente, tome notas, si corresponde, y muestre interés genuino en sus aportes.

5 Utilice técnicas de comunicación efectivas

No debería haber áreas grises en las comunicaciones de evaluación del desempeño. La comunicación efectiva es la diferencia entre una revisión con retroalimentación clara, comprensión de los próximos pasos y un resultado positivo y un empleado desinflado, confundido o posiblemente descontento que no tiene claro cómo proceder con éxito. A continuación se presentan cinco formas de garantizar una comunicación clara y eficaz:

• Emplear técnicas de escucha activa: mantener contacto visual y proporcionar señales verbales y no verbales para demostrar participación.
• Utilice un lenguaje claro y conciso y evite la jerga o la ambigüedad al analizar las métricas o expectativas de desempeño.
• Practique la empatía: reconozca la perspectiva y las emociones del empleado a lo largo de la conversación.
• Resuma los puntos clave y solicite confirmación para asegurarse de que usted y su empleado estén alineados.
• Utilice ejercicios de juego de roles para practicar cómo abordar temas delicados. Puede contratar a un colega para que desempeñe el papel de empleado y ofrecer varias respuestas a sus comentarios constructivos sobre un hipotético problema de desempeño.

6 Programe un seguimiento posterior a la revisión

Después de la evaluación del desempeño, organice una reunión de seguimiento para solidificar la discusión y establecer un camino claro a seguir. Esta es su oportunidad para establecer de manera colaborativa planes nuevos y viables que se alineen con el rol del empleado, las necesidades de desarrollo y los objetivos de la empresa.

Comience el seguimiento posterior a la revisión resumiendo los puntos clave de la revisión, incluidas las fortalezas que se pueden aprovechar y las áreas que se pueden mejorar. Luego trabaje con el empleado para establecer nuevas metas INTELIGENTES que aborden las áreas de crecimiento identificadas.

Por ejemplo, si las habilidades de comunicación se destacaran como un área de desarrollo, un objetivo podría ser: "Completar un curso de habilidades de presentación avanzada y realizar tres presentaciones en equipo en los próximos seis meses".

Cree un plan de acción detallado para cada objetivo, describiendo pasos específicos, recursos necesarios e hitos. Asegúrese de que el plan incluya controles periódicos o revisiones de desarrollo de los empleados para monitorear el progreso y brindar apoyo continuo.

Este enfoque colaborativo no sólo refuerza el compromiso del empleado con su desarrollo, sino que también demuestra su inversión y la de la organización en su éxito.

Al establecer objetivos claros y mensurables y un plan estructurado para su logro, usted sienta las bases para la mejora continua y el desempeño mejorado en el próximo período de revisión.

7 Soporte y controles continuos

No basta con ofrecer una reseña, establecer los siguientes pasos y luego seguir con sus asuntos. Como gerente de su empleado, un pequeño esfuerzo continuo por su parte contribuye en gran medida a reforzar los objetivos y el éxito, brindando oportunidades para comentarios y preguntas, y garantizando que su empleado reciba apoyo en su viaje de desarrollo.

Una estrategia eficaz es programar reuniones breves e informales para ponerse al día. Configurar una charla de café rápida y recurrente o un tiempo dedicado durante reuniones individuales para discutir el progreso y los desafíos crea un entorno constructivo y de apoyo para el éxito. Además, celebrar pequeñas victorias a lo largo del camino puede elevar la moral y mantener alta la motivación mientras usted y su empleado se dirigen hacia la siguiente evaluación de desempeño.

Puntos clave

• Establezca objetivos SMART claros para el desempeño de los empleados.
• Proporcionar retroalimentación equilibrada que reconozca los logros e identifique áreas de mejora.
• Asegúrese de que los comentarios sean específicos, relevantes y procesables.
• Fomente una cultura de retroalimentación y crecimiento continuo a través de controles periódicos que refuercen los objetivos, brinden apoyo y retroalimentación, analicen el progreso y los desafíos y celebren las pequeñas victorias a lo largo del camino.

Preguntas frecuentes sobre evaluaciones de desempeño

¿Con qué frecuencia se deben realizar las evaluaciones de desempeño?

Idealmente, las revisiones de desempeño deberían realizarse al menos una vez al año, pero controles más frecuentes, como trimestrales o semestrales, pueden mejorar la comunicación y el desarrollo. Este enfoque fomenta una cultura de mejora continua y permite ajustes oportunos a las metas y expectativas de desempeño.

¿Cómo se pueden abordar los problemas de desempeño sin desmotivar a los empleados?

Para abordar los problemas de desempeño sin desmotivar a los empleados, utilice hechos, no opiniones, y un enfoque directo combinado con empatía. Concéntrese en comportamientos y resultados específicos en lugar de características personales. Proporcione sugerencias de mejora claras y prácticas, encuadre las áreas de desarrollo como oportunidades de crecimiento y utilice el modelo de “situación-comportamiento-impacto” para mantener la retroalimentación objetiva y identificable.

¿Cuáles son las mejores prácticas para documentar las revisiones de desempeño?

Las mejores prácticas para documentar las evaluaciones de desempeño incluyen la recopilación de datos completos de diversas fuentes para que pueda realizar su evaluación basándose en hechos y no en opiniones. Encuadre sus comentarios para el éxito: comience con los logros, luego busque una proporción de 3:1 de comentarios positivos y comentarios constructivos, utilizando el modelo “situación-comportamiento-impacto” para lograr objetividad. Incluya datos, estadísticas y ejemplos relevantes para respaldar la evaluación.