Cómo escribir un correo electrónico profesional, con consejos y ejemplos

Escribir correos electrónicos profesionales pulidos es una habilidad fundamental: es una herramienta básica pero importante para la comunicación diaria con compañeros de trabajo, gerentes y clientes.

Casi todas las personas en los campos académico y profesional se comunican por correo electrónico, por lo que saber cómo escribirlos bien es una habilidad clave que cualquier estudiante o empleado debe dominar. Aquí discutiremos cómo escribir un correo electrónico profesional y le brindaremos consejos, sugerencias y lo que se debe y no se debe hacer en la comunicación por correo electrónico profesional.

Tabla de contenido

¿Qué es un correo electrónico profesional?

8 consejos para escribir un correo electrónico profesional

3 ejemplos de correo electrónico profesional

Preguntas frecuentes sobre correo electrónico profesional

¿Qué es un correo electrónico profesional?

Un correo electrónico profesional es un correo electrónico enviado en un entorno profesional, como entre dos colegas, un supervisor y su empleado, un estudiante y su profesor, o un solicitante de empleo y un gerente de contratación. Los correos electrónicos profesionales contienen un mensaje claro y práctico.

Los correos electrónicos profesionales pueden ser mensajes cortos agradeciendo a alguien por reunirse con usted y deseándole un buen fin de semana. Sin embargo, en la mayoría de los casos, el correo electrónico trata sobre una tarea en el lugar de trabajo.

Temas de correo electrónico profesionales

• Programar una reunión
• Hacer o responder una pregunta
• Aclarar una declaración o instrucciones
• Seguimiento de una comunicación anterior
• Recordar al destinatario una fecha límite
• explicando algo

Según el informe “Email and Document Usage Benchmark”, el 91% de los empleados se comunica con sus clientes a través del correo electrónico y el 61% lo prefiere a otros métodos de comunicación. Por lo tanto, es una apuesta segura que enviarásmuchoscorreos electrónicos a lo largo de tu carrera.

Cuando sabes cómo escribir un correo electrónico profesional, le darás al destinatario una impresión positiva de ti y, si corresponde, de tu empresa u organización. Muestra a los posibles empleadores que usted se toma en serio su solicitud y les permite a los profesores saber que usted se toma en serio sus tareas.

Características del correo electrónico profesional

• Un tono profesional
• Un saludo apropiado
• Una línea de asunto clara y directa
• Un mensaje conciso que expresa su propósito.
• Un cierre apropiado que explique qué acción se debe tomar.
• Una despedida

Escenarios de correo electrónico profesional

Cada vez que necesite enviar un correo electrónico en un entorno profesional o académico, deberá escribir un correo electrónico profesional. Esto incluye:

• Comunicarse con colegas y gerentes.
• Comunicarse con personas ajenas a su organización, como proveedores, socios y clientes.
• Comunicarse con profesores y administradores escolares.
• Comunicarse con funcionarios del gobierno.
• Comunicación durante el proceso de solicitud de empleo.
• Comunicarse con el servicio de atención al cliente.

Básicamente, cualquier correo electrónico queno seapara un amigo cercano o un familiar debe redactarse de acuerdo con las pautas de correo electrónico profesionales. Esto es cierto incluso cuando está frustrado o descontento con el destinatario, como cuando escribe un correo electrónico de queja.

8 consejos para escribir un correo electrónico profesional

1 Incluye el tema en la línea de asunto.

Lo primero que ve su destinatario en su bandeja de entrada es la línea de asunto de su correo electrónico. En un correo electrónico de marketing, la línea de asunto puede marcar la diferencia entre que el destinatario lo abra o lo elimine. Su línea de asunto debe ser concisa, llamativa y relevante.

Indique exactamente de qué se trata su correo electrónico en la línea de asunto. De esta manera, el destinatario sabe qué esperar de su correo electrónico. No es necesario ser creativo ni hacer clic aquí; El destinatario apreciará una línea de asunto clara que le ayude a leer y responder su correo electrónico de manera eficiente.

2 Dirígete al destinatario correctamente

La mejor manera de dirigirse al destinatario de un correo electrónico profesional es "Estimado", seguido de su nombre o apellido junto con el honorífico apropiado. Si no está seguro de qué honorífico usar, quédese con su nombre o con su nombre y apellido.

Alternativamente, puedes comenzar el correo electrónico con "Hola" o "Hola", seguido del nombre del destinatario. Por lo general, esto está reservado para personas con las que ya tiene una relación, como un colega o un gerente.

3 Mantenlo enfocado

Un correo electrónico profesional debe cubrir un tema. Podría ser una pregunta, una solicitud, una respuesta o una explicación. Sea lo que sea, el cuerpo del correo electrónico debe centrarse en este tema. Mantenga su correo electrónico conciso pero no omita información clave.Concisosignifica "sólo lo largo que sea necesario".

