Escribir un comunicado de prensa: ¿cuánto tiempo debería durar?

La capacidad de atención humana está disminuyendo. Hace unos 15 años, los investigadores estimaron que nuestra capacidad de atención era un promedio de 12 segundos. En estos días, es un pelo más de 8.

Para bien o para mal, las organizaciones deben tener en cuenta la capacidad de atención de su audiencia. Las personas solo tienen cierta paciencia para leer algo antes de distraerse y seguir adelante. Eso significa que escribir un comunicado de prensa tiene tanto que ver con la extensión como con el contenido.

¿Cuál es la longitud ideal de un comunicado de prensa? Por supuesto, dependerá de los estilos de comunicados de prensa que esté utilizando y de quién sea el público objetivo.

Siga leyendo mientras discutimos cómo puede decidir la duración del envío de un comunicado de prensa.

¿Qué es un comunicado de prensa?

Es importante entender qué es un comunicado de prensa y qué no es. Un comunicado de prensa no es un artículo detallado como los que puede ver en el Wall Street Journal. No debería ser suficiente material de lectura para llenar un almuerzo.

Más bien, son dulces y van al grano con fines informativos. Esto es algo que un periodista puede digerir en un par de minutos como máximo mientras examina su fuente de noticias típica.

En la mayoría de los casos, una nota de prensa es un anuncio informativo. Se dirige a quienes tienen un interés personal en la empresa, pero principalmente a los periodistas que se mantienen al día con su organización. La intención no es discutir el tema, solo concienciar a la gente.

Los comunicados de prensa pueden cubrir una amplia variedad de información, pero estos son algunos de los temas más comunes:

• Hitos en tu empresa
• El anuncio de un nuevo producto que está lanzando
• Nuevas rondas de financiación para inversores interesados
• Dar la bienvenida a bordo a los nuevos miembros ejecutivos o personal de alta dirección

Escribir un comunicado de prensa: ¿Cuál es la longitud ideal?

Como hemos dicho, los comunicados de prensa deben ser breves y directos. En promedio, un comunicado de prensa puede tener entre 300 y 400 palabras en total. A juzgar por la velocidad de lectura promedio de un adulto, no debería tomar más de dos minutos para terminar.

Según el tipo de formato que utilice, un comunicado de prensa de esta longitud ocupará aproximadamente una página de espacio. Eso hace que sea muy fácil de imprimir y distribuir en forma física si es necesario.

Por supuesto, este límite de recuento de palabras no está escrito en piedra. Algunos comunicados de prensa pueden ser mucho más cortos, como 200 palabras. Pero una vez que supere significativamente las 400 palabras, estará entrando en el territorio de un artículo estándar.

Los comunicados de prensa suelen presentarse en forma de comunicados electrónicos, que van directamente a la prensa de varias organizaciones y estados. Con esta longitud corta y formato simple, facilita que otras organizaciones lo incorporen a su copia.

Piense en un comunicado de prensa casi como una sesión de preguntas y respuestas preseleccionadas. Está tratando de responder a cualquier pregunta que los periodistas o lectores puedan tener.

Estructura de un comunicado de prensa

Tan importante como la longitud total es clavar los componentes individuales. Un comunicado de prensa, al igual que cualquier forma de literatura, tiene varias secciones distintas. Cada uno debe caer en un determinado promedio de palabras para fluir bien y cumplir con los estándares de la prensa.

Un comunicado de prensa es muy simple. Tiene un resumen de introducción, un cuerpo con información adicional y comentarios de cierre.

El párrafo de introducción debe tener entre 80 y 100 palabras. El cuerpo incluye unas 200 palabras adicionales. Tus comentarios de cierre no deben tener más de 100 palabras; idealmente, deberían ser menos.

Comience con la información más importante

El comunicado de prensa debe comenzar con la idea principal del artículo. Piense en esto como un resumen de lo que el artículo está tratando de lograr. El lector debe ser capaz de comprender el 90 % de lo que pretende decir leyendo solo esta sección.

En este mundo acelerado, la mayoría de los periodistas realmente solo leerán esta sección y hojearán todo lo demás. Por eso es importante ser lo más preciso y conciso posible. Cualquier detalle extraño debe esperar hasta más adelante en el comunicado de prensa.

Piense en esto como el quién, qué, dónde y por qué del artículo. Evite la tentación de atiborrar cualquier cosa que no ayude a responder las preguntas más pertinentes.

Recuerde, los periodistas modernos son muy conocedores de Internet. No caerán en los títulos clickbait que intentan atraerlos para que lean más de lo que realmente necesitan. Desperdicie el tiempo de alguien y es posible que ignore futuros comunicados de prensa; después de todo, es una mala idea si quiere que la prensa los lea.

