Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio profesional

Los humanos tenemos memorias imperfectas. Por eso existen los correos electrónicos de recordatorio. A lo largo de su carrera, es probable que escriba muchos correos electrónicos recordatorios. Son correos electrónicos que mencionan temas que se han discutido anteriormente, como solicitudes profesionales, reuniones y puntos de discusión, para evitar que el destinatario los olvide. Los correos electrónicos de recordatorio también son útiles en su vida no profesional, ya sea para pedirle a alguien que confirme su asistencia a un evento, hacer planes para un viaje o darle un empujón a alguien sobre una cita.

¿Qué es un correo electrónico de recordatorio?

Se envía un correo electrónico de recordatorio para recordarle al destinatario que realice una acción específica o para asegurarse de que no haya olvidado algo. En los ámbitos profesional y académico, a menudo se envían correos electrónicos de recordatorio para garantizar que se programen las reuniones, se compartan los documentos, se reconozca la información y se cumplan los plazos. Los correos electrónicos de recordatorio son un tipo de correo electrónico profesional y comparten algunas similitudes con otros tipos de correos electrónicos profesionales, como los correos electrónicos de ventas y de seguimiento.

¿Cuándo debería enviar un correo electrónico de recordatorio?

Un correo electrónico de recordatorio suele ser un mensaje de seguimiento que respalda un correo electrónico anterior. Por ejemplo, si envía un correo electrónico a un colega para programar una reunión y no recibe respuesta, puede enviar un correo electrónico de recordatorio para reiterar la solicitud de reunión.

Los correos electrónicos de recordatorio no necesariamente tienen que seguir a los correos electrónicos. También puedes enviar uno después de una llamada telefónica o una conversación en persona. Siempre que necesite recordarle al destinatario algo que haya discutido anteriormente, un correo electrónico de recordatorio es apropiado.

Cuándo enviar un recordatorio

A continuación se muestran algunos escenarios de ejemplo que se pueden resolver mediante un correo electrónico de recordatorio:

• Un pago atrasado de un cliente
• Una próxima fecha límite
• Documentación que debe firmarse
• Una próxima reunión
• Eventos
• comunicación caducada

Cuándo no enviar un recordatorio

No envíe un correo electrónico de recordatorio si han pasado menos de 24 horas desde que envió su correo electrónico inicial. Tenga esto en cuenta como el tiempo mínimo que es apropiado esperar antes de enviar un correo electrónico de recordatorio; en algunos casos, puede ser apropiado esperar más.

4 consejos para escribir un correo electrónico de recordatorio

1 Usa un tono profesional

Un correo electrónico de recordatorio, como cualquier correo electrónico adecuado, debe escribirse en un tono directo y profesional. No sea acusatorio ni reprensivo en un correo electrónico de recordatorio; el objetivo no es avergonzar al destinatario para que cumpla, sino simplemente recordarle acerca de una reunión, llamada u otro tema que podría olvidarse en el transcurso de la vida profesional diaria.

2 Sea directo

Además de ser educado y profesional, sea directo. Haga una solicitud específica, como pedirles que le envíen por correo electrónico el acceso a un documento específico o que digan "sí" a una reunión programada en su calendario, y exprese esta solicitud directamente.

3 El tiempo es importante

La cantidad de tiempo adecuada para esperar antes de enviar un correo electrónico de recordatorio depende en gran medida de la urgencia de su mensaje. Para plazos ajustados, envíe correos electrónicos de recordatorio aproximadamente 24 horas después de su comunicación inicial. Para problemas menos urgentes, está bien esperar unos días antes de enviar un correo electrónico de recordatorio. Considere cuánto tiempo ha pasado desde su comunicación inicial, así como cuánto tiempo tiene antes de la fecha límite; si esa fecha límite se acerca rápidamente, enviar un correo electrónico de recordatorio lo antes posible puede ayudarlos a evitar perderla.

En cualquier correo electrónico de recordatorio urgente, incluya una línea de tiempo clara. En su cronograma, incluya la fecha de su conversación inicial, la fecha límite y cualquier otra fecha relevante.

4 No te disculpes

Por último, no te disculpes por enviar un correo electrónico de recordatorio. Simplemente brinde al destinatario una breve explicación de su correo electrónico y pídale cortésmente que tome medidas.

Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio cortés

Utilice el siguiente formato como plantilla para correos electrónicos de recordatorio eficaces.

Línea de asunto

Utilice una línea de asunto clara para su correo electrónico de recordatorio. El destinatario debe saber de qué se trata el correo electrónico incluso antes de abrirlo. A continuación se muestran algunos ejemplos de buenas líneas de asunto de correo electrónico de recordatorio:

• Recordatorio: envíe sus documentos de incorporación firmados antes del jueves 28 de septiembre.
• Seguimiento: Nuestra reunión el próximo martes a las 11 am
• Acción URGENTE requerida: proyecto de Ward Street

Saludo

Comience su correo electrónico con un saludo profesional estándar, comoHola, HolaoEstimado, seguido del nombre del destinatario.

