8 frases para limpiar tus correos electrónicos

Los malos hábitos de escritura tienden a acumularse como el desorden doméstico. Vale la pena eliminar periódicamente la acumulación de tazas de café sobrantes y camisetas olvidables, así que ¿por qué no hacer un balance similar para eliminar de sus correos electrónicos algunos clichés y expresiones profundamente “meh” en el lugar de trabajo?

Deberíamos admitir que también somos culpables: resulta que llamar a los clichés “raídos” es en sí mismo una especie de cliché, así que lo eliminamos. De hecho, su humilde escritor no se enorgullece de pensar en el volumen de correos electrónicos completamente sin vida que ha enviado. Todos podemos hacerlo mejor.

Con eso en mente, hemos recopilado algunas de las frases más insulsas, obsoletas y generalmente subestelares que quizás decidas descartar mientras limpias tus correos electrónicos, junto con algunas alternativas ordenadas y nítidas.

1 Espero que este correo electrónico te encuentre bien.

Puede que tengas la intención de hacerlo de manera afectuosa, pero esta frase es tan agotada y genérica que ahora corre el riesgo de sugerir lo contrario: menos un sentimiento reflexivo que simplemente una tontería sin sentido.

A menudo es mejor tachar esta parte y pasar al grano, pero si realmente quieres otra línea después de tu saludo, reconoce al lector hablándole específicamente:

Me encanta tu última entrada en el blog.

Aprecié su presentación la semana pasada sobre la reducción de la producción de carbono de nuestros servidores.

Las fotos que compartiste en Slack de tu nuevo cachorro son adorables.

Si le estás escribiendo a alguien que no conoces bien, o que no conoces en absoluto, aún puedes felicitarlo o comenzar con alguna pista sobre cómo te conoces o por qué te estás comunicando:

Nos conocimos brevemente en una conferencia a través de nuestro amigo común, Arjun.

Dos personas me han dicho que serías el invitado perfecto para nuestro podcast.

El objetivo es mostrarle al lector que usted pensó en lo que estaba escribiendo.

2 Simplemente haciendo un seguimiento. . .

Podrías utilizar esta frase sobrecargada cuando le das un codazo a alguien que no ha respondido a un correo electrónico. A veces eso es necesario, pero con demasiada frecuencia esta frase fracasa en su objetivo de obtener una respuesta. Por eso vale la pena preguntarse primero: “¿Mi mensaje requiere una respuesta?” Si la respuesta es “sí”, busque una opción más directa.

Ejemplo subóptimo 1:simplemente haga un seguimiento para ver si hay algún interés en . . .[el comunicado de prensa, por ejemplo]

Sugerencia:Honestamente, recomendamos cortar la línea por completo.

Ejemplo subóptimo 2:simplemente haga un seguimiento para ver si tiene alguna aportación antes de enviar esta iteración al cliente.

Sugerencia:El cliente espera algo de nosotros esta tarde, por lo que me encantaría tener los ajustes finales antes del mediodía.

Tenga en cuenta que la última sugerencia logra comunicar más información, de manera más convincente, sin ser más larga ni menos educada.

3 Simplemente dando vueltas hacia atrás. . .

Todos los mismos problemas que los anteriores, excepto que son más indirectos. Puedes prescindir de él.

4 nueva normalidad

Una lista no exhaustiva de las razones para retirar esta frase podría incluir que se usa en exceso y es vaga, que nadie la escribe o la lee sintiéndose bien y que pretende reconocer una serie de realidades desagradables y al mismo tiempo minimizarlas.

Este podría ser uno que simplemente deseches y sigas adelante:

Ejemplo subóptimo:nuestro equipo todavía se está adaptando a la nueva normalidad y necesitamos reestructurar nuestro proceso de entrevistas en consecuencia.

Sugerencia 1:Es hora de reestructurar nuestro proceso de entrevista.

Otra buena opción es ser más específico y un poquito más humano:

Sugerencia 2:La pandemia arruinó nuestro antiguo proceso de entrevistas, así que tomemos un tiempo para desarrollar uno nuevo.

Se siente mucho menos como si lo hubiera escrito una computadora que el ejemplo con el que comenzamos, y en menos palabras.

5 Como se discutió. . .

Esto se usa comúnmente cuando el correo electrónico se refiere a una tarea pendiente después de una reunión, pero tiende a ser vago. Pregúntese: "¿Cuál es una mejor manera de recordarle al lector a qué conversación me refiero?"

Ejemplo subóptimo:como se discutió durante la reunión de todo el personal del miércoles, ya he redactado las pautas adjuntas.

Sugerencia 1:Basándome en los comentarios del personal que quiere traer perros a la oficina, he redactado algunas pautas.

Sugerencia 2:Lleva siempre perros a la oficina.

(Eso último es una broma. Más o menos).

6 Perdón por el retraso.

Un beneficio del correo electrónico es que a menudo puedes esperar hasta después de tu próxima reunión, o después del almuerzo, o incluso hasta mañana, para responder. Entonces, ¿con qué frecuencia realmente necesitas disculparte por hacer uso de esa función?

Como ocurre con muchas de las otras frases anteriores, a menudo está bien eliminar esta idea sin reemplazarla, pero si debes usarla, busca formas de hacerla nueva o distinta. Este servidor se disculpó una vez por olvidar un correo electrónico del viernes por la tarde parafraseando al venerable Gandalf: Darkness tomó mi respuesta y "se perdió del pensamiento y del tiempo".

Me las arreglé para seguir recibiendo trabajo de ese editor de todos modos, así que ¿al menos puntos por el ingenio?

7 Si no, ¡no te preocupes!

Queremos que sepa que está bien pedir ayuda en el trabajo o comunicarle al lector que necesita terminar algo antes de la fecha límite. No es ser imperioso; es solo la verdad.

Ejemplo subóptimo:¿sería posible avisarme si está interesado hoy antes de las 4 p. m.? Si no, ¡no te preocupes!

Sugerencia:Mi equipo está buscando finalizar la alineación del panel más tarde hoy, así que si estás dispuesto, avísame antes de las 4 p.m.

Vale la pena señalar que la última sugerencia ocupa un poco más de espacio. Está permitido. Tú también.

8 Espero su respuesta.

¿Qué diría sobre el correo electrónico que estás escribiendo si esto no fueracierto? Esta noción tiende a ser innecesaria y fácil de eliminar, pero si quiere subrayar que desea una respuesta oportuna, intente recurrir al último ejemplo anterior, que proporciona tanto una razón como un período de tiempo específico.

Si ha notado un tema con nuestras sugerencias aquí, es posible que sea mejor eliminar muchas formas de desorden de correo electrónico, no reemplazarlas. Después de todo, el objetivo de la limpieza general no es actualizar cosas que nunca usas, sino deshacerte de ellas. Al igual que ocurre con una casa ordenada, lo mismo se aplica a los correos electrónicos ordenados: uno de los mayores lujos es el espacio vacío.