Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio - con ejemplos

Ya sea que se trate de un pago faltante, una reunión urgente o una solicitud de ausencia, a veces deberá enviar un correo electrónico de recordatorio.

Los correos electrónicos de recordatorio deben ser corteses, profesionales y persuasivos: transmitir su punto de vista sin dejar de ser grosero. Al final del correo electrónico, el destinatario debe saber exactamente qué debe hacer y cuándo.

‍ Los correos electrónicos de recordatorio amistosos son notoriamente difíciles de lograr, pero ese no tiene por qué ser el caso. Al leer esta guía y seguir nuestros principios para escribir un correo electrónico de recordatorio, podrá enviar un recordatorio suave en minutos.

¿Qué es un correo electrónico de recordatorio?

Hay numerosas razones por las que puede necesitar enviar un recordatorio por correo electrónico. Algunos de ellos incluyen confirmar la asistencia a una próxima reunión o entrevista, resaltar una factura impaga o trabajo atrasado.

Los recordatorios por correo electrónico generalmente se dividen en dos tipos:

1. Un correo electrónico enviado antes de que suceda algo; por ejemplo, un recordatorio amistoso de que se va a celebrar una reunión.
2. Un recordatorio por correo electrónico después de que algo no haya sucedido, por ejemplo, un recordatorio de que una factura no se ha pagado antes de la fecha de vencimiento.

Un correo electrónico de recordatorio tiene un único propósito: hacer que alguien actúe.

Ya sea para enviarle un correo electrónico, devolverle la llamada, enviarle el trabajo o pagar su factura. Al final del correo electrónico, deben saber qué quieres que hagan, cómo quieres que lo hagan y cuándo.

Es así de simple, entonces, ¿por qué a muchos de nosotros nos resulta tan difícil escribir recordatorios educados por correo electrónico? Es el medio el que hace que el mensaje sea un desafío.

A diferencia de las llamadas telefónicas, el correo electrónico es pasivo. Eliminar el elemento humano puede causar problemas de comprensión y conducir a la evasión y falta de acción. A las personas les resulta más fácil ignorar un correo electrónico que una llamada telefónica.

¿Entonces que puedes hacer? Ya sea que tenga correspondencia comercial o personal, escribir un correo electrónico profesional es una habilidad esencial que debe dominar.

Al escribir un correo electrónico de recordatorio, el desafío es lograr el equilibrio adecuado entre ser profesional, educado y persuasivo. Los correos electrónicos de recordatorio amistosos deben cumplir con las reglas formales de la etiqueta del correo electrónico, pero deben asegurarse de que no haya lugar para la confusión.

Los académicos que estudian los correos electrónicos han concluido que usar "el tono y la actitud apropiados en los correos electrónicos pueden ayudar a mitigar los desafíos que presenta el medio". Al ser profesional, cortés y persuasivo pero amable, puede hacer que la gente responda. Por otro lado, es probable que su correo electrónico sea ignorado si parece grosero, agresivo o ambivalente.

¿Por qué son importantes los correos electrónicos de recordatorio amistosos?

Escribir correos electrónicos de recordatorio educados es una necesidad en nuestra vida personal y profesional. Los correos electrónicos son la moneda comercial del mundo, con más de 300 mil millones de mensajes electrónicos enviados todos los días. El trabajador promedio recibe 121 correos electrónicos al día, y se estima que un increíble (o impactante) 35% de estos correos electrónicos comerciales no se leen.

También tienen 651 correos electrónicos sin leer en su bandeja de entrada. Son muchos mensajes perdidos y remitentes descontentos. ¿Cuántos has obtenido?

Si se encuentra ahogándose en las comunicaciones digitales, no se desespere. La investigación centrada en I+D en empresas de EE. UU. encontró que "los administradores de innovación tienen una mayor cantidad de contactos directos, están más comprometidos en las conversaciones y reciben más mensajes de los que envían". También encontraron que las personas innovadoras eran más propensas a responder de manera rápida y profesional.

Cuando considera cuánto tiempo lleva abrir, leer y responder un correo electrónico, no sorprende que incluso la correspondencia esencial se pierda. Pero los correos electrónicos perdidos pueden traducirse en pérdida de ingresos, ya que la PYME promedio del Reino Unido tiene al menos cinco facturas pendientes, con un promedio de $ 11,700. ¿Cuántos correos electrónicos de recordatorio de pago atrasado ha enviado?

Es posible que los encuestados no ignoren su correo electrónico a propósito. De hecho, los filtros de spam cada vez más sensibles pueden colocar su correspondencia crucial en una carpeta de correo no deseado, especialmente si contiene un archivo adjunto.

Los correos electrónicos de recordatorio amistosos pueden ser difíciles de escribir e incómodos de recibir, así que manténgalos concisos. El destinatario debe hacer dos cosas: leer el correo electrónico y responder. Es así de simple, por lo que no hay razón para complicar demasiado el envío.

Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio

Los correos electrónicos de recordatorio deben ser breves, ágiles y directos. Quieres que la persona haga algo, así que debes ser claro. Debes ser asertivo y evitar ser grosero. Mostrarse descortés es la forma más rápida de que su correo electrónico sea descartado por completo.

En términos de tono, le recomendamos que sea formal al enviar correos electrónicos de recordatorio amables. Si se trata de algo serio, como una factura impaga, es posible que deba volver a consultar el correo electrónico en el futuro o incluso usarlo como prueba, así que sea lo más cortés posible.

Nuestra investigación ha encontrado que hay seis componentes cruciales de los correos electrónicos de recordatorio exitosos:

1. Línea de asunto
2. Saludo
3. Situación
4. Solución
5. Acción
6. Cerrar sesión

Veamos estos con mayor detalle paso a paso.

