Cómo escribir un comunicado de prensa que llame la atención de los periodistas

¿Quiere recibir consultas y respuestas de los periodistas con su comunicado de prensa? Debes hacer lo siguiente:

• Planifica el lanzamiento con un esquema escrito.
• Crea un gran titular.
• Escribe el comunicado primero, edítalo después.
• Mantenga el lanzamiento en buen estado con una redacción y un formato sólidos.
• Editar , editar, editar.
• Revisar
• Pida comentarios de sus compañeros .

Nunca escriba un comunicado de prensa sin un plan

Estoy ocupado. Estás ocupado. Todos estamos ocupados. Es un mundo ocupado en el que vivimos, ¿verdad? Todos tenemos más tareas que realizar cada día que horas en el reloj de trabajo. Es estresante y frustrante. Entonces, ¿qué hacemos para compensar?

• Aprendemos a realizar múltiples tareas.
• Aprendemos a priorizar.
• Aprendemos a trabajar de manera más eficiente.

Todas las cosas buenas, ¿verdad? Pero hay algo que dejé fuera de la lista que todos tendemos a hacer de vez en cuando. Nos apresuramos. Y como probablemente haya experimentado, cuando se apresura, tiende a no hacer su mejor trabajo .

Cuando se trata de escribir comunicados de prensa, es fácil verlo como una tarea más que completa su lista de tareas pendientes. Y es tentador sentarse frente a su computadora y dejar todo lo que tenga en mente y terminar con eso. Pero no es una sabia decisión. Hay una mejor manera de agilizar el proceso.

Tómese unos momentos para planificar

¿Alguna vez consideró la posibilidad de que apresurarse en una tarea puede prolongar el tiempo que dedica a ella? Dejame darte un ejemplo. Usted se sienta para apresurarse a través de su comunicado de prensa. Mientras intentas volar a través de él, te topas con un obstáculo. ¿Qué deberías escribir a continuación? El problema es que tus pensamientos están todos revueltos. Las ideas están desordenadas en tu mente ocupada y se nublan con todas las otras cosas que tienes que hacer.

En realidad, si se toma unos minutos para planificar su lanzamiento antes de escribirlo, se ahorrará tiempo durante el proceso de escritura. ¿Por qué? Porque un esquema le dirá dónde comenzar, dónde ir y dónde quiere terminar. Tiene una hoja de ruta completa, que le permite evitar todos esos molestos desvíos de escritura. ¿El resultado? Pasará rápidamente por el proceso de escritura real y tendrá un comunicado de prensa mucho más sólido como producto final.

Consejos para planificar su lanzamiento

Entonces, ¿cómo puedes planificar de manera efectiva tu lanzamiento antes de ponerte en marcha? Primero, te recomiendo que escribas una oración con idea principal. ¿Cuál es el punto principal que quieres transmitir? Si no está seguro de cómo reducir esto, intente esto:

1. Decide cuál es la persona, lugar o cosa más importante de la que vas a hablar.
2. Ahora, descubra lo más importante que quiere decir sobre el tema que identificó en el n. ° 1.
3. Escríbalos juntos en 10-15 palabras.

Ahora, una vez que tenga su idea principal, puede comenzar a planificar su mapa. Hay muchas formas de hacerlo. Solo tienes que elegir lo que funciona mejor para ti.

1. Mapa de burbujas: Escribe tu idea principal en el centro. Ahora dibuja ramas de la burbuja que representen diferentes párrafos. De cada rama, escriba la idea principal que desea transmitir en cada párrafo.
2. Esquema tradicional: ya sabes, números romanos y esas cosas. Esto es un poco rígido para mí, pero cada uno lo suyo.
3. BME: BME significa principio, medio y final. Simplemente escriba una B, M y E grandes al costado de una página y tome notas al lado de cada una. Luego escribe siguiendo el orden secuencial.

