Cómo hacer una revisión semanal: paso a paso

¿Cuándo fue la última vez que realizó una revisión semanal?

Trabajar sin una revisión semanal es una receta para abrumarse, postergar y centrarse en las prioridades de otras personas en lugar de las propias. Es una parte clave de cualquier buen sistema de gestión del tiempo o de productividad.

Después de todo, ¿cómo puedes saber a dónde vas si no te detienes y miras hacia arriba de vez en cuando?

La revisión semanal es útil para todo tipo de profesionales, incluidos empresarios, creativos e incluso escritores.

El autor David Allen propuso por primera vez el concepto de una revisión semanal en su popular libro de productividad: Getting Things Done (también conocido como GTD). Básicamente implica revisar lo que hiciste, cómo fue tu semana y en qué vas a trabajar a continuación. Y solo tarda unos 30 minutos en completarse.

En este artículo, explicaré qué es GTD, cómo realizar una revisión semanal y si esta práctica puede ayudarte.

¿Qué es hacer las cosas?

Getting Things Done es un popular sistema de productividad de David Allen. En el núcleo de GTD hay un principio:

“Tu mente es para tener ideas, no para retenerlas”

GTD originalmente estaba dirigido a personas de negocios, pero más recientemente, se ha ganado un culto en línea porque permite que cualquiera sea más creativo y productivo.

Si quieres hacer las cosas o GTD:

• Divida los proyectos en tareas más pequeñas
• Registre estas tareas en una lista o un sistema confiable
• Actuar sobre las tareas en sus listas diariamente
• Revise su progreso y sus áreas más amplias de enfoque semanalmente (lo que cubriremos)

¿Qué es una revisión semanal?

La revisión semanal es un concepto clave de GTD. También es una forma de verificar contigo mismo.

Piense en ello como alejarse de su semana laboral, tareas diarias y otros proyectos para ver el panorama general. Es una oportunidad para evaluar si está trabajando para lograr esos resultados ideales más amplios.

Durante una revisión semanal, manténgase actualizado sobre todos los elementos abiertos en sus listas de tareas pendientes, calendario, notas y otras áreas de su negocio. Con esta información a mano, puede evaluar qué tan efectivo fue y establecer objetivos o metas para la próxima semana.

Los usuarios de GTD también usan terminología específica para describir otras áreas de su vida personal o profesional que revisan. Por ejemplo:

• "Esperando" se refiere a elementos en los que está esperando información o una decisión de otra persona. Durante una revisión semanal, considere si debe hacer un seguimiento.
• "Próximas acciones" o "Elementos de acción" se refieren a tareas en su lista de tareas pendientes. Durante una revisión semanal, identifique el siguiente paso y planifique lo que necesitará durante la próxima semana.
• Los "espacios de trabajo" se refieren al lugar donde trabaja en proyectos particulares. Por ejemplo, si está escribiendo un informe, ¿necesita reunir algún material para su espacio de trabajo por adelantado?
• El "archivo Tickler" se refiere al lugar donde almacena documentos sueltos, recursos y otra información abierta que revisará en algún momento.
• “Agendas” se refiere a una lista de elementos para discutir con personas clave de su equipo o en su negocio la próxima vez que los vea. Actualícelos periódicamente.

Paso 1. Prepárese para su revisión semanal

Básicamente, una vez a la semana, pasa 30 minutos revisando en qué trabajaste y por cuánto tiempo. Para prepararse, reserve este tiempo de revisión en su calendario como una cita periódica y comprométase a asistir a su cita.

El viernes por la tarde o el domingo por la noche son ideales, ya que son momentos más tranquilos de la semana laboral para quienes trabajan de lunes a viernes.

Deberá trabajar o concentrarse en un lugar tranquilo durante al menos 30 minutos sin interrupción. Termina lo que sea que estés haciendo con anticipación o ciérralo por la semana.

Idealmente, tendrá a mano sus objetivos, notas y otros documentos. También debe tener acceso a su administrador de tareas, calendario y otras bandejas de entrada o cubos.

Si te ayuda, activa el modo No molestar y desactiva las notificaciones por correo electrónico y redes sociales. Además, rechace las invitaciones a reuniones que se produzcan durante este período. También puede combinar una revisión semanal personal y comercial.

Paso 2: Revise sus bandejas de entrada y compromisos

Ahora estás listo para revisar tu semana. Revisa cada una de tus bandejas de entrada o cubos. El ejemplo incluye:

• Listas de tareas pendientes o tareas de la semana pasada
• Tus datos de calendario y eventos (tanto pasados ​​como futuros)
• papeles sueltos
• Recortes web sin clasificar o sin etiquetar en herramientas como Evernote
• Correos electrónicos con nuevas acciones
• Notas de reuniones y otras bandejas de entrada para tomar notas
• Elementos de acción
• Métricas relacionadas con tus objetivos
• Otros puntos del orden del día

Básicamente, está buscando capturar y consolidar tantos bucles abiertos como sea posible y ponerlos en su administrador de tareas. Durante su revisión, es posible que también desee archivar u ordenar los elementos anteriores. En Getting Things Done, David Allen explica:

“La mayoría de las personas se sienten mejor con su trabajo la semana anterior a sus vacaciones, pero no es por las vacaciones en sí. ¿Qué haces la última semana antes de salir en un gran viaje? Limpias, cierras, aclaras y renegocias todos tus acuerdos contigo mismo y con los demás. Solo sugiero que hagas esto semanalmente en lugar de anualmente”.

