Cómo escribir un comunicado de prensa: una guía paso a paso

El comunicado de prensa es uno de los formatos fundacionales de las relaciones públicas (PR). Las relaciones públicas y los comunicados de prensa son herramientas esenciales para la gestión de la percepción. Saber redactar un comunicado de prensa es una habilidad vital si desea atraer la atención de los medios para su empresa u organización.

Tradicionalmente, los comunicados de prensa se han distribuido a agencias de noticias, que luego difunden la información a los periodistas. Debido a la historia de los comunicados de prensa y la forma en que se distribuyen, han adoptado un formato estándar.

Los comunicados de prensa son una forma de controlar la narrativa que rodea a su marca mientras gana impulso y alcance orgánicos. En esta guía, le explicaremos cómo redactar comunicados de prensa para eventos o anuncios importantes que se destaquen y atraigan la atención de los medios.

¿Qué es un comunicado de prensa y cuál es su propósito?

Un comunicado de prensa es una declaración oficial que una organización distribuye a los medios de comunicación o al público. Es una forma formal de recopilar toda la información relevante de una historia en una fuente de una sola página. La función de un comunicado de prensa es atraer la atención de los medios.

¿Cuándo se debe crear o utilizar un comunicado de prensa?

Se deben crear comunicados de prensa cada vez que una organización desee atención de los medios para un evento importante. También se pueden utilizar para dar forma a la narrativa cuando una empresa u organización se enfrenta a un escrutinio. Estos eventos podrían incluir:

1 Cambios en el liderazgo a nivel ejecutivo

2 Lanzamiento de un nuevo producto

3 Eventos públicos y privados

4 anuncios de financiación

5 noticias de última hora

6 Inauguraciones y grandes inauguraciones

¿En qué se diferencia un comunicado de prensa de otros anuncios de la empresa?

Los comunicados de prensa son más que anuncios formales. En periodismo y escritura históricamente precisa , un comunicado de prensa se considera una fuente primaria . Son documentos originales que contienen información oficial. Los comunicados de prensa también se diferencian de otros anuncios porque están escritos de una manera específica, con el objetivo de ser recogidos e informados por los medios de comunicación.

4 pros y 3 pros al escribir un comunicado de prensa

Al escribir un comunicado de prensa, es mejor seguir las pautas tradicionales. Si desea que un medio de comunicación recoja su comunicado de prensa de interés periodístico, debe seguir estas sugerencias.

Considere el ángulo de su comunicado de prensa.

Concéntrese en cómo su anuncio proporciona valor a su público objetivo. Ese es tu ángulo (y tu gancho). Cuando sirve a la gente, vale la pena compartirlo. Transmitir una perspectiva o un ángulo claro atraerá más atención de la prensa. Considere el medio al que envía su comunicado: una estación de televisión puede responder desde un ángulo diferente al de una estación de radio pública o un periódico.

Considere cómo su historia impacta a la comunidad. ¿Existe alguna controversia en torno a este evento? ¿Se están logrando avances para abordar un problema específico? ¿Cómo podría su comunicado de prensa provocar una respuesta emocional del lector?

Incluya las cinco preguntas

Las cinco preguntas sonquién,qué,cuándo,dóndeypor qué. Esta es la información más importante del comunicado de prensa. La información importante debe compartirse temprano en su comunicado de prensa para que el periodista que lo lea no tenga que buscar detalles vitales, como cuándo y dónde se llevará a cabo el anuncio o evento y quién estará allí.

Utilice palabras clave

Si su comunicado de prensa lo envía un servicio de distribución, normalmente se podrá buscar en la web. Estos servicios de distribución también envían su comunicado de prensa directamente a las bandejas de entrada de los periodistas. El uso de palabras clave en el título y el resumen hará que su comunicado de prensa aparezca en los motores de búsqueda y facilitará la búsqueda de información clave.

Haga hipervínculos o obtenga las referencias que cite

Si utiliza alguna referencia en su comunicado de prensa, utilice texto de anclaje para crear un hipervínculo a la fuente. Puede optar por hacer referencia a datos, citas u otra información que deba citarse. Los periodistas a menudo preguntarán de dónde obtuvo su información o la fuente de sus datos, por lo que poner esa información por adelantado responderá esas preguntas antes de que se las hagan.

No tardes mucho*

Los comunicados de prensa deben ser claros y concisos. Los periodistas no tienen tiempo para leer varias páginas, especialmente cuando reciben docenas de comunicados de prensa al día.

*Una excepción a esta regla son los comunicados de prensa cuyo objetivo es transmitir información complicada y matizada, como los que anuncian un estudio médico, un avance tecnológico, etc.