Piense en esta sección como un viejo consejo que podría recibir sobre cómo escribir correos electrónicos. La gente dice que ponga todo lo que es absolutamente necesario decir en la primera oración. En la misma línea, el primer párrafo es donde debe ir esa información crucial en un comunicado de prensa de la empresa.

Es por eso que recomendamos contratar a alguien para que escriba sus comunicados de prensa. Se asegurarán de que todo lo que no sea estrictamente necesario aterrice en el piso de la sala de corte.

Responda cualquier pregunta relacionada

Su sección de resumen de introducción debería haberle dicho al lector lo que absolutamente debe saber. En muchos casos, pueden hacer clic ya que se sienten satisfechos con sus respuestas. Pero idealmente, desea que continúen leyendo para obtener información adicional.

Como mencionamos, piense en esto casi como una sesión de preguntas y respuestas. Ponte en la piel de tu periodista. Al enterarse de la nueva información presentada al principio, ¿qué pregunta harían a continuación?

Por ejemplo, suponga que está presentando una nueva línea de productos. Ahora los periodistas pueden tener las siguientes preguntas:

• ¿A qué mercado está dirigido este producto?
• ¿Cuál es la vida útil esperada de este producto antes de que aparezca una nueva línea?
• ¿Cuándo comenzarán los pedidos anticipados para este producto?
• ¿Este producto se enviará internacionalmente y, de ser así, cuáles son las fechas para cada región?

Es probable que puedas pensar en cientos de preguntas por tu cuenta. El punto es que anticipas las preguntas candentes que probablemente estarán en la mente de alguien. Informarlos ahora es esencial, en lugar de dejarlos en suspenso, a menos que sea intencional.

Termine fuerte y haga una invitación

Hay un estándar que la gente espera encontrar al final de cada comunicado de prensa. Esta es una afirmación repetitiva que su empresa agregará a cada comunicado de prensa que distribuya.

Este es un mensaje para los periodistas sobre quién es usted, qué hace y cuál es su posición en la industria. En este punto, debe incluir algún medio para que la prensa se comunique con usted para obtener más información. Por lo general, habrá un enlace o una dirección de correo electrónico a su departamento de prensa/marketing.

Dependiendo de qué tan grande sea el anuncio, es posible que desee vincular a una publicación de blog que sea más profunda. Esta es una buena práctica informativa. Las personas deberían poder obtener lo que quieren del comunicado de prensa y tener la opción de profundizar más si así lo desean.

Por último, puede optar por incluir algunos enlaces a más información e invitaciones. Este es el "CTA" de un comunicado de prensa, por así decirlo. No es con fines publicitarios, sino como un indicador de su sitio web y más.

Más consejos para su comunicado de prensa en línea

Antes de enviar su comunicado de prensa a Internet, es importante pasarlo a través de algunas de sus personas. Considere lo siguiente mientras lo pule para el consumo de la prensa.

Corta cualquier grasa

Muchas personas tienden a exagerar con los detalles, incluidos los escritores talentosos. Es fundamental hacer un par de pasadas para cortar cualquier contenido innecesario.

Aquí hay algunas cosas que es mejor dejar en el piso de la sala de corte:

• demasiados adjetivos
• Tangentes no estrictamente relacionadas con el tema en cuestión
• Oraciones adicionales con información general que los lectores pueden encontrar en su sitio web

Comprobar el tono

En general, los estilos de los comunicados de prensa tienden a ser formales. Debe haber una ausencia de coloquialismos y frases conversacionales. Desea evitar cualquier discurso de marketing pegadizo o ágil que pueda aparecer en un anuncio, por ejemplo.

Sin embargo, no te excedas con el vocabulario avanzado. Esto debería ser para lectores de prensa en general, así que limite la cantidad de términos esotéricos que incluye. Nuevamente, considere a su audiencia y cuánta comprensión superficial tiene el periodista promedio sobre temas relacionados con su industria.

Considere cualquier ramificación legal potencial

Naturalmente, debes tener mucho cuidado con cualquier cosa que pueda llevarte a problemas. Haga que su equipo legal haga un pase para asegurarse de que no está diciendo nada que lo ponga en peligro de litigio.

En algunos casos, los periodistas torcen los titulares para llamar la atención. Una declaración mal redactada podría convertirlo en una noticia de última hora, y no del tipo bueno.

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Escribir un comunicado de prensa se trata de ser conciso, informativo y fácil de entender. La extensión del comunicado de prensa debe rondar las 400 palabras, siendo menos ideal. Asegúrate de decir solo lo que necesitas y de poner información adicional en otros lugares, como en los enlaces de la conclusión.

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