Responder a todos: cómo responder a un correo electrónico grupal con confianza

La función de responder a todos es una bendición a medias. Puede ser una parte esencial de su rutina diaria de correo electrónico, pero si es descuidado, también puede ser una manera fácil de avergonzarse frente a su gerente, colegas, contactos profesionales e incluso extraños.

Saber cuándo y cómo utilizar mejor la respuesta a todos es clave para tener éxito en prácticamente cualquier cosa que implique enviar correo electrónico, como contacto con el cliente, comunicaciones internas o planificación de una salida en equipo. A continuación, cubriremos los motivos para implementarlo, situaciones en las que no es ideal y cómo responder, todo con tacto, gracia y confianza.

¿Cuándo es apropiado responder todo?

Para empezar, dejemos claro que, en muchos casos, es mejor responder a un correo electrónico grupal enviando mensajes individuales en lugar de responder a todos.

Una pregunta clave aquí es:¿Cuál esla forma más sencilla de minimizar tanto el desorden como la confusión en la bandeja de entrada para todas las personas a las que responde? Si se te ocurre una mejor manera de lograr ambas cosas, probablemente deberías hacerlo.

Aún así, hay muchas situaciones en las que utilizar responder a todos es decididamente la decisión correcta.

A veces esto es obvio: tu jefe envía un correo electrónico a tu equipo y te pide que actualices a todos sobre algo en lo que estás trabajando, por ejemplo. O un cliente le envía un correo electrónico a usted, a su jefe y a otro compañero con una pregunta sobre el momento oportuno; Si usted es la persona principal a cargo de la programación, este es un buen momento para utilizar responder a todos. Tenga en cuenta que en este escenario, parte del motivo para responder a todos es informar a los demás miembros de su equipo que usted se encargó de responder la pregunta del cliente.

Aunque la respuesta a todos a veces está mal vista porque genera correos electrónicos que distraen, molestan o son innecesarios, una respuesta única, oportuna y reflexiva puede evitar más correos electrónicos y preguntas de seguimiento.

He aquí un ejemplo: supongamos que trabaja en una sala de redacción y un colega envía un correo electrónico a quince personas preguntando urgentemente si alguien puede ayudarla a abrir el armario de suministros para coger una grabadora de campo y un micrófono para su próximo viaje periodístico.

Si solo le responde a ella y le dice: "Claro, tengo una llave y puedo comprobar un kit ahora", lo más probable es que otros respondan y se ofrezcan a hacer lo mismo, junto con un editor que le preguntará si ya está hecho. En este caso, es mejor responder a todos de inmediato y dejar claro a todos que usted está a cargo de la solicitud.

Es importante destacar que esta misma lógica funciona a escala: si veinte personas recibirán su respuesta a todos y su respuesta será útil para la mayoría de ellas, vale la pena enviarla. Dicho esto, cuanta más gente haya en el hilo, mayor será el listón de relevancia.

Este tipo de cálculo también funciona si está pensando en utilizar Responder a todos para hacer una pregunta. Si es probable que esto preocupe a la mayoría de las personas en el hilo, podría valer la pena preguntar de una manera que todos puedan ver, pero tenga cuidado de no exagerar.

¿Cuándonodeberías responder a todos?

Volvamos a la pregunta que abordamos anteriormente: ¿Cuál es la mejor manera de minimizar tanto el desorden como la confusión en la bandeja de entrada? Si el correo electrónico que está pensando en enviar no sería bienvenido o relevante para la mayoría de las personas a las que llegaría, responder a todos no es el camino a seguir.

A continuación se muestra un ejemplo: usted y todos los miembros de su departamento reciben un correo electrónico que informa que uno de sus colegas aceptó un nuevo ascenso y transferencia importante. Las felicitaciones están en orden y todos están invitados a pasar por el patio a las cuatro en punto para disfrutar del pastel y despedirse con cariño.

¿Necesita usted (y todos los demás en su departamento) responder todo conFELICIDADESen mayúsculas y el emoji de pastel? Probablemente no. En este caso, simplemente responda individualmente al célebre colega o, mejor aún, felicítelo en persona por el pastel.

Una lógica similar se aplica a asuntos más delicados o personales. Cuando necesita corregir cortésmente a alguien o asegurarse de que las cuentas por pagar tengan sus formularios de impuestos personales y su dirección actual, responder todo rara vez es óptimo, o nunca.

Esta idea es especialmente relevante cuando se trata de retroalimentación profesional porque no es difícil imaginar un escenario en el que incluso una corrección bien intencionada dada frente a una docena de colegas sea mortificante para el destinatario principal, provocando vergüenza a todos los demás en la cadena, y corre el riesgo de hacer que el remitente parezca ajeno, en el mejor de los casos.

Nuevamente, si su correo electrónico no será de valor para la mayoría de las personas que lo reciben, no utilice responder a todos.

¿Cómo puedo utilizar responder a todos para transmitir información útil con tacto?

Tal como lo haría con los correos electrónicos dirigidos a individuos, debe ser educado y breve al responder a todos. Esto significa minimizar la repetición y buscar formas de limitar el ida y vuelta. Intente aclarar lo que debería suceder a continuación, especialmente si se trata de elementos de acción para múltiples destinatarios. En tales casos, es posible que desees poner el nombre de cada persona en negrita o utilizar una lista con viñetas para mejorar la legibilidad, como en este ejemplo:

Debido a que el invitado de este episodio tuvo que reprogramar nuestra sesión de grabación para un día antes, necesitaremos aumentar nuestro cronograma.

• Marissa:¿Puedes redactar notas de producción esta mañana para que tengamos tiempo de editarlas?
• Virgil:¿Puedes estar listo para modificarlos y luego entregárselos al anfitrión antes de las 2 p. m.?
• Riley:¿Podrías asegurarte de que el invitado tenga todos los detalles sobre nuestra configuración de grabación?

Tenga en cuenta a su audiencia. Piense en qué información les resultará más útil y cómo comunicarla de forma clara, concisa, amable y sin errores.

Grammarly puede ayudarte a responder todo con confianza

Lo último que desea es presionar enviar y darse cuenta de que acaba de usar Responder a todos para criticar a colegas o desconocidos con un correo electrónico lleno de errores de puntuación, ortografía y gramaticales.

Grammarly puede ahorrarle tiempo y, al mismo tiempo, protegerlo contra errores tipográficos incómodos, comas fuera de lugar, desacuerdos entre sujeto y verbo y otros errores. Los usuarios de Grammarly Premium pueden obtener ayuda adicional con reescrituras de oraciones centradas en la claridad y ajustes de tono , para que puedan comunicarse con confianza.