No olvides editar

Los comunicados de prensa son documentos formales y profesionales. No querrás que tu comunicado de prensa tenga errores. Revise y edite minuciosamente su comunicado antes de enviarlo, y esté atento a errores tipográficos, nombres mal escritos, fechas incorrectas e información faltante.

No seas redundante

Cada componente de su comunicado de prensa es otra oportunidad para transmitir su punto de vista y demostrar que su evento es de interés periodístico. Evite que el título, el subtítulo y la primera oración sean iguales. Cada uno de los párrafos de su comunicado de prensa debe contener información única y deben fluir juntos fácilmente.

Cómo escribir un comunicado de prensa

Cumplir con el esquema típico de un comunicado de prensa muestra a los medios de comunicación que su organización es profesional. La estructura estándar también facilita que los periodistas encuentren rápidamente la información que buscan. Profundicemos en los tipos de comunicados de prensa y lo que debe incluir cada tipo.

Esquema del comunicado de prensa

Un comunicado de prensa es esencialmente una página de noticias que sigue un esquema tradicional. Debe tener entre 200 y 500 palabras. Aquí hay un esquema estándar para un comunicado de prensa.

1 titular

2 Fecha de publicación

3 Información de contacto

4 Resumen

5 Párrafo de introducción

6 párrafos de detalle

7 Acerca de

8 ###

¿Cuáles son los diferentes tipos de comunicados de prensa?

Lanzamientos y actualizaciones de productos.

El lanzamiento de un producto es un buen momento para crear un comunicado de prensa. Permite a una empresa controlar qué información sobre su producto se hace pública y genera entusiasmo por su última innovación. Incluya siempre una fotografía de alta calidad del producto en un comunicado de prensa del producto.

Ejemplos:

• Apple presenta nuevas correas Apple Watch Pride Edition
• Coding Dojo lanza un programa UX/UI en línea a tiempo parcial para mejorar las habilidades de los profesionales que trabajan
• Genesis entrega el primer automóvil eléctrico GV60 en EE. UU.

Anuncios o invitaciones a eventos.

Los comunicados de prensa se pueden utilizar para anunciar eventos tanto públicos como privados. Ya sea un resumen de un evento benéfico privado o un anuncio público de una próxima gran inauguración, un comunicado de prensa del evento puede contribuir a la imagen y al reconocimiento de marca de una organización.

Si el evento está abierto al público, incluya un llamado a la acción claro y distribuya su comunicado de prensa al menos dos semanas antes del evento. Resalte aspectos muy visuales del evento a través de imágenes para generar más interés.

Ejemplos:

• Jeni's Splendid Ice Creams, un favorito del Medio Oeste, abre su primera tienda en San Diego
• Bonnaroo publica el calendario completo
• La caminata benéfica contra el lupus recauda 1 millón de dólares para la investigación
• Organización ayuda a familias con inseguridad de vivienda a encontrar hogares permanentes

Actualizaciones de marca

Un comunicado de prensa de actualización de marca muestra al público cómo y por qué cambió el nombre de su organización. Incluya una cita del liderazgo de su organización para ayudar a transmitir las intenciones del cambio de marca. Puede llevar un comunicado de prensa sobre el cambio de marca un paso más allá haciéndolo interactivo. No olvides incluir imágenes de la nueva identidad de marca.

Ejemplos:

• Dunkin' Donuts ahora es Dunkin'
• Google se convierte en "Alfabeto" en un cambio de marca masivo
• La Fundación de Fibrosis Quística obtiene un nuevo logotipo

Cambios organizacionales

Los comunicados de prensa sobre cambios organizacionales pueden incluir nuevos liderazgos de la alta dirección, asociaciones con otras empresas, fusiones y adquisiciones. Los cambios organizacionales se pueden percibir de diferentes maneras dependiendo de la historia de la organización y la cobertura que rodea al cambio. Un comunicado de prensa es la forma más sencilla de contar la historia de su organización. Incluya citas de actores clave en el cambio.

Ejemplos:

• M&M's y Adidas se unen para lanzar nuevas zapatillas
• Blueprint Medicines incorpora a dos líderes talentosos a su equipo ejecutivo
• Microsoft adquirirá Activision Blizzard para llevar la alegría y la comunidad del juego a todos

Premios

Los anuncios de premios refuerzan la reputación de su empresa. Utilice palabras clave y adjetivos superlativos para enfatizar sus logros en su título. Los comunicados de prensa de los premios también se pueden utilizar para generar expectación si su organización está buscando financiación o la ha recibido recientemente.

