8 frases para hacer una limpieza general de sus correos electrónicos

Los malos hábitos de escritura tienen una forma de acumularse como el desorden doméstico. Vale la pena eliminar periódicamente la acumulación de excedentes de tazas de café y camisetas olvidables, entonces, ¿por qué no hacer un inventario similar para eliminar algunos clichés y expresiones de trabajo profundamente "meh" de sus correos electrónicos?

Debemos admitir que también somos culpables: resulta que llamar a los clichés "deshilachados" es en sí mismo algo así como un cliché, así que lo eliminamos. De hecho, su humilde escritor no se enorgullece de pensar en el volumen de correos electrónicos completamente sin vida que ha "enviado". Todos podemos hacerlo mejor.

Con eso en mente, hemos recopilado algunas de las frases más insulsas, obsoletas y, en general, subestelares que podría decidir descartar mientras limpia sus correos electrónicos, junto con algunas alternativas ordenadas y nítidas.

1 Espero que este correo electrónico lo encuentre bien.

Puede que tenga la intención de hacerlo de una manera cariñosa, pero esta frase está tan agotada y es tan genérica que ahora corre el riesgo de sugerir lo contrario: menos un sentimiento reflexivo que una simple paja sin sentido.

A menudo es mejor tachar este bit y saltar al punto, pero si realmente quieres otra línea después de tu saludo, reconoce al lector hablándole específicamente:

Me encanta tu última entrada en el blog.

Aprecié su presentación la semana pasada sobre la reducción de la emisión de carbono de nuestros servidores.

Las fotos que compartiste en Slack de tu nuevo cachorro son adorables.

Si le escribes a alguien que no conoces bien, o no conoces nada, aún puedes felicitarlo o comenzar con alguna pista sobre cómo se conocen o por qué te estás comunicando:

Nos conocimos brevemente en una conferencia a través de nuestro amigo en común, Arjun.

Dos personas me han dicho que serías el invitado perfecto para nuestro podcast.

El objetivo es mostrarle al lector que pensaste en lo que estabas escribiendo.

2 Sólo siguiendo. . .

Puede implementar esta frase con exceso de trabajo al empujar a alguien que no ha respondido a un correo electrónico. A veces eso es necesario, pero esta frase con demasiada frecuencia fracasa en su objetivo de obtener una respuesta. Por lo tanto, primero vale la pena preguntarse: "¿Mi mensaje requiere una respuesta?" Si la respuesta es "sí", busque una opción más directa.

Ejemplo subóptimo 1: . . [el comunicado de prensa, por ejemplo]

Sugerencia: Honestamente, recomendamos cortar la línea por completo.

Ejemplo subóptimo 2: Sugerencia: Tenga en cuenta que la última sugerencia logra comunicar más información, de manera más convincente, sin ser más larga o menos cortés.

3 Simplemente dando vueltas hacia atrás. . .

Todos los mismos problemas que el anterior, excepto más rotonda. Puedes prescindir de él.

4 Nueva normalidad

Una lista no exhaustiva de las razones para retirar esta frase podría incluir que se usa en exceso y es vaga, que nadie la escribe o la lee sintiéndose bien, y que pretende reconocer una serie de realidades desagradables mientras las minimiza.

Este podría ser uno que simplemente tiras y sigues adelante:

Ejemplo subóptimo: Sugerencia 1: Otra buena opción es ser más específico y un poquito más humano:

Sugerencia 2: Eso se siente mucho menos como si lo hubiera escrito una computadora que el ejemplo con el que comenzamos, y en menos palabras.

5 Como se discutió . . .

Esto se usa comúnmente cuando el correo electrónico se refiere a una tarea después de una reunión, pero tiende a ser vago. Pregúntese: "¿Cuál es una mejor manera de recordarle al lector a qué conversación me refiero?"

Ejemplo subóptimo: Sugerencia 1: Sugerencia 2: (Eso último es una broma. Más o menos).

6 Perdón por la demora.

Una de las ventajas del correo electrónico es que a menudo puede esperar hasta después de su próxima reunión o después del almuerzo, o incluso hasta mañana, para responder. Entonces, ¿con qué frecuencia realmente necesita disculparse por hacer uso de esa función?

Al igual que con muchas de las otras frases anteriores, a menudo está bien cortar esta idea sin reemplazarla, pero si debe usarla, busque formas de hacerla nueva o diferente. Atentamente, una vez se disculpó por olvidar un correo electrónico del viernes por la tarde parafraseando al venerable Gandalf: Darkness tomó mi respuesta y "se desvió del pensamiento y del tiempo".

Me las arreglé para seguir recibiendo trabajo de ese editor de todos modos, así que puntos por ingenio, al menos.

7 Si no, ¡no se preocupe!

Queremos que sepa que está bien pedir ayuda en el trabajo o comunicarle al lector que necesita terminar algo antes de una fecha límite. No es ser imperioso; es solo la verdad.

Ejemplo subóptimo: Si no, ¡no te preocupes!

Sugerencia: Vale la pena señalar que la última sugerencia ocupa un poco más de espacio. Está permitido. Tú también.

8 Espero su respuesta.

¿Qué diría sobre el correo electrónico que está escribiendo si esto no fuera cierto? Esta noción tiende a ser innecesaria y fácil de eliminar, pero si quiere subrayar que le gustaría una respuesta oportuna, intente basarse en el último ejemplo anterior, que brinda una razón y un marco de tiempo específico.

Si ha notado un tema con nuestras sugerencias aquí, es posible que muchas formas de desorden de correo electrónico se eliminen mejor, no se reemplacen. Después de todo, el objetivo de la limpieza de primavera no es mejorar las cosas que nunca usas, sino deshacerte de ellas. Al igual que con una casa ordenada, lo mismo ocurre con los correos electrónicos ordenados: uno de los mayores lujos es el espacio vacío.