Cómo escribir un comunicado de prensa: una guía paso a paso

El comunicado de prensa es uno de los formatos fundadores de las relaciones públicas (PR). Las relaciones públicas y los comunicados de prensa son herramientas esenciales para la gestión de la percepción. Saber cómo escribir un comunicado de prensa es una habilidad vital si desea obtener la atención de los medios para su empresa u organización.

Tradicionalmente, los comunicados de prensa se han distribuido a los cables de noticias, que luego difunden la información a los periodistas. Debido a la historia de los comunicados de prensa y la forma en que se distribuyen, han adoptado un formato estándar.

Los comunicados de prensa son una forma de controlar la narrativa que rodea a su marca mientras gana impulso y alcance orgánicos. En esta guía, lo guiaremos a través de cómo escribir comunicados de prensa para eventos o anuncios importantes que se destaquen y atraigan la atención de los medios.

¿Qué es un comunicado de prensa y cuál es su propósito?

Un comunicado de prensa es una declaración oficial que una organización distribuye a los medios de comunicación o al público. Es una forma formal de recopilar toda la información relevante para una historia en una fuente de una página. La función de un comunicado de prensa es atraer la atención de los medios.

¿Cuándo se debe crear o utilizar un comunicado de prensa?

Los comunicados de prensa deben crearse cada vez que una organización desee la atención de los medios para un evento importante. También se pueden utilizar para dar forma a la narrativa cuando una empresa u organización se enfrenta a un escrutinio. Estos eventos podrían incluir:

1 Cambios en el liderazgo a nivel ejecutivo

2 Lanzamiento de un nuevo producto

3 Eventos públicos y privados

4 anuncios de financiación

5 noticias de última hora

6 Primeras paladas y grandes inauguraciones

¿En qué se diferencia un comunicado de prensa de otros anuncios de la empresa?

Los comunicados de prensa son más que anuncios formales. En periodismo y escritura históricamente precisa , un comunicado de prensa se considera una fuente primaria . Son documentos originales que contienen información oficial. Los comunicados de prensa también se diferencian de otros anuncios porque están escritos de una manera específica, con el objetivo de que los medios de comunicación los recojan y los informen.

4 pros y 3 no de escribir un comunicado de prensa

Cuando escribe un comunicado de prensa, es mejor seguir las pautas tradicionales. Si desea que su comunicado de prensa de interés periodístico sea recogido por un medio de comunicación, debe seguir estas sugerencias.

Considere el ángulo de su comunicado de prensa

Concéntrese en cómo su anuncio proporciona valor a su público objetivo. Ese es tu ángulo (y tu gancho). Cuando sirve a la gente, vale la pena compartirlo. Transmitir una perspectiva o un ángulo claro atraerá más la atención de la prensa. Considere el medio al que está enviando su comunicado: una estación de televisión puede responder desde un ángulo diferente al de una estación de radio pública o un periódico.

Considere cómo su historia impacta a la comunidad. ¿Hay alguna controversia en torno a este evento? ¿Se está avanzando para abordar un problema específico? ¿Cómo podría su comunicado de prensa evocar una respuesta emocional del lector?

Incluya las cinco W

Las cinco W son quién , qué , cuándo , dónde y por qué . Esta es la información más importante en el comunicado de prensa. La información importante debe compartirse al principio de su comunicado de prensa para que el periodista que lo lea no tenga que buscar detalles vitales, como cuándo y dónde se llevará a cabo el anuncio o evento y quién estará allí.

Usa palabras clave

Si su comunicado de prensa es enviado por un servicio de distribución, por lo general se podrá buscar en la web. Estos servicios de distribución también envían su comunicado de prensa directamente a las bandejas de entrada de los periodistas. El uso de palabras clave en el título y el resumen hará que su comunicado de prensa aparezca en los motores de búsqueda y facilitará la búsqueda de información clave.

Haga un hipervínculo u obtenga las referencias que cita

Si usa alguna referencia en su comunicado de prensa, use un texto de anclaje para vincular la fuente. Puede optar por hacer referencia a datos, citas u otra información que deba citarse. Los periodistas a menudo preguntarán de dónde obtuvo su información o la fuente de sus datos, por lo que poner esa información por adelantado responderá esas preguntas antes de que se hagan.

no tardes*

Los comunicados de prensa deben ser claros y concisos. Los periodistas no tienen tiempo para leer varias páginas, especialmente cuando reciben docenas de comunicados de prensa al día.

*Una excepción a esta regla son los comunicados de prensa cuyo objetivo es transmitir información complicada y matizada, como los que anuncian un estudio médico, un avance tecnológico, etc.