Explicación

En la primera sección del cuerpo de su correo electrónico de recordatorio, indique el motivo por el que envía un recordatorio. Esto podría ser un resumen rápido de una conversación que tuvo con el destinatario o una o dos oraciones que expliquen por qué se está comunicando. En cualquier caso, mantenga esta sección breve y directa.

Solución propuesta/llamado a la acción

La segunda mitad del cuerpo del correo electrónico de recordatorio debe incluir el recordatorio real. Aquí es donde usted indica lo que el destinatario debe hacer y la fecha límite para hacerlo. Dependiendo del tema y el marco de tiempo, también puede indicar que la acción debe tomarse “lo antes posible” o lo antes posible.

Dependiendo del contenido del correo electrónico, también puedes decirle al destinatario que te envíe un correo electrónico o que te llame si tiene alguna pregunta.

Cerrar sesión

Complete un correo electrónico de recordatorio con una aprobación profesional, como por ejemplo:

• Atentamente
• Atentamente
• Mejor

Siga su cierre con su firma profesional.

5 ejemplos de correos electrónicos de recordatorio

1 correo electrónico de recordatorio a un gerente

Asunto: Re: PTO del 12/10 al 20/10

Hola rosalía,

Quería hacer un seguimiento de mi solicitud de PTO del 12 al 20 de octubre. ¿Pudieron obtener autorización de Recursos Humanos para tomarme este tiempo libre?

Avíseme lo antes posible, ya que necesito asegurar reservas para un hotel y vuelos si se aprueba el PTO.

¡Gracias!

Mejor,

dalila

2 Correo electrónico de recordatorio a un cliente

Asunto: Aprobación del diseño

Hola Karoline,

Gracias por los rápidos comentarios sobre esas maquetas. Envíe sus notas o aprobación de la actualización de diseño propuesta antes del EOD del viernes para que nuestro equipo creativo pueda seguir adelante con sus activos para la campaña de correo electrónico.

Si tienes más preguntas o necesitas una aclaración, siempre estoy disponible por correo electrónico o Slack.

Calurosamente,

carmichael

Líder de diseño

Agencia de diseño

3 Correo electrónico de recordatorio de reunión

Asunto: Esperamos nuestra llamada hoy a las 2 p.m.

Hola Darién,

Espero que este correo electronico te encuentre bien. Me gustaría recordarles nuestra llamada de estado esta tarde. Espero poder hablar sobre nuestro progreso en su proyecto de renovación y escuchar sus comentarios.

Si necesita reprogramar nuestra llamada, hágalo eligiendo otra fecha y hora en mi calendario aquí: [enlace al calendario].

Mejor,

Vittorio Manoy

Capataz

construcción, llc

4 Correo electrónico de recordatorio urgente

Asunto: URGENTE: Se requiere acción antes del 1 de octubre

Estimado Sumit,

Apreciamos su negocio y estamos orgullosos de llamarlo "uno de los nuestros" durante los últimos tres años. Esperamos que continúe invirtiendo con Capital Company. Sin embargo, para poder hacerlo, necesitamos que actualice su cuenta de inversor y autorice la autenticación de dos factores. Esto es para proteger sus datos confidenciales y garantizar el cumplimiento de la seguridad.

Si tiene alguna pregunta sobre la actualización o cómo mantenemos seguros sus datos, responda a este correo electrónico. Si no puede actualizar su cuenta y autorizar la autenticación de dos factores antes del 1 de octubre, su cuenta quedará en espera hasta que complete la actualización.

Muchas gracias por su cooperación; estamos entusiasmados de seguir invirtiendo con usted.

Mejor,

Esther Clark

Asistente de Administración de Seguridad

Capital Co.

5 Correo electrónico de recordatorio de pago

Asunto: Recordatorio: Por favor pague la Factura #008

Estimada Sra. Teplitsky,

Este es un amable recordatorio de que la factura n.° 008 está vencida. Complete su pago lo antes posible.

Si cree que este correo electrónico es un error, reenvíelo a Santos Bautista, Jefe de Contabilidad, a [dirección de correo electrónico] con una breve explicación del error.

Gracias,

Débora

Administración. Asistente, Alojamiento Web

Preguntas frecuentes sobre correos electrónicos de recordatorio

¿Qué es un correo electrónico de recordatorio?

Un correo electrónico de recordatorio es un mensaje enviado para recordarle al destinatario sobre un próximo evento, una acción o un tema discutido anteriormente.

¿Cuándo debería enviar un correo electrónico de recordatorio?

Envíe un correo electrónico de recordatorio al menos un día después de su comunicación inicial con el destinatario. Si les está recordando una fecha límite, también puede resultar útil enviar el correo electrónico de recordatorio al menos 24 horas antes de la fecha límite.

¿Qué debe incluir un correo electrónico de recordatorio?

Un correo electrónico de recordatorio debe incluir lo siguiente:

• Una línea de asunto clara y llamativa
• Un saludo
• Una explicación concisa de por qué envías el correo electrónico.
• Una solicitud o recordatorio claro y directo
• Una firma y cierre profesional

¿Cuáles son los diferentes tipos de correos electrónicos recordatorios?

• Seguimiento de reuniones
• Recordatorios de pagos perdidos
• Solicitudes de acción
• Reanudar la comunicación caducada
• Recordatorios de reuniones