Responder a todos: cómo responder a un correo electrónico grupal con confianza

La función de responder a todos es una bendición mixta. Puede ser una parte esencial de su rutina diaria de correo electrónico, pero si es descuidado, también puede ser una manera fácil de avergonzarse frente a su gerente, colegas, contactos profesionales e incluso extraños.

Saber cuándo y cómo utilizar mejor la respuesta a todos es clave para tener éxito en casi cualquier cosa que implique enviar correos electrónicos, como contacto con clientes, comunicaciones internas o planificación de una salida de equipo. A continuación, cubriremos las razones para implementarlo, situaciones en las que es menos que ideal y cómo responder, todo con tacto, gracia y confianza.

¿Cuándo es apropiado responder a todos?

Para comenzar, aclaremos que, en muchos casos, es mejor responder a un correo electrónico grupal enviando mensajes a individuos en lugar de responder a todos.

Una pregunta clave aquí es: ¿Cuál es la forma más sencilla de minimizar el desorden y la confusión de la bandeja de entrada para todas las personas a las que responde? Si puede pensar en una mejor manera de lograr ambos, probablemente debería hacerlo en su lugar.

Aún así, hay muchas situaciones en las que usar responder a todos es decididamente la decisión correcta.

A veces, esto es obvio: su jefe le envía un correo electrónico a su equipo y le pide que actualice a todos sobre algo en lo que está trabajando, por ejemplo. O un cliente te envía un correo electrónico a ti, a tu jefe y a otro compañero con una pregunta de tiempo; si usted es la persona principal a cargo de la programación, este es un buen momento para usar responder a todos. Tenga en cuenta que en este escenario, parte de la razón para responder a todos es para que los demás miembros de su equipo sepan que se encargó de responder la pregunta del cliente.

Aunque responder a todos a veces está mal visto por generar correos electrónicos que distraen, molestan o son innecesarios, una sola respuesta oportuna y bien pensada puede evitar más correos electrónicos y preguntas de seguimiento.

He aquí un ejemplo: supongamos que trabaja en una sala de redacción y un colega envía correos electrónicos a quince personas preguntando urgentemente si alguien puede ayudarla a abrir el gabinete de suministros para tomar una grabadora de campo y un micrófono para su próximo viaje de informes.

Si solo le responde a ella y dice: "Claro, tengo una llave y puedo buscar un kit para usted ahora", es probable que otros respondan y se ofrezcan a hacer lo mismo, junto con un editor que pregunta si se hizo. En este caso, es mejor responder de inmediato y dejar en claro a todos que usted está manejando la solicitud.

Es importante destacar que esta misma lógica funciona a escala: si veinte personas recibirán su respuesta y su respuesta será útil para la mayoría de ellos, vale la pena enviarla. Dicho esto, cuantas más personas estén en el hilo, más alta será la barra de relevancia.

Este tipo de cálculo también funciona si está considerando usar responder a todos para hacer una pregunta. Si es probable que le preocupe a la mayoría de las otras personas en el hilo, podría valer la pena preguntar de una manera que todos puedan ver, pero tenga cuidado de no exagerar.

¿Cuándo no deberías responder a todos?

Volvamos a la pregunta que mencionamos anteriormente: ¿Cuál es la mejor manera de minimizar tanto el desorden como la confusión en la bandeja de entrada? Si el correo electrónico que está pensando enviar no es bienvenido o relevante para la mayoría de las personas a las que llegaría, responder a todos no es el camino a seguir.

He aquí un ejemplo: usted y todos los miembros de su departamento reciben un correo electrónico que dice que uno de sus colegas ha aceptado un gran ascenso y transferencia. Las felicitaciones están en orden, y todos están invitados a pasar por el patio a las cuatro en punto para disfrutar de un pastel y despedidas cariñosas.

¿Necesita usted (y todos los demás en su departamento) responder con FELICITACIONES en mayúsculas y el emoji del pastel? Probablemente no. En este caso, simplemente responda individualmente al célebre colega, o mejor aún, felicítelo en persona con un pastel.

Una lógica similar se aplica a asuntos más delicados o personales. Cuando necesite corregir amablemente a alguien o asegurarse de que las cuentas por pagar tengan sus formularios de impuestos personales y su dirección actual, responder a todos rara vez, si es que alguna vez, es óptimo.

Esta idea es especialmente relevante en lo que respecta a la retroalimentación profesional porque no es difícil imaginar un escenario en el que incluso una corrección bien intencionada dada frente a una docena de colegas sea mortificante para el destinatario principal, provocando vergüenza para todos los demás en la cadena, y corre el riesgo de hacer que el remitente parezca ajeno, en el mejor de los casos.

Una vez más, si su correo electrónico no será de valor para la mayoría de las personas que lo reciben, no utilice responder a todos.

¿Cómo puedo usar responder a todos para transmitir información útil con tacto?

Al igual que lo haría con los correos electrónicos a las personas, debe ser cortés y ser breve al responder a todos. Esto significa minimizar la repetición y buscar formas de limitar el ir y venir. Trate de aclarar lo que debería suceder a continuación, especialmente si se trata de elementos de acción para múltiples destinatarios. En tales casos, es posible que desee poner el nombre de cada persona en negrita o usar una lista con viñetas para mejorar la legibilidad, como en este ejemplo:

Debido a que el invitado de este episodio tuvo que reprogramar nuestra sesión de grabación para un día antes, tendremos que acelerar nuestro marco de tiempo.

• Marissa: Virgil: Riley: Tenga en cuenta a su audiencia. Piense en qué información les servirá mejor y cómo comunicarla de una manera clara, concisa, amable y sin errores.

  Grammarly puede ayudarlo a responder todo con confianza

  Lo último que desea es presionar enviar y darse cuenta de que acaba de usar responder a todos para criticar a colegas o extraños con un correo electrónico lleno de errores de puntuación, ortografía y gramática.

  Grammarly puede ahorrarle tiempo mientras lo protege contra errores tipográficos incómodos, comas fuera de lugar, desacuerdos entre sujeto y verbo y otros errores. Los usuarios de Grammarly Premium pueden obtener una ayuda adicional con reescrituras de oraciones centradas en la claridad y ajustes de tono , para que pueda comunicarse con confianza.