Cómo escribir un mensaje de bienvenida a un nuevo empleado

Los primeros días de un nuevo empleado en una empresa marcan la pauta para su permanencia allí. Un cálido mensaje de bienvenida, que a menudo se envía durante los primeros días críticos de la incorporación, informa al nuevo miembro del equipo sobre los procesos, los valores y la cultura de la empresa. Este saludo también puede ayudarles a desarrollar una red de información a medida que se familiarizan con el equipo y cómo se relaciona su nuevo rol con el objetivo mayor.

Según una encuesta de Sapling HR , una mala experiencia de incorporación puede hacer que los nuevos empleados tengan el doble de probabilidades de buscar otro trabajo en otro lugar.

A medida que más empleadores extienden el trabajo remoto o hacen la transición a un acuerdo híbrido a largo plazo , llegar a los nuevos empleados de manera efectiva puede cultivar relaciones de cooperación independientemente del entorno laboral.

¿Qué es una carta o mensaje de bienvenida?

El proceso de incorporación de nuevos empleados a menudo incluye una avalancha de papeleo que firmar, cuentas del sistema que crear, procesos compartidos, capacitación y presentaciones.

Los mensajes de bienvenida pueden presentar formalmente al nuevo empleado a grandes grupos dentro de la organización, o pueden ser presentaciones informales entre pares. A menudo, se comparten algunos detalles, que pueden incluir información sobre su función anterior y lo que contribuirán a la empresa.

¿Qué debería incluir?

Los detalles sobre qué incluir en un saludo de bienvenida, así como el tono, dependen del remitente. A continuación se muestran ejemplos de lo que pueden incluir los mensajes de bienvenida, según quién los envíe.

Recursos Humanos/Reclutadores

Las cartas de bienvenida escritas por un reclutador o un miembro del equipo de Recursos Humanos abrirán el mensaje con un saludo entusiasta.

Luego, podría incluir una lista de tareas administrativas que el empleado debe completar el primer día para prepararse para comenzar a trabajar. Por ejemplo, podría detallar instrucciones para crear una cuenta de usuario para la intranet de la organización o incluir archivos adjuntos o enlaces a documentos preliminares que deben firmarse.

Las cartas de bienvenida de los reclutadores y miembros del equipo de recursos humanos también pueden proporcionar un itinerario de reuniones a las que asistir con los jefes de departamento, el gerente de contratación u otro personal como parte del proceso de incorporación. En su carta de bienvenida también se pueden compartir pautas de la organización, como código de vestimenta, requisitos de descanso, información de estacionamiento, beneficios de la empresa y otras políticas.

RR.HH. también puede publicar un anuncio general de la empresa por correo electrónico o en el portal interno con una descripción general de la experiencia laboral pasada del nuevo empleado y lo que se le ha incorporado al equipo para lograr.

Gerentes de contratación

Los gerentes de contratación que trabajarán en estrecha colaboración con el nuevo empleado a menudo brindan más información sobre lo que el nuevo empleado puede esperar en sus primeros días, y posiblemente incluso en sus primeras semanas y meses. Además de abrir la carta con un saludo de bienvenida, el mensaje puede incluir un desglose diario y por horas de las sesiones de capacitación o los procesos del departamento a revisar.

También podría ser una oportunidad para que los gerentes de contratación nombren a otros miembros del equipo y sus funciones. Por lo general, el mensaje se cerrará invitando al nuevo empleado a plantear preguntas o pedir aclaraciones, si es necesario.

Compañeros de equipo

Los miembros individuales del equipo también pueden sentirse obligados a comunicarse con un nuevo empleado con una presentación de bienvenida. Estos mensajes suelen ser informales en estructura, tono y formato.

Por ejemplo, un compañero podría escribir un breve mensaje directo en Slack presentándose a sí mismo y lo que hace en el equipo y cerrando con un "¡Bienvenido al equipo!" informal.

Ejemplos de mensajes de bienvenida

Saludar a un nuevo empleado a su equipo puede adoptar diversas formas. Estas correspondencias suelen ser largas o cortas. En cuanto a qué canal de comunicación laboral utilizar, las cartas de bienvenida de formato largo generalmente se transmiten por correo electrónico o como carta física, mientras que los mensajes de formato corto pueden enviarse en una plataforma de mensajería, como Slack.

A continuación se muestran un par de ejemplos para ilustrar cómo podría verse cada tipo de mensaje de bienvenida.

formato largo

Estimado [nombre completo del empleado],

En nombre de [empresa/departamento], quiero darle la bienvenida al equipo. Su experiencia en [habilidad/industria] nos ayudará a alcanzar nuestras metas el próximo año y esperamos sus contribuciones.

A continuación se ofrece una descripción general de su cronograma del primer día y de las tareas que debe completar:

Itinerario:

• [tiempo] Orientación para nuevos empleados
• [tiempo] Introducción al CEO y al COO
• [hora] Almuerzo
• [tiempo] Uno a uno con el gerente
• [hora] Reunión de inscripción a beneficios

Tareas:

• Lea y firme la documentación adjunta.
• Configurar cuentas de usuario para herramientas de empresa y departamento
• Crea tu perfil de intranet
• Programe una reunión de introducción con su mentor/amigo

Si tiene alguna pregunta, no dude en comunicarse conmigo al [número de teléfono/correo electrónico]. Nuevamente, estamos muy emocionados de que haya elegido unirse a nuestra organización.

Saludos,

[nombre del remitente]

[título del remitente]

formato corto

¡Hola [nombre del nuevo empleado]! Soy [nombre del remitente] y soy [título]. Estoy a cargo de la [tarea XYZ] y trabajaré estrechamente con usted, por lo que quería comunicarme con usted y darle la bienvenida personalmente al equipo. Déjame saber si hay algo con lo que necesites ayuda durante tu transición. ¡Espero que estés disfrutando de tu primer día hasta ahora!

Consigue el tono correcto

Según SHRM, hasta el 69 por ciento de los empleados tienen más probabilidades de permanecer en una empresa durante tres años si tuvieron una experiencia de incorporación positiva. La comunicación desde el primer toque de un mensaje de bienvenida puede tener efectos duraderos en un nuevo empleado.

Independientemente de quién escriba la carta o el mensaje de bienvenida, utilizar el tono adecuado puede resultar complicado. Si está en el equipo de liderazgo o en RR.HH., es posible que desee que su mensaje transmita un tono formal pero alentador. Los compañeros que dan la bienvenida a un nuevo empleado tal vez quieran lograr un tono amigable y cooperativo en su mensaje.

Si tiene dificultades para encontrar el equilibrio adecuado, la función de detector de tono de Grammarly puede ayudarlo a eliminar las conjeturas al identificar el tono que está tratando de usar y ofrecer sugerencias de escritura para mantenerlo consistente a lo largo de su mensaje.