Por qué la descripción del comunicado de prensa es vital

Lo admito: solía estar firmemente en contra de delinear. Prefería la emoción de estar al borde de tu asiento al publicar una publicación de blog, un comunicado de prensa o incluso una historia que estaba escribiendo. ¿Por qué limitarse a un esquema que probablemente romperá de todos modos, verdad?

Sin embargo, mi tono cambió con los años. Después de un tiempo me cansé de sentir que estaba a dos palabras de perder el control total sobre la pieza que estaba escribiendo, y acepté el esquema. Ahora paso casi tanto tiempo esbozando como escribiendo palabras en el papel.

Si no describe nada más, le sugiero que utilice el proceso para escribir un comunicado de prensa. Esto se debe a que, a diferencia de una publicación de blog u otra pieza más creativa, un comunicado de prensa depende en gran medida de la forma. Dado que romper con esa forma probablemente hará que tu pieza sea ignorada, es importante planificar con anticipación.

siguiente formulario

Sospecho que una de las razones por las que tantos comunicados de prensa no se colocan es que sus escritores se esfuerzan por convertirlos en algo que no son. Desea ser interesante y creativo para mantener el interés de los lectores, claro, pero al mismo tiempo, el formulario de comunicado de prensa existe desde hace mucho tiempo por una razón.

El objetivo principal de un comunicado de prensa es transmitir información. No es necesariamente para entretener, sorprender o expandir el horizonte de alguien; es dar a entender que algo está pasando o ha pasado en un determinado lugar, momento ya quién le concierne. Si no tienen esta información necesaria, no están cumpliendo con el deber básico de un comunicado de prensa.

Debe tener en cuenta que los comunicados son para los medios de comunicación y utilizan principalmente el formulario "de arriba hacia abajo". Es por eso que debe obtener toda la información necesaria lo antes posible: quién, qué, dónde, etc. Si no lo hace, los lectores no tendrán idea de por qué la historia es importante.

Mantener los ojos en movimiento

Su trabajo principal como redactor de comunicados de prensa es conseguir que los ojos se fijen en la página y mantenerlos en movimiento. Una vez que su lector se da por vencido a la mitad de la pieza, usted ha fallado. Algo en la historia los apagó y se desconectaron mentalmente, lo que significa que nadie entra en su tienda y toda la empresa cierra.

Ok, aunque no es tan grave (tal vez), sigue siendo vital que averigües qué salió mal. Una fuente probable es la falta de formato, con lo que el esquema puede ayudarlo. ¿Es increíble tu título? ¿Tienes una apertura asesina, tal vez de dos oraciones? ¿Incluiste las piezas de información más vitales en la parte superior?

Asegúrate de echar un vistazo al resto de la pieza. Una vez más, no querrás que nadie pierda el interés a la mitad; incluso si logran leer todas las partes importantes, aún podrías perderlos para siempre si se aburren leyendo el resto. Entonces, ¿lo que ha incluido es totalmente vital... o al menos lo suficientemente interesante como para incluirlo?

Si no, córtalo del contorno por completo. Cuanto más haces, más despiadado te vuelves al omitir detalles extraños que no hacen avanzar el fútbol. Muy pronto, sus esquemas serán nítidos, lo que hará que sus comunicados de prensa sean imposibles de dejar pasar.

Por qué el éxito de su comunicado de prensa depende de unas pocas palabras

Ha escrito quizás el mejor comunicado de prensa de todos los tiempos. Su compañía, Teddy Bear Clothes Incorporated, está anunciando el lanzamiento de su nueva línea de camisetas de peluche de Harry Potter, y usted tuvo la tarea de hacer correr la voz a los periódicos y estaciones de televisión. Te tiraste del pelo y te golpeaste la cabeza y te quedaste despierto toda la larga noche y finalmente cincelaste la cosa hasta la perfección.

Con los ojos nublados, te das cuenta justo antes de entregarlo de que has olvidado el titular. ¿Cómo llamarlo? Mierda, solo te quedan cinco minutos. Juntas uno y lo envías rápidamente antes de la hora de publicación.

