Palabras para purgar de sus correos electrónicos

¿Tus correos electrónicos hinchados necesitan una dieta? Si un correo electrónico es demasiado prolijo, es posible que el destinatario no se sienta inclinado a leerlo detenidamente. Haga que sus correos electrónicos sean breves, limpios y efectivos al eliminar estas frases innecesarias.

Una palabra potencialmente descortés

Cuando escribes un correo electrónico, el receptor no puede ver tus ojos brillantes y tu sonrisa traviesa. Ciertas palabras, como "en realidad", pueden parecer sarcásticas, condescendientes o incluso descorteses. Considere estas conversaciones de ejemplo y decida cuál de los dos envía el mensaje más cortés:

Jefe: Marie, te pedí el informe de Boulder esta mañana. ¿Puede traerlo a mi oficina lo antes posible?

Respuesta 1: En realidad, lo puse en tu escritorio antes. Debería estar debajo de su pisapapeles verde. Avísame si no lo ves.

Respuesta 2: Lo puse debajo de tu escritorio antes. Debería estar debajo de su pisapapeles verde. Avísame si no lo ves.

¿La versión uno realmente parece un poco insolente? En lugar de correr el riesgo de que sus palabras se malinterpreten, ¿por qué no omitir la frase innecesaria "en realidad" en sus correos electrónicos?

7 palabras y frases de comadreja

Las palabras de comadreja te hacen sonar inseguro o poco confiable. En particular, hay siete expresiones que deben eliminarse si desea causar una buena impresión en el lector: como, más o menos, como, tal vez, tal vez, podría y puede. Veamos otro correo electrónico de muestra con y sin las comadrejas.

Cliente: ¿Llegará el paquete el lunes?

Respuesta 1: Es posible que podamos entregar el paquete el lunes. Necesito tu número de seguimiento. Quizás si lo envías, puedo ver dónde está el paquete.

Respuesta 2: Para ver exactamente dónde está su paquete, necesito el número de seguimiento. Por favor envíelo y le avisaré si el paquete llegará el lunes.

La segunda respuesta es directa y honesta. ¿No responde un sonido vacilante? Si quieres dar la impresión de que tienes todo bajo control, evita las expresiones que suenen como si estuvieras tratando de escabullirte de algo.

3 adverbios que no agregan nada

Algunos escritores odian los adverbios, pero la mayoría está de acuerdo en que tienen su lugar. Henry James escribió: “Los adjetivos son el azúcar de la literatura y los adverbios la sal”. Para continuar con la metáfora, la sal realza el sabor de la comida cuando se usa en la proporción adecuada. Demasiada sal estropea un plato. Por otro lado, la sal no tiene cabida en ciertos comestibles. ¡Imagina poner sal en tu limonada, por ejemplo! Tres adverbios son lo peor de lo peor porque no agregan nada importante a una frase. Evitar básicamente, actualmente y en serio. Eche un vistazo a estos ejemplos para ver por qué debería dejar atrás estas tres palabras de forma permanente.

Mensaje 1: Consideré seriamente su oferta de trabajo. Básicamente, escribo para declinar porque actualmente tengo compromisos que se extienden hasta el 2 de abril del próximo año. Una vez que se cumplan, me comunicaré con usted nuevamente para analizar qué vacantes tiene.

Mensaje 2: Le escribo para rechazar su oferta de trabajo porque tengo compromisos anteriores que se extienden hasta el 2 de abril del próximo año. Una vez que se cumplan, me comunicaré con usted nuevamente para analizar qué vacantes tiene.

¡Es una oferta de trabajo! Por supuesto que lo consideraste seriamente. Estás escribiendo en tiempo presente. Por lo tanto, “actualmente” es extraño. “Básicamente” indica que una declaración resume los aspectos más importantes de una situación complicada. Sin embargo, usted explicó los puntos principales. Si sus lectores necesitan más detalles, le preguntarán.

3 frases redundantes o imprecisas

Hemos cubierto varias frases redundantes que no hacen más que escribir demasiado. En un correo electrónico, donde se agradece especialmente la brevedad, estas frases deben cortarse sin demora. Repasemos algunos de los peores delincuentes:

Como una cuestión de hecho

De hecho significa “en realidad”. Los oradores a menudo lo usan para corregir un malentendido o señalar un error.

Interlocutor 1: No como polenta porque soy alérgico al trigo.

Orador 2: De hecho, la polenta es un producto de maíz.

¿Recuerdas cuando discutimos por qué se debe evitar "en realidad"? Si lee la conversación anterior en voz alta, tal vez pueda imaginarse al orador 2 dando la corrección con las manos en las caderas y poniendo los ojos en blanco. ¿Por qué arriesgarse a ofender a sus lectores? No dé por sentado que entenderán sus motivos. Siempre es mejor hacer correcciones o aclaraciones importantes en persona. Si debe enviar un correo electrónico, elija sus palabras con cuidado. Un poco de tacto hace mucho.

En el proceso de

Estimado cliente, estamos en proceso de remodelación de nuestra tienda. La ubicación de Bates permanecerá cerrada hasta nuevo aviso.

¿Tus clientes se confundirán si eliminas la frase “en el proceso de”? ¿Aparecerán en el escaparate rascándose la cabeza? Si vuelve a leer la oración sin "en el proceso de", aún comprende por qué la ubicación está cerrada. ¿Por qué afirmar lo obvio?

Para todos los efectos

A todos los efectos significa “en vigor”. La gente lo usa cuando puede haber alguna ambigüedad en una declaración de hecho. Por ejemplo, imagina que eres el propietario de una empresa que desea interrumpir la fabricación de un producto. Tú fijas la fecha para cesar la producción. La mayoría de los materiales para hacer el producto deben usarse para esa fecha. Si al final te sobran materiales, seguirás con la producción unos días más para evitar desperdicios. En lugar de entrar en detalles exhaustivos con sus trabajadores, afirma: Para todos los efectos, la producción cesará el 15 de octubre.

En lugar de esta frase prolija, opta por una forma más precisa de expresar detalles ambiguos. En el ejemplo anterior, el propietario de la empresa podría decir que se prevé que la producción cesará el 12 de octubre. O bien, podría decir que la producción cesará a mediados de octubre. De cualquier manera, los trabajadores entenderían el marco de tiempo general del final de la producción.

Si no está convencido, considere otro problema que surge con "para todos los efectos". Mucha gente lo usa incorrectamente. En lugar de correr el riesgo de ser uno de ellos, es posible que desee utilizar un sinónimo como "en efecto".

El inglés está lleno de palabras de relleno innecesarias. Los mejores correos electrónicos son claros, directos y breves. Si desea que sus correos electrónicos comuniquen su propósito, elimine estas frases superfluas.