No olvides editar

Los comunicados de prensa son documentos formales y profesionales. No desea que su comunicado de prensa tenga errores. Revise y edite minuciosamente su comunicado antes de enviarlo, esté atento a errores tipográficos, nombres mal escritos, fechas incorrectas e información faltante.

no seas redundante

Cada componente de su comunicado de prensa es otra oportunidad para transmitir su punto de vista y demostrar que su evento es de interés periodístico. Evite que el título, el subtítulo y la primera oración sean iguales. Los párrafos de su comunicado de prensa deben contener información única y deben fluir fácilmente juntos.

Cómo escribir un comunicado de prensa

Cumplir con el esquema típico de comunicado de prensa muestra a los medios de comunicación que su organización es profesional. La estructura estándar también facilita que los periodistas encuentren rápidamente la información que buscan. Analicemos los tipos de comunicados de prensa y lo que debe incluir cada tipo.

Esquema del comunicado de prensa

Un comunicado de prensa es esencialmente una página de noticias que sigue un esquema tradicional. Debe tener entre 200 y 500 palabras. Aquí hay un esquema de comunicado de prensa estándar.

1 titular

2 Fecha de publicación

3 Información de contacto

4 Resumen

5 Párrafo de introducción

6 párrafos de detalle

7 Acerca de

8 ###

¿Cuáles son los diferentes tipos de comunicados de prensa?

Lanzamientos y actualizaciones de productos

El lanzamiento de un producto es un buen momento para crear un comunicado de prensa. Permite a una empresa controlar qué información sobre su producto sale al público y genera entusiasmo por su última innovación. Incluya siempre una foto de alta calidad del producto en un comunicado de prensa del producto.

Ejemplos:

• Apple presenta nuevas correas Apple Watch Pride Edition
• Coding Dojo lanza un programa de UX/UI en línea a tiempo parcial para mejorar las habilidades de los profesionales que trabajan
• Genesis entrega el primer automóvil eléctrico GV60 en EE. UU.

Anuncios de eventos o invitaciones

Los comunicados de prensa se pueden utilizar para anunciar eventos públicos y privados. Ya sea un resumen de un evento benéfico privado o un anuncio público de una próxima gran inauguración, un comunicado de prensa del evento puede contribuir a la imagen y el reconocimiento de marca de una organización.

Si el evento está abierto al público, incluya un claro llamado a la acción y distribuya su comunicado de prensa al menos dos semanas antes del evento. Reproduzca aspectos altamente visuales del evento a través de imágenes para generar más interés.

Ejemplos:

• Jeni's Splendid Ice Creams, un favorito del Medio Oeste, abre su primera tienda en San Diego
• Bonnaroo lanza el programa completo
• Lupus Charity Walk recauda $ 1 millón para investigación
• Organización ayuda a familias con inseguridad de vivienda a encontrar hogares permanentes

Actualizaciones de marca

Un comunicado de prensa de actualización de marca muestra al público cómo y por qué su organización cambió de marca. Incluya una cita del liderazgo de su organización para ayudar a transmitir las intenciones del cambio de marca. Puede llevar un comunicado de prensa de cambio de marca un paso más allá haciéndolo interactivo. No olvides incluir imágenes de la nueva identidad de marca.

Ejemplos:

• Dunkin' Donuts es ahora Dunkin'
• Google se convierte en "alfabeto" en cambio de marca masivo
• La Fundación de Fibrosis Quística obtiene un nuevo logotipo

Cambios en la organización

Los comunicados de prensa sobre cambios organizacionales pueden incluir nuevos líderes ejecutivos, asociaciones con otras empresas, fusiones y adquisiciones. Los cambios organizacionales se pueden percibir de diferentes maneras dependiendo de la historia de la organización y la cobertura que rodea al cambio. Un comunicado de prensa es la forma más fácil de contar la historia de su organización. Incluya citas de actores clave en el cambio.

Ejemplos:

• M&M's y Adidas se unen para el nuevo lanzamiento de zapatillas
• Blueprint Medicines eleva a dos líderes talentosos a su equipo ejecutivo
• Microsoft adquirirá Activision Blizzard para llevar la alegría y la comunidad de juegos a todos

Premios

Los anuncios de premios refuerzan la reputación de su empresa. Use palabras clave y adjetivos superlativos para enfatizar sus logros en su título. Los comunicados de prensa de los premios también se pueden utilizar para crear expectación si su organización está buscando o ha recibido financiación recientemente.