Después de una breve siesta, se despierta y vuelve a leer su comunicado de prensa. Jadeas horrorizado al ver el titular: "Peluches de Harry Potter". Imágenes de mujeres confundidas con la cara de Daniel Radcliffe en su ropa de dormir bailan en tu cabeza mientras intentas corregir las cosas. Pero es muy tarde. Todos los periódicos y estaciones han rechazado la pieza. Las ventas se desploman, pierdes tu trabajo y la empresa quiebra en un año.

¿Es realmente tan importante?

Puede ser un poco exagerado, pero solo un poco. El título de su comunicado de prensa puede hacer o deshacer toda la página. Está garantizado que será lo primero que vea cualquiera que lo lea. Y cuando un periodista cansado y gruñón del Townsville Journal está mirando su comunicado de prensa número 800 ese día, si su titular es menos del 110 % asombroso, lo pasará por alto sin pensarlo.

El titular es tu primera impresión, como un apretón de manos con el periodista. Si tienes un gran titular, es como un fuerte apretón de manos amistoso que los hace querer saber más. Si tiene un "pez flácido", se desaniman y no pueden seguir leyendo. Si tienes un mal apretón de manos, básicamente le has dado una patada al reportero en la espinilla y te has ido.

¡La buena noticia es que el arte del gran titular se puede aprender! Hay un par de buenos consejos a seguir si quiere asegurarse de que su arduo trabajo no se pase por alto por completo junto con los miles de otros comunicados de prensa que no se leen todos los días.

Conviértalo en un letrero de neón intermitente

¿Cuál es la historia central absoluta de su comunicado de prensa? Digamos que estabas en la situación de ese escritor en el párrafo inicial. ¿Debería haber sido el enfoque de su comunicado de prensa que la compañía comenzó a vender camisetas de osos de peluche con Harry Potter en ellas? ¿O era más importante para su audiencia notar que a la empresa se le otorgó capacidades oficiales de comercialización que podrían conducir a una mayor expansión del negocio?

Otro punto importante es transmitir la mayor cantidad de información con la menor cantidad de palabras. Cuanto menos tiempo tenga un reportero exhausto para leer su titular, mejor. Entra, sorpréndelos, sal. Para el ejemplo anterior, el escritor podría considerar, "Teddy Bear Clothes Inc. anuncia asociación con Harry Potter". El merchandising de Harry Potter es una gran noticia, y seguro que llamará la atención.

Si aún tiene problemas después de muchas ediciones y rehacer, intente buscar más ayuda. Contrata a un escritor independiente hasta que lo domines. Incluso hay un sitio web que puede probar: ereleases ofrece un servicio de ajuste de titulares GRATIS siempre y cuando lo limite a uno por mes. Simplemente ya no hay excusa para un mal titular, ¡así que salga y presente su mejor apretón de manos!

Mejores comunicados de prensa: escriba primero, edite después

Si sigue este blog, sabrá que paso mucho tiempo aquí ofreciendo consejos para escribir comunicados de prensa. A lo largo de los años, he compartido una serie de trucos y consejos que pueden ayudarlo a mejorar la calidad de sus comunicados de prensa para que se noten y aumenten sus posibilidades de obtener cobertura de los medios.

Hoy les comparto otro tip. Es un consejo que he encontrado para ser más útil que cualquier otra cosa. Es el único consejo que siempre sigo, pase lo que pase, cuando escribo comunicados de prensa... cuando escribo cualquier cosa, en realidad.

¿Así que qué es lo?

Escribe primero, edita después.

Mira, yo solía tener el desagradable hábito de tratar de editar mientras escribía. Escribía una o dos oraciones, las repasaba, cambiaba las cosas, las reescribía, repetía el proceso y eventualmente avanzaba. Este enfoque mató mi flujo de escritura e hizo que escribir incluso lo más simple tomara una eternidad.

Luego, me di cuenta de que escribir todo primero y editarlo después funcionaba mejor para mí. Me permitió plasmar mis pensamientos en el papel de manera más clara y efectiva, y me ayudó a mejorar el flujo de mi escritura.

