Cómo dar retroalimentación por escrito: lo que se debe y lo que no se debe hacer

Los comentarios constructivos y directos pueden ayudar a los gerentes y compañeros de trabajo a motivarse mutuamente mientras celebran el crecimiento y reconocen los desafíos, y nuestro enfoque para compartir comentarios es fundamental para la forma en que nuestros compañeros de trabajo los reciben.

Dar retroalimentación no es algo natural para todos, pero no se preocupe; Hemos elaborado una guía completa para escribir comentarios constructivos. En este artículo, encontrará nuestra fórmula de tres pasos para dar comentarios por escrito, consejos para escribir comentarios profesionales y ejemplos de comentarios escritos.

¿Qué es la retroalimentación escrita?

La retroalimentación escrita es un registro de orientación destinado a ayudar a alguien en el lugar de trabajo a mejorar y desarrollarse profesionalmente. En general, los comentarios escritos pueden incluir elogios, una mirada a lo que se puede mejorar y algunos pasos a seguir para la persona.

Los comentarios escritos pueden ser formales o informales y pueden presentarse en muchos medios, incluidos estos formatos comunes:

• Revisiones anuales
• Retrospectivas de proyectos
• Evaluaciones
• Reuniones semanales
• Retroalimentación de los compañeros
• Correos electrónicos
• Comentarios en documentos, herramientas de gestión de proyectos u otras plataformas de trabajo
• Solicitudes de revisión

Cuándo dar retroalimentación por escrito

La retroalimentación escrita es una excelente manera de dejar un rastro en papel que documenta el progreso de una persona y le brinda al gerente y al destinatario algo a lo que hacer referencia al realizar un seguimiento del trabajo o el movimiento hacia una meta (mientras que la retroalimentación verbal puede olvidarse o recordarse mal).

Muchos lugares de trabajo enmarcan la retroalimentación como áreas de progreso y desafíos, en lugar de una evaluación tanto positiva como negativa. Los comentarios que critican el trabajo o el comportamiento de alguien pueden ser difíciles de dar y recibir, pero evitarlos es peor. Al retener la retroalimentación negativa, le haces un mal servicio a la persona: ¿Cómo pueden mejorar si no saben que no están cumpliendo con los estándares?

Es posible que desee proporcionar comentarios por escrito en las siguientes circunstancias.

• Revisiones o evaluaciones requeridas por la empresa
• Para dejar un rastro de papel o mantener un registro
• Situaciones sencillas que son fáciles de explicar
• Violaciones de reglas escritas
• Dar retroalimentación después de un evento

¿Cuándo debería posponer la retroalimentación?

Siempre hay situaciones en las que se debe posponer o retener la retroalimentación.

Si la retroalimentación no es procesable o afirmativa, pregúntese por qué quiere dar retroalimentación. Cuando las emociones son elevadas, o la información que desea compartir es personal, dé un paso atrás y reevalúe.

La retroalimentación constructiva debe incluir notas sobre el trabajo o el comportamiento del destinatario que necesita mejorar: evidencia de lo que ha hecho bien, lo que ha hecho mal y los próximos pasos claros para motivarlos . Los comentarios positivos deben ser específicos y complementarios.

Por último, debe evitar el uso de comentarios escritos como su principal método de entrega si la situación con la que está lidiando es demasiado compleja para explicarla por escrito, o si puede sacarse de contexto. Puede usar comentarios escritos para anotar una conversación, pero las situaciones matizadas se guardan mejor para los comentarios verbales.

Debe abstenerse de enviar comentarios por escrito en las siguientes situaciones:

• Cuando las emociones son elevadas
• Cuando la retroalimentación personal no sería constructiva
• En situaciones matizadas

Cómo dar retroalimentación por escrito

Ya sea que el tema sea un comportamiento que desea que el destinatario continúe o cambie, puede entregar su evaluación positivamente por escrito.

No importa qué tipo de comentarios quieras dar, asegúrate de que lleguen de inmediato. La mayoría de los comentarios escritos se proporcionan después de que ya ha ocurrido un evento. Una buena regla general es recibir comentarios dentro de la semana posterior a un evento, a menos que se trate de una revisión anual, comentarios de proyectos u otra forma de comentarios programados.

Se específico

Cuando se trata de comentarios, evite las generalizaciones. Los ejemplos de las acciones del destinatario y sus recomendaciones para seguir adelante deben ser lo más claros posible.

Cuanto más específico sea, más fácil será para el destinatario digerir la información que está transmitiendo. Comience por preguntarse: "¿Qué espero lograr al dar esta retroalimentación?" y trabajar hacia atrás desde allí.

Si está ofreciendo comentarios constructivos, proporcione ejemplos de cuándo el trabajo o el comportamiento de la persona no cumplieron con los estándares. Luego, bríndeles objetivos claros, medibles y alcanzables para lograr en un plazo determinado. Si está dando comentarios positivos, señale una acción o un resultado específico que desea volver a ver.

enfatizar la importancia

Si bien puede sentir que los comentarios que está discutiendo con el destinatario son importantes, es posible que no sientan lo mismo. Es su responsabilidad transmitir por qué lo que está compartiendo es importante.