Ejemplos:

• Ologies con Alie Ward gana Webby's Best Podcast Host
• Los fabricantes de automóviles coreanos lideran el camino en la confiabilidad de los vehículos, encuentra JD Power
• Fresh Air con Terry Gross gana el premio de la Institución Peabody
• La startup de reciclaje de plástico Novoloop recauda $ 10 millones

Noticias de última hora

El formato formal y sucinto de los comunicados de prensa lo alienta a exponer simplemente los hechos y brindar explicaciones claras sin usar un lenguaje demasiado emotivo, incluso cuando se anuncian noticias de última hora difíciles. De hecho, el primer comunicado de prensa distribuido en 1906 cubrió un trágico accidente ferroviario.

Ejemplos:

• La EPA anuncia recursos sobre el coronavirus (COVID-19) para gobiernos estatales, locales y tribales
• Potente sismo sacude sur de Perú
• Japón reanudará el turismo en junio
• Sophie Masloff, ex alcaldesa de Pittsburgh, muere a los 96 años

8 cosas que todos los comunicados de prensa deben tener

1 titular

Dado que los medios de comunicación reciben cientos de historias por día, necesitará un titular impactante para que su comunicado de prensa se destaque. Para crear un título destacado, pruebe algunos de estos enfoques:

• Referenciar datos interesantes
• Hablar directamente con el lector
• Hacer una pregunta
• Incluir palabras clave
• Usar números
• Responde una pregunta
• Aplicar aliteración
• Añadir valor

2 Fecha de publicación

La mayoría de los comunicados de prensa simplemente ponen "para publicación inmediata" en el campo de fecha de publicación , pero esa no es su única opción. Si tiene un evento próximo, siempre puede enviar su comunicado de prensa con anticipación y, en su lugar, indicar la fecha en que le gustaría que se publique.

3 Información de contacto

El campo de información de contacto en el comunicado de prensa debe incluir el enlace de relaciones públicas de su organización. Este campo debe incluir su nombre, cargo, correo electrónico y número de teléfono.

4 Resumen

El resumen se ubica sobre el cuerpo del comunicado de prensa, pero debajo del título, la información de contacto y la fecha. El resumen consta de una a tres viñetas o un párrafo en cursiva de dos a tres oraciones que transmite la información más importante. Mantenlo breve.

5 Párrafo de introducción

El primer párrafo, o párrafo de introducción , debe comenzar con la ubicación del evento y presentar de qué trata el comunicado de prensa. Los medios de comunicación buscan un anuncio de interés periodístico y tres de las cinco W: cuándo, dónde y por qué.

6 párrafos de detalle

Puede incluir uno o dos párrafos de detalles que compartan hechos y cifras, más detalles o una cita de un miembro relevante de la organización. Elija solo una o dos citas o estadísticas cruciales que sean verdaderamente de interés periodístico. Puede usar el tercer párrafo para relacionar su comunicado de prensa con un evento noticioso actual para que sea más oportuno y relevante.

7 Acerca de

También llamada repetitivo, la sección Acerca de es donde le cuentas a la prensa sobre tu empresa. Esta sección debe tener de dos a cuatro oraciones e incluir las últimas dos de las cinco W: quién y qué. Incluya el nombre de su organización y su declaración de misión, fechas de fundación y tamaño de la empresa.

8 ###

Tradicionalmente, se han incluido signos de tres libras al final de un comunicado de prensa para indicar el final del contenido del comunicado de prensa. Los letreros se usaron para que los servicios de cable supieran que no había otra página y decirles a los periodistas que no tenían que esperar por otra página. Hoy en día, estos símbolos no son técnicamente necesarios, pero muchos escritores todavía siguen este formato por respeto a la tradición .

Preguntas frecuentes sobre comunicados de prensa

¿Qué es un comunicado de prensa?

Un comunicado de prensa es una declaración formal distribuida a los medios de comunicación para brindar información oficial al público. Un comunicado de prensa se considera una fuente primaria.

¿Cuándo se debe escribir un comunicado de prensa?

Debe escribir un comunicado de prensa para los eventos importantes y de interés periodístico que desea publicitar.

• Lanzamientos y actualizaciones de productos
• Anuncios de eventos o invitaciones
• Actualizaciones de marca
• Cambios en la organización
• Premios
• Noticias de última hora

¿Cuáles son los componentes clave de un comunicado de prensa?

Los componentes clave de un comunicado de prensa son:

1 titular

2 Fecha de publicación

3 Información de contacto

4 Resumen

5 Párrafo de introducción

6 párrafos de detalle

7 Acerca de

8 ###