Cómo dar comentarios por escrito: lo que se debe y lo que no se debe hacer

La retroalimentación constructiva y directa puede ayudar a los gerentes y compañeros de trabajo a motivarse mutuamente mientras celebran el crecimiento y reconocen los desafíos, y nuestro enfoque para compartir comentarios es fundamental para la forma en que nuestros compañeros de trabajo los reciben.

Dar retroalimentación no es algo natural para todos, pero no te preocupes; Hemos elaborado una guía completa para escribir comentarios constructivos. En este artículo, encontrará nuestra fórmula de tres pasos para brindar comentarios por escrito, consejos para escribir comentarios profesionales y ejemplos de comentarios por escrito.

¿Qué es la retroalimentación escrita?

Los comentarios escritos son un registro de orientación destinado a ayudar a alguien en el lugar de trabajo a mejorar y desarrollarse profesionalmente. Generalmente, la retroalimentación escrita puede incluir elogios, una mirada a lo que se puede mejorar y algunos próximos pasos a seguir por la persona.

Los comentarios escritos pueden ser formales o informales y pueden presentarse en muchos medios, incluidos estos formatos comunes:

• Revisiones anuales
• Retrospectivas de proyectos
• Evaluaciones
• Reuniones semanales
• Comentarios de pares
• Correos electrónicos
• Comentarios en documentos, herramientas de gestión de proyectos u otras plataformas de trabajo.
• Solicitudes de revisión

Cuándo dar comentarios por escrito

La retroalimentación escrita es una excelente manera de dejar un rastro en papel que documente el progreso de una persona y brinde tanto al gerente como al destinatario algo de referencia al realizar un seguimiento del trabajo o el movimiento hacia una meta (mientras que la retroalimentación verbal puede olvidarse o recordarse mal).

Muchos lugares de trabajo enmarcan la retroalimentación como áreas de progreso y desafíos, en lugar de una evaluación que sea tanto positiva como negativa. Puede ser difícil dar y recibir comentarios críticos sobre el trabajo o el comportamiento de alguien, pero evitarlos es peor. Al retener comentarios negativos, no le hace ningún favor a la persona: ¿Cómo puede mejorar si no sabe que no está cumpliendo con los estándares?

Es posible que desee proporcionar comentarios por escrito en las siguientes circunstancias.

• Revisiones o evaluaciones requeridas por la empresa
• Para dejar un rastro en papel o mantener un registro
• Situaciones sencillas y fáciles de explicar.
• Violaciones de reglas escritas.
• Dar retroalimentación después de un evento

¿Cuándo debería posponer la retroalimentación?

Siempre hay situaciones en las que la retroalimentación debe posponerse o retenerse.

Si los comentarios no son procesables ni afirmativos, pregúntese por qué desea darlos. Cuando las emociones son elevadas o la información que desea compartir es personal, dé un paso atrás y reevalúe.

La retroalimentación constructiva debe incluir notas sobre el trabajo o el comportamiento del destinatario que necesita mejorar: evidencia de lo que ha hecho bien, de lo que ha hecho mal y pasos a seguir claros para motivarlo . La retroalimentación positiva debe ser específica y complementaria.

Por último, debe evitar el uso de comentarios escritos como método principal de entrega si la situación que está enfrentando es demasiado compleja para explicarla por escrito o si puede sacarse de contexto. Puede utilizar comentarios escritos para tomar nota de una conversación, pero es mejor guardar las situaciones matizadas para comentarios verbales.

Debe abstenerse de enviar comentarios por escrito en las siguientes situaciones:

• Cuando las emociones son elevadas
• Cuando los comentarios personales no serían constructivos
• En situaciones matizadas

Cómo dar comentarios por escrito

Ya sea que el tema sea un comportamiento que desea que el destinatario continúe o cambie, puede entregar su evaluación positiva por escrito.

No importa qué tipo de comentarios quieras dar, asegúrate de que lleguen lo antes posible. La mayoría de los comentarios escritos se proporcionan después de que ya ha ocurrido un evento. Una buena regla general es recibir comentarios dentro de una semana de un evento, a menos que sea una revisión anual, comentarios sobre el proyecto u otra forma programada de comentarios.

Sea específico

Cuando se trata de comentarios, evite las generalizaciones. Los ejemplos de las acciones del destinatario y sus recomendaciones para seguir adelante deben ser lo más claros posible.

Cuanto más específico seas, más fácil será para el destinatario digerir la información que estás transmitiendo. Comience preguntándose: "¿Qué espero lograr al brindar esta retroalimentación?" y trabajar hacia atrás desde allí.

Si ofrece comentarios constructivos, proporcione ejemplos de cuando el trabajo o el comportamiento de la persona no cumplieron con los estándares. Luego, proporciónales metas claras, mensurables y alcanzables para lograr en un período de tiempo determinado. Si estás dando comentarios positivos, señala una acción o resultado específico que quieras volver a ver.