4 Incluye tu firma

Después de escribir la línea de cierre del correo electrónico, que debe incluir un llamado a la acción o un paso viable, agregue una despedida adecuada y su firma. Una firma profesional debe incluir toda la información que el destinatario pueda necesitar para comunicarse con usted de manera adecuada, como su título, número de teléfono y extensión, y dirección de correo electrónico. Sí, sabemos que podrían simplemente presionar responder para responder, pero incluir su dirección de correo electrónico elimina cualquier posible confusión sobre cómo comunicarse con usted.

5 Revisar

Antes de presionar enviar, revise su correo electrónico. Lea rápidamente para asegurarse de que no contenga errores tipográficos, ortográficos o gramaticales. Los errores en el correo electrónico pueden socavar todo su mensaje y hacer que parezca poco profesional.

6 Evite un tono casual

En la mayoría de los casos, esto significa no utilizar emoji.

Un correo electrónico profesional debe escribirse en un tono profesional. Evite la jerga, los coloquialismos y cualquier otra cosa que parezca lo suficientemente informal como para ser un mensaje de texto. De manera similar, manténgase alejado de frases cliché como "simplemente dando vueltas hacia atrás" al realizar el seguimiento.

7 Cuida tus palabras

Recuerde, cualquiera puede reenviar su correo electrónico a cualquier otra persona. De manera similar, cualquiera puede descargar, imprimir o hacer una captura de pantalla de su correo electrónico. Un correo electrónico es un registro escrito de una conversación, por lo que si no desea un registro escrito de algo, no lo diga en un correo electrónico.

8 Deja tus instrucciones claras

No asuma que el destinatario sabe dónde se encuentra un archivo específico o qué fuentes utilizó para respaldar su posición en un ensayo reciente. Explique todo lo que mencione e incluya enlaces cuando corresponda para que su destinatario sepa exactamente de qué está hablando y pueda acceder a él fácilmente.

3 ejemplos de correo electrónico profesional

1 Asunto:¡Gracias por su interés en nuestro programa de posgrado de verano!

Querida vanessa,

Muchas gracias por tu consulta. En este momento, no aceptamos nuevas solicitudes para nuestro programa de posgrado de verano.

¡Le deseamos la mejor de las suertes en sus proyectos futuros!

Saludos cordiales, Simone Blakely, PhD Humanidades, Jefa del Departamento

2 Asunto:Por favor, cierra la ventana antes de salir.

Hola maha,

Según mi último correo electrónico, absténgase de dejar la ventana abierta después de abandonar su escritorio al final de cada día. Anoche entramos y encontramos agua en su cubículo.

Gracias Alexei

3 Asunto: ¿Tienes tiempo para una llamada esta semana?

Estimado Sr. Albanese,

Recientemente vi tu publicación en LinkedIn sobre cómo buscar conectarme con snacks mayoristas.

vendedores en su área. Soy propietario y opero AcmeCo Snacks, un proveedor mayorista de snacks por suscripción. Me encantaría tener veinte minutos de su tiempo para analizar lo que tengo y las opciones de precios. ¿Estás libre para una llamada rápida a finales de esta semana?

Por favor, déjame saber si quieres que comparta mi catálogo de verano. Tenemos algunos productos nuevos fantásticos en camino y me encantaría explicarle nuestros paquetes.

Estoy libre los miércoles, jueves y viernes de 12 a 5 p. m. EST. Por favor, déjame saber algunos horarios que funcionen mejor para ti.

¡Tengo muchas ganas de charlar más!

Saludos, Miriam Schneider Propietaria y directora ejecutiva de AcmeCo Snacks “¿Necesita un refrigerio? Te respaldamos”.

Preguntas frecuentes sobre correo electrónico profesional

¿Qué es un correo electrónico profesional?

Un correo electrónico profesional es un correo electrónico enviado en un entorno académico o empresarial que contiene un mensaje claro y procesable.

¿Cuándo deberías escribir un correo electrónico profesional?

• Comunicarse con colegas y gerentes.
• Comunicarse con personas ajenas a su organización, como proveedores, socios y clientes.
• Comunicarse con profesores y administradores escolares.
• Comunicarse con funcionarios del gobierno.
• Comunicación durante el proceso de solicitud de empleo.
• Comunicarse con el servicio de atención al cliente.

¿Cuáles son los elementos importantes de un correo electrónico profesional?

• Línea de asunto
• Saludo
• Párrafo(s) de cuerpo conciso
• Sección de cierre con un paso procesable para el destinatario
• Cerrar sesión
• Firma