Puede mostrarles que es importante al explicarles el impacto de su acción (o falta de acción).

ser empático

Es mucho más probable que sus comentarios sean bien recibidos si los comparte con empatía y amabilidad. La retroalimentación amable es constructiva, respetuosa, solidaria y compasiva. Puede reconocer los desafíos y las influencias externas y notar (si es cierto) que aprecia su esfuerzo.

La amabilidad se puede transmitir a través de:

• Darles tiempo para que le hagan preguntas.
• Usar declaraciones yo en lugar de declaraciones tú , por ejemplo, "He notado que las métricas semanales han estado llegando tarde" o "Esperaba ver una presentación más pulida de las metas de nuestro equipo".
• Halagando las cosas que te gustaría ver más.
• Reconocer los desafíos externos, si existen.

Ejemplos de comentarios escritos

Ejemplo de mensaje de retroalimentación de comunicación

Hola, Lex. Me pregunto si tienes una actualización del estado del proyecto del hotel. Si ha surgido algún problema, hágamelo saber lo antes posible para que pueda ayudarlo a volver a la normalidad. A medida que nos acercamos al final del proyecto, ¿podría enviarme un mensaje varias veces durante la semana para saber cuál es nuestra posición? ¡Gracias!

Ejemplo de mensaje instantáneo de retroalimentación positiva

Hannah, gracias por ser de mente abierta y persistente en nuestro stand-up de hoy. Su pensamiento creativo nos ayudó a ver el problema de una manera nueva y confío en que podremos terminar el proyecto a tiempo. A continuación, concentrémonos en reorganizar nuestros dos últimos sprints para cumplir con la fecha límite. Sigan con el excelente trabajo!

Ejemplo de retroalimentación del gerente

Hola Martha, ¿podríamos programar un momento para hablar sobre nuestra comunicación y mis objetivos? Cuando he preguntado acerca de mis objetivos de ventas recientemente, siento que no he recibido respuestas claras sobre a qué debo aspirar. Me encantaría ponerme al día con usted dentro de la próxima semana para alcanzar mis objetivos para el final del trimestre. ¿Estás libre el miércoles?

Ejemplo de correo electrónico de revisión anual

Hola Erik,

Gracias por asistir a nuestra reunión de revisión anual hoy. Adjunto encontrará el formulario de revisión completo. He incluido los aspectos más destacados a continuación.

Lo que va bien: ha sido un comunicador fuerte y oportuno y un administrador de proyectos diligente y orientado a los detalles. ¡Tu equipo te alaba (ver documento adjunto) y tus esfuerzos colaborativos no pasan desapercibidos!

Lo que necesita mejorar: solo ha cumplido con dos de los seis plazos de su proyecto este año. Esto lleva a que los proyectos superen el presupuesto e interfiere con nuestra capacidad para programar a los contratistas correctamente.

Próximos pasos: Como discutimos en nuestra reunión, priorice los plazos en el próximo año. No dude en avisarme si necesita más personal, menos proyectos o cualquier otro recurso.

Estoy aquí para usted si necesita hablar o si tiene otras preguntas o inquietudes.

Sinceramente,

lauren

Ejemplo de retroalimentación de compañeros

Hola Mak, tu colaboración con el equipo fue excelente la semana pasada, pero sentí que mis propios proyectos quedaron a un lado cuando me pediste ayuda con los gráficos para la campaña de correo electrónico. He visto suficiente de tu trabajo en el pasado como para estar seguro de que podrías haber creado un gran conjunto por tu cuenta. ¿Crees que podrías intentar abordarlos solo la próxima semana? Si no, házmelo saber y discutiremos algunas alternativas.

La retroalimentación es clave para el desarrollo profesional

Elaborar comentarios efectivos requiere trabajo. Para crear comentarios productivos y digeribles, asegúrese de que sean claros, empáticos y procesables.

Dé ejemplos de cuándo su trabajo o comportamiento no fue ideal y proporcione objetivos claros y alcanzables para el seguimiento. Además, señale los logros y enfatice por qué la retroalimentación es importante. Póngase en el lugar del destinatario y mantenga sus comentarios escritos organizados. Apéguese a este enfoque y estará en camino de dar una retroalimentación escrita efectiva.

Tanto la retroalimentación positiva como la negativa requieren que escribas con cierto tacto. Así que ten en cuenta estos conceptos básicos:

1. Comience con los aspectos positivos.
2. Señale lo que falta, en todo caso.
3. Termine con próximos pasos claros y alcanzables.

Es posible que tenga un cierto objetivo en mente cuando proporcione comentarios por escrito. Pero recuerde que el mejor resultado es que la persona aprecie el conocimiento y sepa qué hacer con la información.