Ejemplos:

• Ologys con Alie Wardgana el premio al mejor presentador de podcasts de Webby
• Los fabricantes de automóviles coreanos lideran el camino en confiabilidad de vehículos, según JD Power
• Fresh Air con Terry Grossgana el premio de la Institución Peabody
• La startup de reciclaje de plástico Novoloop recauda 10 millones de dólares

noticias de última hora

El formato formal y conciso de los comunicados de prensa lo alienta a exponer simplemente los hechos y brindar explicaciones claras sin utilizar un lenguaje demasiado emocional, incluso cuando se anuncian noticias de última hora difíciles. De hecho, el primer comunicado de prensa jamás distribuido en 1906 cubrió un trágico accidente ferroviario.

Ejemplos:

• La EPA anuncia recursos sobre el coronavirus (COVID-19) para los gobiernos estatales, locales y tribales
• Potente sismo sacude el sur del Perú
• Japón reanudará el turismo en junio
• Sophie Masloff, ex alcaldesa de Pittsburgh, muere a los 96 años

8 cosas que todos los comunicados de prensa deberían tener

1 titular

Dado que los medios de comunicación reciben cientos de historias por día, necesitarás un titularexcelente para que tu comunicado de prensa se destaque. Para crear un título destacado, pruebe algunos de estos enfoques:

• Datos de interés de referencia
• Habla directamente con el lector.
• hacer una pregunta
• Incluir palabras clave
• Usa números
• Responder una pregunta
• Aplicar aliteración
• Agregar valor

2 Fecha de publicación

La mayoría de los comunicados de prensa simplemente ponen "para publicación inmediata" en el campode fecha de publicación, pero esa no es su única opción. Si tiene un evento próximo, siempre puede enviar su comunicado de prensa con anticipación y, en su lugar, indicar la fecha en la que desea que se publique.

3 Información de contacto

El campode información de contactoen el comunicado de prensa debe incluir el enlace de relaciones públicas de su organización. Este campo debe incluir su nombre, puesto de trabajo, correo electrónico y número de teléfono.

4 Resumen

Elresumense encuentra encima del cuerpo del comunicado de prensa pero debajo del título, la información de contacto y la fecha. El resumen consta de uno a tres viñetas o un párrafo en cursiva de dos o tres oraciones que transmiten la información más importante. Mantenlo conciso.

5 Párrafo de introducción

El primer párrafo, opárrafo de introducción, debe comenzar con la ubicación del evento e introducir de qué trata el comunicado de prensa. Los medios de comunicación buscan un anuncio de interés periodístico y tres de las cinco preguntas: cuándo, dónde y por qué.

6 párrafos de detalle

Puede incluir uno o dospárrafos detalladosque compartan hechos y cifras, más detalles o una cita de un miembro relevante de la organización. Elija sólo una o dos citas o estadísticas cruciales que sean verdaderamente de interés periodístico. Puede utilizar el tercer párrafo para relacionar también su comunicado de prensa con un evento noticioso actual para hacerlo más oportuno y relevante.

7 Acerca de

También llamada texto estándar, la secciónAcerca dees donde le cuenta a la prensa sobre su empresa. Esta sección debe tener de dos a cuatro oraciones e incluir las dos últimas de las cinco preguntas: quién y qué. Incluya el nombre de su organización y su declaración de misión, fechas de fundación y tamaño de la empresa.

8 ###

Tradicionalmente, se han incluido tres signos de libra al final de un comunicado de prensa para indicar el final del contenido del comunicado de prensa. Los carteles se utilizaron para informar a los servicios de noticias que no había otra página y decirles a los periodistas que no necesitaban esperar otra página. Hoy en día, estos símbolos no son técnicamente necesarios, pero muchos escritores siguen este formato por respeto a la tradición .

Preguntas frecuentes sobre comunicados de prensa

¿Qué es un comunicado de prensa?

Un comunicado de prensa es una declaración formal distribuida a los medios de comunicación para brindar información oficial al público. Un comunicado de prensa se considera una fuente primaria.

¿Cuándo debería redactar un comunicado de prensa?

Debe escribir un comunicado de prensa para eventos importantes y de interés periodístico que desee publicitar.

• Lanzamientos y actualizaciones de productos.
• Anuncios o invitaciones a eventos.
• Actualizaciones de marca
• Cambios organizacionales
• Premios
• noticias de última hora

¿Cuáles son los componentes clave de un comunicado de prensa?

Los componentes clave de un comunicado de prensa son:

1 titular

2 Fecha de publicación

3 Información de contacto

4 Resumen

5 Párrafo de introducción

6 párrafos de detalle

7 Acerca de

8 ###