7 consejos útiles para escribir un correo electrónico profesional perfecto

Es un día emocionante, el primero en un nuevo trabajo. Y es el tipo de trabajo al que podrías acostumbrarte: sentarte en una silla cómoda y manejar correos electrónicos no es exactamente un trabajo agotador, ¿verdad? Pero es posible que algunas partes no te resulten naturales, al menos no de inmediato.

Tal vez desee que los correos electrónicos que redacte proyecten confianza y control, pero le preocupa organizar cada parte en el orden correcto. Tal vez no estés seguro de cuál es la mejor forma de saludar. Tal vez no creciste hablando inglés en casa; tal vez todavía no es el idioma en el que sueñas.

Cualquiera que sea el caso, no debe preocuparse, porque con un poco de práctica, escribir el correo electrónico profesional perfecto comenzará a sentirse fácil, incluso automático. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a comenzar.

1 Saluda a la persona a la que le estás escribiendo.

Puede parecer extraño dirigirse a un extraño en Internet como Dear , pero es estándar en la correspondencia formal . Otras opciones respetables pero menos comunes incluyen saludos y saludos .

Cuando sea posible, lo mejor es poner el nombre del destinatario. Sígalo con una coma o dos puntos, como en estos ejemplos:

• Estimado Chad,
• Estimado Sr. Oswald:
• Estimada Sra. Picard-Mimms:

Si no está seguro de si una mujer a la que le escribe es Sra. o Sra. , entonces la Sra. suele ser la opción más segura. Otro enfoque sólido y neutral en cuanto al género es simplemente poner el nombre completo del destinatario:

• Estimado Alex Lee:

Por el contrario, el genérico Dear Sir or Madam parece impersonal y debe evitarse.

2 ¿Está agradeciendo a la persona o está respondiendo a un mensaje reciente de ella? Si es así, comience allí.

(Si se está comunicando con un extraño con el que nunca se ha escrito antes, comience el cuerpo de su correo electrónico con el Paso 3).

Lo que eliges escribir primero le dice al lector lo que crees que es importante.

Si tienes algo por lo que expresar gratitud, debes hacerlo desde el principio, para que no se sienta como una ocurrencia tardía. Del mismo modo, si ya está en medio de una conversación de ida y vuelta, querrá mantenerse en el camino y no cambiar de tema. Algunos ejemplos:

• Gracias por su amable contribución a Red Panda Conservation International.
• Gracias por tu interés; mi cliente estaría más que feliz de chatear en el momento que usted sugirió.
• Las piezas de repuesto que solicitó para su DeLorean están programadas para entregarse esta semana.

La clave aquí es llegar al punto rápidamente; usted no quiere mantener a un lector ocupado preguntándose.

3 Explique sobre qué está escribiendo.

Hay dos preguntas que debe responder claramente. ¿Qué esperas que suceda y cómo puede ayudar la persona a la que estás escribiendo? Por ejemplo:

• Le escribo para preguntarle sobre su investigación sobre cómo los gatos arreglan su pelaje.
• Soy un productor de radio local que busca programar una entrevista en vivo antes de su actuación en Oakland la próxima semana.
• Mi estudio de arquitectura necesita experiencia en casas en los árboles y varios colegas me dicen que su conocimiento no tiene rival.

Al establecer su propósito, debe ser directo, pero no hasta el punto de parecer brusco o grosero. Si esto se siente como un acto de equilibrio incómodo, pecar de formalidad. Así como es mejor estar un poco demasiado arreglado en el trabajo que demasiado informal, generalmente es mejor que su primer correo electrónico a un nuevo contacto sea excepcionalmente cortés.

4 Recuerda que debe ser breve

Los correos electrónicos profesionales no deben ser épicos en longitud. Sea respetuoso con el tiempo de sus lectores, porque si sienten que su mensaje es excesivamente largo, es probable que comiencen a hojearlo.

Si un tema importante requiere una discusión prolongada, busque mejores formas de comunicarse al respecto que el correo electrónico. Use su mensaje como una forma de organizar una reunión o discusión, en lugar de un lugar para un tratado denso sobre el tema.

5 Concluya con una línea de cierre.

Su correo electrónico debe concluir con una oración que aclare su significado y establezca lo que sigue. Podría animar al lector a tomar medidas o ser una forma de calmar suavemente la conversación.

• Espero seguir hablando de esto con usted el jueves a las 11 a. m.
• Revise el borrador del manuscrito que adjunto y déjeme saber qué revisiones o preguntas le vienen a la mente.
• Su orientación ha sido extremadamente útil y espero estar en contacto.

Así como su mensaje podría haber comenzado donde lo dejó un correo electrónico anterior, desea que este termine configurando correspondencia futura.

6 Firme con un cierre apropiado.

Hay muchas maneras de terminar un correo electrónico antes de poner tu nombre, pero en aras del decoro profesional, probablemente sea mejor no ser demasiado creativo. Muchas personas se quejan de las distracciones de las firmas de correo electrónico como "salud" y "VR" (muy respetuosamente), así que elija uno que no se sienta fuera de lugar. Algunas de las opciones más confiables son:

• Sinceramente,
• Atentamente,
• Gracias de nuevo,
• Con aprecio,
• Saludos,
• Respetuosamente,

En este punto, ya casi ha terminado; solo queda un último paso importante.

7 Tómese un momento para corregir .

Revisar lo que escribió antes de presionar enviar no debería ser una tarea que consuma mucho tiempo: recuerde, el correo electrónico ideal es conciso .

Asegúrate de que tu saludo se vea bien (nada se siente peor que darte cuenta de que el nombre de la persona a la que acabas de enviar un correo electrónico está mal escrito) y de decir gracias cuando sea apropiado. Vuelva a verificar que cualquier solicitud que haga sea directa y fácil de entender, pero no abrupta ni presuntuosa.

Además, esta es su última oportunidad de detectar errores tipográficos sutiles; hemos visto más de un hilo de correo electrónico saltarse completamente de los rieles cuando alguien tenía la intención de escribir "ahora" pero accidentalmente puso "no" en su lugar, como en "No estamos tratando de tener la presentación lista para el jueves". Estar atentos.

Grammarly está aquí para ayudar.