Eso no quiere decir que mis primeros borradores sean geniales. Ellos no están. A menudo están plagados de errores. Como dijo una vez Ernest Hemingway: "El primer borrador de cualquier cosa es una mierda".

Pero cuando tomo el enfoque de escribir primero y editar después, me ayuda a evitar quedarme atascado. Me impide cuestionarme constantemente. Evita que mi cerebro sea interrumpido cada pocos segundos. Simplemente empiezo a escribir, sin demasiadas preocupaciones, y sigo escribiendo hasta que tengo un primer borrador. Luego, dejo reposar ese primer borrador por un tiempo antes de volver a editar.

Escuché a alguien comparar tratar de escribir y editar al mismo tiempo con tratar de conducir un automóvil con un pie en el acelerador y el otro pie en el freno. Te obliga a arrancar y parar todo el tiempo, lo que hace que el viaje sea largo y entrecortado. Es una hermosa comparación que me he tomado muy en serio.

Por qué su comunicado de prensa puede parecer más largo de lo que realmente es

Un buen comunicado de prensa es estricto, va al grano y no desperdicia palabras. Si sus comunicados de prensa no cumplen con este criterio, existe una posibilidad mejor que el promedio de que los reporteros los revisen rápidamente y pasen al siguiente. ¿Por qué? Porque los reporteros están más ocupados que nunca. Todos los días, incluso los reporteros que trabajan para las publicaciones más pequeñas son bombardeados con comunicados de prensa y simplemente no hay suficiente tiempo para leerlos todos. Entonces, si su comunicado de prensa es demasiado largo, no tiene suerte. Peor aún, si solo parece largo, a pesar de tener un recuento de palabras promedio, perderá el interés del reportero de inmediato.

El último punto es uno en el que quiero centrarme hoy. A veces, no se trata del recuento real de palabras de su comunicado de prensa; se trata de cuánto tiempo se ve a simple vista. En otras palabras, a veces un comunicado de prensa que tiene solo 300 palabras puede parecer que tiene más de 500 palabras debido a la forma en que está diseñado y viceversa.

La presentación importa. Estos son algunos errores comunes de escritura y formato que hacen que los comunicados de prensa parezcan más largos de lo que realmente son:

• Utiliza oraciones largas: si bien es posible que sus oraciones largas técnicamente no sean oraciones continuas, a menudo se alargan, contienen demasiadas ideas y hacen que pierda la atención del lector. Mantén tus oraciones cortas y contundentes. Agregue demasiadas comas en una oración y hará que su comunicado de prensa se vea largo y aburrido.
• Utiliza jerga: la jerga técnica y las palabras de moda sin sentido no suelen tener cabida en los comunicados de prensa. Estas palabras no solo son a menudo largas e intimidantes, sino que muchas veces el periodista ni siquiera sabe lo que significan. Trate de mantener el lenguaje en sus comunicados de prensa claro y simple.
• Sus párrafos son enormes bloques de texto . Nada desanimará más rápido a un reportero que abrir su comunicado de prensa y ver un enorme bloque de texto. Los párrafos largos simplemente no son fáciles de leer. Mantenga sus párrafos en 3-5 oraciones para que sus palabras tengan un poco más de espacio para respirar y el contenido sea más fácil de escanear.
• No está utilizando viñetas: las viñetas y las listas son excelentes herramientas para entregar información clave en un formato fácil de digerir. En lugar de distribuir la información en varios párrafos, utilice viñetas para resaltar rápidamente los puntos principales. Hará que su comunicado de prensa se vea más corto y ajustado.

Limpieza de sus comunicados de prensa

¡Hora de una limpieza de primavera! Sí, estamos en pleno invierno, pero nunca es demasiado temprano para conseguir los cepillos para fregar y los trapos para limpiar el lugar. ¡Me refiero, por supuesto, a sus comunicados de prensa! Necesitan tanto arreglo como el resto de su negocio, oficina y hogar, y no tiene sentido esperar hasta que haga calor afuera.