Enfatizar la importancia

Si bien es posible que sienta que los comentarios que está analizando con el destinatario son importantes, es posible que él no sienta lo mismo. Es tu responsabilidad transmitirpor quélo que estás compartiendo es importante.

Puedes mostrarles que es importante explicándoles el impacto de su acción (o falta de acción).

Se empático

Es mucho más probable que sus comentarios sean bien recibidos si los comparte con empatía y amabilidad. La retroalimentación amable es constructiva, respetuosa, solidaria y compasiva. Puedes reconocer los desafíos y las influencias externas y notar (si es cierto) que aprecias su esfuerzo.

La bondad se puede transmitir mediante:

• Darles tiempo para que le hagan preguntas.
• Usar declaracionesIen lugar de declaracionesusted, por ejemplo, "He notado que las métricas semanales llegan tarde" o "Esperaba ver una presentación más pulida de los objetivos de nuestro equipo".
• Complementando las cosas que te gustaría ver más.
• Reconocer los desafíos externos si existen.

Ejemplos de comentarios escritos

Ejemplo de mensaje de retroalimentación de comunicación

Hola, Lex. Me pregunto si tiene alguna actualización del estado del proyecto del hotel. Si ha tenido algún problema, hágamelo saber lo antes posible para que pueda ayudarle a retomar el rumbo. Ya que nos acercamos al final del proyecto, ¿podrías enviarme un mensaje varias veces durante la semana para saber cuál es nuestra situación? ¡Gracias!

Ejemplo de mensaje instantáneo de comentarios positivos

Hannah, gracias por ser de mente abierta y persistente en nuestra postura de hoy. Su pensamiento creativo nos ayudó a ver el problema de una manera nueva y estoy seguro de que podremos terminar el proyecto a tiempo. A continuación, centrémonos en reorganizar nuestros dos últimos sprints para cumplir con la fecha límite. ¡Sigan con el excelente trabajo!

Ejemplo de comentarios del gerente

Hola Martha, ¿podríamos programar una hora para discutir nuestra comunicación y mis objetivos? Cuando recientemente me preguntaron sobre mis objetivos de ventas, no siento que haya recibido respuestas claras sobre a qué debo aspirar. Me encantaría ponerme al día con usted la próxima semana para alcanzar mis objetivos al final del trimestre. ¿Estás libre el miércoles?

Ejemplo de correo electrónico de revisión anual

Hola erik,

Gracias por asistir a nuestra reunión de revisión anual de hoy. Adjunto encontrará el formulario de revisión completo. He incluido los aspectos más destacados a continuación.

Qué va bien:Ha sido un comunicador fuerte y oportuno y un gerente de proyectos diligente y orientado a los detalles. ¡Su equipo lo elogia (consulte el documento adjunto) y sus esfuerzos de colaboración no pasan desapercibidos!

Lo que necesita mejorar:solo ha cumplido dos de seis plazos de su proyecto este año. Esto lleva a que los proyectos superen el presupuesto e interfiere con nuestra capacidad para programar correctamente a los contratistas.

Próximos pasos:Como discutimos en nuestra reunión, priorice los plazos del próximo año. No dude en hacerme saber si necesita más personal, menos proyectos o cualquier otro recurso.

Estoy aquí para ayudarte si necesitas hablar sobre algunas cosas o tienes otras preguntas o inquietudes.

Atentamente,

lauren

Ejemplo de retroalimentación entre pares

Hola Mak, tu colaboración con el equipo fue excelente la semana pasada, pero sentí que mis propios proyectos quedaron de lado cuando me pediste ayuda con los gráficos para la campaña de correo electrónico. He visto suficiente trabajo tuyo en el pasado como para estar seguro de que podrías haber creado un gran conjunto por tu cuenta. ¿Crees que podrías intentar abordarlos en solitario la próxima semana? Si no, hágamelo saber y discutiremos algunas alternativas.

La retroalimentación es clave para el desarrollo profesional

Elaborar comentarios eficaces requiere trabajo. Para crear comentarios productivos y digeribles, asegúrese de que sean claros, empáticos y procesables.

Dé ejemplos de cuándo su trabajo o comportamiento no fue ideal y proporcione objetivos claros y alcanzables para el seguimiento. Además, señale los logros y enfatice por qué la retroalimentación es importante. Póngase en el lugar del destinatario y mantenga organizados sus comentarios escritos. Siga este enfoque y estará en camino de brindar comentarios escritos efectivos.

Tanto los comentarios positivos como los negativos requieren que escribas con algo de tacto. Así que tenga en cuenta estos conceptos básicos:

1. Comience con lo positivo.
2. Señale lo que falta, si es que falta algo.
3. Termine con los próximos pasos claros y alcanzables.

Es posible que tenga un objetivo determinado en mente cuando proporcione comentarios por escrito. Pero recuerde que el mejor resultado es que la persona aprecie el insight y sepa qué hacer con la información.