1. Línea de asunto

Le recomendamos que sea claro en las líneas de asunto de su correo electrónico de recordatorio. Nuestro ejemplo a continuación significa que el destinatario no puede tener ninguna duda de qué se trata el correo electrónico.

2. Saludo por correo electrónico

Ser cortés y profesional es el enfoque correcto. No profundizaremos demasiado en los matices de los saludos por correo electrónico, pero lea nuestra guía sobre cómo iniciar un correo electrónico profesional si desea obtener más información.

3. Situación

Explique el problema y sea específico. Incluya referencias, fechas y detalles. Sea claro e inequívoco.

4. Solución

Seremos un poco más amables en este ejemplo de correo electrónico de recordatorio de lo que necesariamente debe ser. Aún así, a menudo ayuda, especialmente si es una pequeña empresa y la persona con la que se está comunicando es un cliente valioso.

A veces puede haber excusas legítimas de por qué se ignora o no se paga un correo electrónico o una factura. Ser cortés y profesional le brinda la mejor oportunidad de lograr un resultado satisfactorio.

5. Acción

Dile al destinatario exactamente lo que quieres que haga. Si quieres que te paguen, díselo. Si desea fijar una fecha, hágalo. Pero resista hacer amenazas o enojarse. Es menos probable que logre el resultado que desea si lo hace.

En el caso de morosos constantes, es posible que desee especificar una fecha de pago. En algunos casos, es posible que desee explicar las consecuencias si alguien no le responde amablemente. Podría ser que ofrezca su espacio de entrevista a otra persona o inicie un procedimiento formal para recuperar los ingresos perdidos.

Nuevamente: si tienes claro lo que quieres, no hay margen para malentendidos.

6. Firma de correo electrónico

Termina tu correo electrónico de manera formal y cortés. Si necesita un recordatorio sobre cómo finalizar un correo electrónico de manera profesional, consulte nuestra guía.

Ejemplos de correo electrónico de recordatorio

Aquí hay algunos ejemplos de recordatorios de correo electrónico estándar y relativamente suaves que pueden resultarle útiles. También utilizan el marco de seis puntos que hemos establecido anteriormente. Ya sea que se inspire en nuestros ejemplos o no, recuerde siempre los aspectos centrales de un amable correo electrónico de recordatorio que hemos presentado en este blog.

Correo electrónico de recordatorio suave para el jefe

Un recordatorio amable por correo electrónico para su jefe puede ser un tema delicado, pero el principio sigue siendo el mismo. Manténgalo profesional, cortés y persuasivo. Esta muestra también podría funcionar como un amable correo electrónico de recordatorio para un gerente de recursos humanos, un profesor o un colega.

Recordatorio de correo electrónico al cliente

A veces, un proyecto puede retrasarse si un cliente, contratista, parte interesada u otra persona no cumple con su parte. Un correo electrónico de recordatorio amable a un cliente puede hacer que su proyecto vuelva a encarrilarse.

Correo electrónico de recordatorio del evento

Los correos electrónicos de recordatorio de eventos son necesarios para garantizar que su evento sea un éxito. Es probable que envíe bastantes de estos, por lo que esta muestra de correo electrónico de recordatorio es tranquilizadoramente breve, dulce y directa.

Correo electrónico de recordatorio de la reunión

Las solicitudes de reunión siempre deben ser personalizadas. Puede ser más específico sobre la importancia de una reunión y las implicaciones de no asistir en comparación con el correo electrónico del evento. Este ejemplo también se puede convertir en un correo electrónico de recordatorio de cita.

Correo electrónico de recordatorio de pago atrasado

Los recordatorios de pago son (lamentablemente) demasiado comunes, y los morosos son un problema que enfrentan todas las empresas. La clave aquí es eliminar la emoción y resistir la tentación de enojarse. Indique los hechos, déles los resultados y dígales lo que necesita que hagan.

5 errores comunes de recordatorios por correo electrónico y cómo evitarlos

Los ejemplos anteriores deberían proporcionar algunas pautas valiosas sobre cómo estructurar correos electrónicos de recordatorio amigables. Antes de despedirnos, aquí hay cinco errores comunes de recordatorios por correo electrónico y cómo puede evitarlos.

1. Ve al grano

Sea amable pero firme. Estás escribiendo un recordatorio por una razón, así que ve al grano rápidamente. Sea detallado, específico y estructurado.

2. Evita la vergüenza

Usted sabe que recibieron el correo electrónico (y probablemente también lo reciban), pero no lo nombre ni se avergüence. Mantenga sus amables correos electrónicos de recordatorio educados, amigables y enfocados.

3. Nunca te disculpes

Pedir disculpas es fácil (es lo que hacemos, ¿verdad?), pero no ayudará con tu recordatorio por correo electrónico. Si quieres, puedes suavizar un poco el golpe ( es posible que te hayas perdido mi correo electrónico anterior ), pero no es necesario. Además, no escriba uno de esos correos electrónicos "Solo un recordatorio...".

4. Proporcionar una solución

Sea siempre claro sobre lo que quiere que haga el destinatario. Quiere una respuesta y una acción que proporcione el resultado que desea. Dile a la persona lo que quieres que haga y cuándo.

5. Fomenta la comunicación

En algunos casos, puede haber razones legítimas por las que alguien no te responde. Proporcione múltiples oportunidades e indicaciones para alentarlos a que le respondan. Si no quieren enviarte un correo electrónico, ofrece la oportunidad de comunicarse contigo por teléfono.

¿Todavía te preguntas cómo escribir un correo electrónico de recordatorio amable? Con Flowrite, puede convertir breves viñetas en un correo electrónico de recordatorio listo para enviar con IA. Solicite acceso anticipado para enviar correos electrónicos de recordatorio amistosos más rápido que nunca.