Paso 3: Evalúe su progreso

Mientras revisa elementos de su trabajo o vida personal, en realidad no trabaje en ellos . Si encuentra que una revisión semanal tarda más de 30 minutos, probablemente se deba a que está trabajando en una tarea o proyecto en lugar de revisarlo.

Por ejemplo, clasificar cientos de recortes web de Evernote es un proyecto. Revisar uno o dos como parte de un sistema de toma de notas es una tarea. Evalúe su progreso, los bloqueos y lo que debe hacer a continuación.

Por ejemplo, si es un escritor o un profesional creativo, esta revisión no es el momento para escribir o editar su trabajo. Desea evaluar un recuento de palabras o el progreso con un cliente. Durante su revisión, sea honesto consigo mismo. Haz y responde preguntas como:

• ¿Qué logré o en qué trabajé esta semana?
• ¿Qué salió bien/no salió bien?
• ¿Cuáles son mis tareas más importantes para la próxima semana?
• ¿Cuántas horas pasé trabajando en mis prioridades?
• ¿Cómo comercialicé o promocioné mi trabajo?
• ¿Qué eventos hay en mi calendario para los siete días anteriores/próximos en los que debo actuar?
• ¿Qué he estado postergando?
• ¿Qué debo dejar de hacer o decir que no?
• ¿Me estoy acercando o alejando de mis objetivos a largo plazo?

Pregunta y responde estas preguntas en un diario si quieres. Si tiene un documento que utiliza para realizar un seguimiento de las métricas relevantes, actualícelo. Limpia tu lista de tareas pendientes. Y vuelva a evaluar sus compromisos.

Cuando tenga claro qué hacer a continuación, puede desconectarse para el fin de semana mientras se siente seguro de comenzar la semana siguiente de nuevo. ¡A veces, tienes que registrarte para salir!

Paso 4: Plan para la próxima semana

Use su revisión semanal para aclarar sus prioridades y planificar para la semana siguiente.

Esto puede significar agregar actividades faltantes o próximos plazos a su próximo calendario o decidir si necesita renegociar compromisos con su editor o clientes.

Si usa una lista de tareas pendientes o un administrador de tareas, este es el momento de actualizarlo con elementos nuevos y eliminar los elementos antiguos que no tiene intención de completar. De manera similar, si está comenzando un nuevo proyecto, puede reunir lo que necesita ahora o registrar una acción para la próxima semana.

También recomiendo escribir de 1 a 3 resultados ideales para la próxima semana. Al igual que un objetivo de escritura, estos se centrarán en la mente.

Durante la revisión semanal, archivo mi investigación, organizo mis notas y leo rápidamente las ideas que se me ocurrieron durante la semana. Esto me ayuda a evaluar si hay algo que he pasado por alto o si hay una idea que pueda usar en los próximos días en mi trabajo.

También escribo o marco los logros menores durante la semana, como alcanzar una meta de conteo de palabras o completar un capítulo de un libro.

Paso 5: Haz 3 preguntas simples

En su popular libro, David Allen dice que una revisión semanal exitosa da como resultado 3 resultados:

• Sea claro, es decir, ¿sabe lo que debe hacer a continuación con acciones claras?
• Actualícese, es decir, ¿está actualizado su administrador de tareas, calendario y archivos de proyecto?
• Completa, es decir, ¿revisaste todas tus bandejas de entrada?

Si no entendiste bien todo esto, no te preocupes. Puede tomar algunas rondas de realizar una revisión semanal para adoptar el proceso por completo.

Sea creativo con su revisión semanal

Una revisión semanal debe adaptarse a tu forma de trabajar. La revisión semanal es una parte clave de mi sistema de productividad para ejecutar Conviértete en escritor hoy. Como escritor, he encontrado una revisión semanal ideal para equilibrar la escritura y otras áreas comerciales.

Me da confianza de que estoy escribiendo las cosas correctas en el momento correcto y me ayuda a arrojar luz sobre las partes descuidadas del oficio.

Por lo general, reviso mi escritura y otras metas un viernes o domingo por la noche, y solo me toma 30 minutos. Leo mis notas, evalúo el recuento de palabras de la semana y sumo el tiempo que pasé escribiendo.

También decido en qué dedicaré tiempo a escribir la próxima semana.

La última palabra sobre su revisión semanal

Una revisión semanal solo toma alrededor de media hora, pero debería ahorrarle horas durante la próxima semana. Después de todo, los francotiradores pasan más tiempo averiguando dónde apuntar que disparando.

Es una poderosa estrategia de productividad que, si se usa correctamente, lo ayudará a tener éxito en su negocio, con la certeza de que tiene los recursos y el tiempo para terminar lo que comenzó.