Encuentre adjunto: ¿Necesita notificar a su audiencia?

Cuando era nuevo en el mercado laboral y enviaba currículums por correo (aunque estoy saliendo conmigo mismo, admito que esto fue mucho antes de los días del correo electrónico), envié mis cartas de presentación cuidadosamente elaboradas con una nota que decía:

Adjunto encontrará mi currículum.

Uno de esos correos resultó en una entrevista. Allí estaba yo en la oficina con paneles de madera de un abogado impecablemente arreglado. Mientras esperaba ansiosamente en un sillón de orejas de cuero de gran tamaño, él se sentó en su escritorio haciendo clic en la parte superior de su bolígrafo y escaneando mi currículum y carta de presentación. Levantó la vista de repente y sonrió, señalando la carta. “Me encanta cuando la gente escribe 'Adjunto encuentre mi currículum'. ¡Ni siquiera sabía que tu currículum se había perdido!

Fue un momento vergonzoso. Había imitado el estilo de carta comercial que me habían enseñado en la clase de mecanografía de la escuela secundaria, sin mencionar todas las demás cartas comerciales que había visto o recibido. Pero este entrevistador señaló cuán insípido y sofocante puede ser el lenguaje empresarial. Nunca usé adjunto por favor encuentre de nuevo.

En estos días, es más probable que queramos llamar la atención sobre los archivos adjuntos que sobre los elementos incluidos en una carta enviada por correo, pero la gente todavía usa " por favor encuentre adjunto" todo el tiempo. ¿Es necesario este remanente de escritura comercial?

¿Hay alguna razón para usar por favor encuentre adjunto ?

¡No! No hay necesidad de esta frase. Y hay varias buenas razones para deshacerse de él.

Para empezar, suena estirado y anticuado. Incluso en la correspondencia formal, su objetivo debe ser comunicarse de manera directa y conversacional, sin palabrería ni jerga. Adjunto encontrará una jerga prolija en su peor momento. También es un poco redundante decir que hay algo adjunto y luego indicarle al destinatario que lo encuentre.

Otra rareza con adjunto por favor encuentre es que es un comando cuando no necesita serlo. El popular blog en inglés, Separated by a Common Language, lo expresa de esta manera:

No hay necesidad de dar órdenes a la otra persona para ir a buscar cosas, ya que la oración solo está comunicando "Le adjunto un documento". De hecho, sería simplemente extraño poner esto en otro formulario de solicitud como ¿Podría encontrar el documento adjunto? o le agradecería mucho encontrar el documento adjunto . Esto subraya que el adjunto no es una gran solicitud en absoluto. En cambio, es una frase hecha en forma imperativa que hace un trabajo no muy solicitado.

¿Es “adjunto” un lenguaje legal esencial?

Adjunto encontrará lecturas como jerga legal, por lo que es posible que se pregunte si es necesario en un documento legal. El experto en escritura Bryan Garner dice que no.

Ve frases enlatadas como adjuntas por favor encuentre y según todo el tiempo en letras. Son de alto sonido pero de bajo rendimiento. Tus cartas serán mucho más claras y atractivas sin ellas.

¿Es el adjunto gramaticalmente correcto?

Técnicamente, no tiene nada de malo decir algo como "Encuentre el documento adjunto". Aunque encontrar puede significar encontrar algo buscándolo (de ahí la afirmación del abogado sabelotodo de que mi currículum debe haberse perdido), encontrar también significa reconocer o descubrir que algo está presente. Como desea que su destinatario descubra lo que ha adjuntado, busque trabajos.

Pero, por las razones que acabo de darte anteriormente, es mejor que lo evites.

¿Cuáles son algunas alternativas para encontrarlas adjuntas ?

Es fácil evitar esta frase. Simplemente use un lenguaje directo y deje la jerga comercial. Aquí hay algunas alternativas:

• He adjuntado [elemento].
• Por favor, eche un vistazo al [elemento] adjunto.
• Se adjunta el [elemento] que solicitó.
• Consulte el [elemento] adjunto para obtener más detalles.
• El [elemento] adjunto incluye . . .

Etiqueta de apego 101

Hay algunas pautas de etiqueta a seguir cuando se usan archivos adjuntos.

1 Informa antes de enviar un archivo adjunto si es inesperado.

Darle a su destinatario un aviso cuando envía un archivo adjunto es una buena forma. Los virus transmitidos por archivos adjuntos nos han hecho desconfiar de abrir aquellos que no esperamos. (Si su trabajo implica enviar archivos adjuntos de un lado a otro con regularidad, probablemente esto no sea necesario).

2 Llamar la atención sobre los archivos adjuntos.

Informe a su destinatario que el archivo adjunto está allí. Las personas a menudo los extrañan, por lo que una pequeña notificación (a través de las frases alternativas sugeridas anteriormente) lo ayudará a evitar confusiones.

3 Si menciona un archivo adjunto, ¡no lo olvide!

Todos hemos hecho esto. (Yo lo llamo “archivo adjunto”). Si menciona un archivo adjunto en su correo electrónico, no olvide adjuntarlo. Si lo olvida y detecta su error solo después de haber presionado Enviar , una respuesta rápida al hilo que dice “Aquí está el archivo adjunto. ¡Lo siento por eso!" debería hacer el truco.

4 No adjunte archivos grandes.

Los clientes de correo electrónico no solo tienen límites de tamaño de archivo, sino que los archivos grandes pueden tardar mucho tiempo en descargarse, especialmente en dispositivos móviles. (No desea consumir la asignación de datos móviles de su destinatario, ¿verdad?) Si tiene un archivo grande para transferir, use un servicio como Dropbox o envíelo a través de un enlace a un documento en línea, como Google Docs.