¿Qué les pasa, te preguntas? Nada, hasta que echas un vistazo más de cerca. Siempre hay una razón por la cual sus comunicados de prensa no han sido recogidos y, a menudo, se debe a pequeños errores que deben corregirse. Estos son algunos de los problemas más comunes de los que debe deshacerse lo antes posible.

Ortografía, Gramática y Sintaxis

Todo lo que se necesita es un pequeño error ortográfico o un error gramatical atroz para desanimar a su contacto con el periodista. Recuerde que cuando ese periodista o su pasante va a la pila de comunicados de prensa para encontrar uno bueno para llenar el espacio, no necesariamente están buscando el mejor. Simplemente están erradicando posibilidades hasta que surge un ganador.

Esto significa que están buscando activamente razones para no imprimir su comunicado de prensa. Si llegan al primer párrafo y te has equivocado en gran medida, entonces acabas de perder toda tu credibilidad. ¿Por qué molestarse en editar su error cuando hay montones de comunicados de prensa impecables justo detrás del suyo?

Revisa bien tu documento. Envíalo a alguien que pueda verlo desde una perspectiva externa. Te garantizo que te estás perdiendo algo.

acortarlo

Una vez más, el pobre becario que revisa todos estos comunicados de prensa solo necesita una excusa para rechazar el suyo. Si el comunicado de prensa es tan largo que sus ojos se cruzan, seguirán adelante sin pensarlo dos veces.

¡Así que es hora de sacar tus tijeras proverbiales y cortar! Intente reducir el documento a las necesidades básicas: quién, qué, dónde, por qué y cómo. Sea brutal con sus cortes: siempre puede regresar y agregar cosas más tarde. Una vez que estés al tanto de lo esencial, piensa qué es lo que realmente lo hace interesante y legible. Si no cumple con uno de esos dos criterios, ¡déjalo fuera!

Mientras estás en eso, acorta el título también. Su trabajo es transmitir el mensaje lo más rápido posible. Te garantizo que hay una manera de hacerlo aún más sucinto de lo que ya es. Intente adoptar otro enfoque desde un ángulo diferente; por ejemplo, en lugar de "Se abre un nuevo negocio de croissant en el creciente distrito financiero de Toontown", intente con "Croissant Cafe es el último éxito de Toontown".

Citas

Es cierto que una buena cita realmente puede dejar boquiabiertos a tus lectores. Es una forma rápida de hacerles ver el mundo a través de tus ojos. Sin embargo, es muy importante mantenerlo sucinto también. Sin embargo, lo que es más importante, ¿la cita tiene un propósito?

No sé cuántas veces he hecho esto en el pasado: obtengo una gran cita y pienso, al igual que la alfombra de Dude en Big Lebowski, que unirá totalmente mi lanzamiento. Sin embargo, después de la introspección, estaba totalmente equivocado: la cita tenía poco que ver con el mensaje y sobresalía como un pulgar dolorido. ¡Asegúrese de que todas sus citas realmente encajen y no esté tratando de meterlas porque se ven geniales!

5 cosas que debe verificar antes de enviar su comunicado de prensa

¿Preparándose para enviar su comunicado de prensa? Espera un segundo. No presiones "Enviar" todavía. Antes de enviar su comunicado de prensa, debe verificar estas 5 cosas importantes:

1. Nombres: es una de las primeras cosas que se les enseña a los reporteros: obtener siempre el nombre correcto. No solo estoy hablando de asegurarme de que el nombre de la persona esté bien escrito. Me refiero a asegurarse de que está citando el nombre correcto en primer lugar. A veces, confundimos a la gente o simplemente tenemos un problema mental y escribimos un nombre cuando queremos escribir otro. Es vital que verifique esos nombres cuando escriba un comunicado de prensa. Los nombres son sagrados. Hágalos bien.
2. Enlaces: incluir enlaces en su comunicado de prensa puede ser una excelente manera de atraer tráfico a su sitio web y aumentar su clasificación en los motores de búsqueda. Pero si vincula a la página incorrecta o incluye un enlace roto, no disfrutará de ninguno de esos beneficios. Antes de enviar su comunicado de prensa, haga clic en todos los enlaces para asegurarse de que funcionen y estén dirigidos a las páginas correctas.
3. Información de contacto: en la parte inferior de cada comunicado de prensa, debe incluir la información de contacto de la persona a la que los reporteros pueden contactar si desean hacer un seguimiento de su historia. Verifique dos veces para verificar que este contacto es correcto. De lo contrario, estará sentado en silencio preguntándose por qué su teléfono no suena o su bandeja de entrada no se llena.
4. Hechos y cifras: lea su comunicado de prensa y asegúrese de que todo sea correcto. Vuelva a verificar esas estadísticas para asegurarse de que las haya entendido bien. Asegúrese de que todas las declaraciones que haga estén fundamentadas. Proporcionar información errónea a los medios puede acabar con su credibilidad ante ellos.
5. Ortografía y gramática: finalmente, revise su comunicado de prensa y busque faltas de ortografía y errores gramaticales. Nadie espera que seas un escritor digno del Premio Pulitzer, pero tampoco quieres parecer un idiota.

Por qué debería recibir comentarios de sus pares antes de enviar sus comunicados de prensa

Dígame si esto le suena familiar: escriba su comunicado de prensa, léalo rápidamente y luego envíelo a su lista de medios. Para muchos de ustedes que leen esto, estoy dispuesto a apostar que así es exactamente como lo hacen. Usted es el único que ve su comunicado de prensa antes de que se distribuya. Para usted, la redacción de comunicados de prensa es un proceso de una sola persona.

Hoy, quiero animarte a repensar ese enfoque. Si bien puede pensar que tiene la habilidad de escribir comunicados de prensa, propongo que es mejor involucrar a sus pares en el proceso. Antes de enviar su próximo comunicado de prensa, muéstrelo a otras personas para obtener sus comentarios.

¿Por qué debería obtener retroalimentación de sus pares antes de enviar sus comunicados de prensa?

• Múltiples pares de ojos son ideales para la corrección de pruebas. La corrección de pruebas de su propio trabajo es una tarea difícil. Cuando ha estado mirando el mismo comunicado de prensa durante un tiempo, puede volverse increíblemente difícil para usted verlo con un conjunto de ojos agudos de edición y revisión. Nuestras mentes tienden a leer las cosas de la forma en que las quisimos, no necesariamente de la forma en que las escribimos. Al mostrar su comunicado de prensa a algunas otras personas antes de enviarlo, tendrá más personas para ayudar con la revisión, lo que ayudará a garantizar que cualquier pequeño error sea detectado y corregido.
• Puede asegurarse de que su historia sea clara y fácil de seguir : el objetivo de un comunicado de prensa es comunicar una historia de forma clara y rápida. A veces, como escritor de comunicados de prensa, puede estar demasiado cerca de la historia. En tu cabeza, conoces todos los detalles de la historia, así que cuando vas a escribirla, asumes que todos los demás la entienden tan bien como tú, pero puede que ese no sea el caso. Hacer que otras personas lean su comunicado de prensa puede ayudarlo a evaluar si realmente ha hecho un buen trabajo al comunicar su historia.
• Sus compañeros pueden sugerir una mejora en la que no pensó: colaborar con otros al redactar sus comunicados de prensa puede abrir la puerta a nuevas ideas y nuevos ángulos de la historia que no habría podido generar por sí mismo. Sea un buen oyente y aliente a las personas a brindar sus comentarios honestos cuando les muestre su comunicado de prensa.

¡Cuéntame qué has hecho para llamar la atención de los periodistas en los comentarios!

Este artículo está escrito por Mickie Kennedy, fundadora de eReleases (https://www.ereleases.com), el líder en línea en la distribución de comunicados de prensa asequibles. Descargue una copia gratuita de la lista de verificación de relaciones públicas: una lista de 24 puntos de lo que se debe y no se debe hacer en los comunicados de prensa aquí: https://www.ereleases.com/free-offer/pr-checklist/