4 meilleures façons d'exprimer « Désolé pour le désagrément occasionné » par e-mail

Personne n’aime être porteur de mauvaises nouvelles, surtout par écrit. Lorsque nous communiquons une nouvelle malheureuse, une erreur ou une tournure d’événements décevante, nous avons tendance à insérer une phrase particulière pour adoucir le coup : « Désolé pour la gêne occasionnée. » La tentation d’utiliser cette phrase est compréhensible. Mais on en abuse souvent, qu'il s'agisse d'une légère nuisance, comme le changement de l'heure d'une réunion, ou de quelque chose de plus important, comme l'annulation d'un contrat important.

Mais même lorsqu’elle est utilisée sérieusement, cette tournure de phrase banale est devenue si courante que, ironiquement, elle peut paraître peu sincère. Surtout si votre destinataire considère l'inconvénient comme un gros désagrément, les excuses en boîte peuvent exprimer peu de remords ; vous risquez de paraître fallacieux ou insensible.

Il existe de meilleures options pour s’excuser. Il existe parfois une manière plus appropriée d'exprimer ses regrets, surtout si cela échappe à votre contrôle. Peut-être qu'il s'agit d'écrire une lettre d'excuses . À d’autres moments – lorsque vousavezvraiment des remords et que vous avez tort – il existe des moyens plus forts de le dire. Ici, nous avons rassemblé une poignée d'alternatives pour différentes situations que vous pourriez rencontrer.

1 « Je comprends votre frustration. »

Surtout dans les rôles en contact direct avec les clients dans un cadre professionnel, il est facile d'utiliser « Désolé pour le désagrément occasionné » comme excuse fourre-tout (par exemple, un colis perdu, un rendez-vous manqué ou un service défectueux). Dans ces cas, l’expression peut être considérée comme invalidante ou non professionnelle au lieu d’être bienveillante. Cela peut aggraver la frustration.

Il est important de rédiger des réponses pour montrer que vous comprenez le point de vue de votre destinataire et que vous souhaitez réparer les actes répréhensibles. Plutôt que de rejeter leur plainte comme un simple « inconvénient », reconnaître leurs sentiments et accepter le blâme est plus susceptible de conduire à une réparation. Utiliser « Je comprends votre frustration » guide la réponse avec empathie. C'est un moyen plus efficace d'apaiser les émotions exacerbées et de parvenir à une solution qui plaise aux deux parties.

2 «Je me rends compte que c'est décevant.»

Imaginez ceci : vous êtes épuisé par une semaine de travail chargée et devez annuler un dîner. . . trente minutes avant le début. Envoyer « Désolé pour le désagrément occasionné » est une manière impersonnelle d'annoncer cette nouvelle. Même si nos communications sont de plus en plus numériques, nous ne sommes pas des robots. N'oubliez pas qu'il y a une personne à l'autre bout du fil.

Reconnaître la déception et s’approprier sont ici essentiels. Montrez que vous pensez à leur point de vue. Au lieu de cela, essayez de commencer votre texte par quelque chose du genre : « Je me rends compte que le préavis est court et que nous avions hâte de nous rencontrer dans votre restaurant préféré toute la semaine. . .» Avec cela, vous assumez vos responsabilités. Inclure des détails personnels communique également de la bienveillance.

Faire savoir à votre destinataire que vous êtes conscient de vos défauts et que vous cherchez à réparer les choses renforcera la confiance dans la relation, qu'elle soit personnelle ou professionnelle.

3 « Merci pour votre patience. »

Le regret et le remords ne sont pas la même chose. Il arrive parfois des choses malheureuses ou regrettables, mais indépendantes de notre volonté. Ces circonstances ne justifient pas réellement vos excuses. Par exemple : imaginez que vous êtes un agent de réservation d'une compagnie aérienne et qu'une tempête de neige hivernale entraîne un retard de vol de plusieurs heures. Vous n'êtes pas responsable des conditions météorologiques extrêmes. Dans ce cas, utiliser « Je suis désolé pour le dérangement » peut vous blâmer alors qu'il n'y en a pas.

En vous excusant, vous risquez d’accepter la responsabilité de quelque chose hors de votre contrôle. Au lieu de cela, déplacez l’émotion du remords vers la gratitude. Exprimer ses remerciements pour sa compréhension inverse le scénario et est susceptible de susciter également ce même sentiment chez le destinataire. Essayez : « Merci beaucoup pour votre patience. Nous espérons que les conditions seront bientôt sûres pour le décollage. Cela permet au destinataire de savoir que vous sympathisez et comprenez son exaspération.

4 « Laissez-moi vous aider. »

Au lieu de présenter des excuses, proposez une solution. Les gens se plaignent lorsqu’ils sont déçus parce qu’ils veulent être entendus ou parce qu’ils veulent que leur problème soit résolu. « Je suis désolé pour l'inconvénient de renverser du vin rouge sur votre pantalon blanc » ne fera pas disparaître la tache. En revanche, « Laissez-moi payer votre nettoyage à sec ».

Avoir la conscience d'être proactif dans le processus de résolution de problèmes prouvera à votre destinataire que vous vous efforcez d'être une personne plus responsable. Cette approche peut vous éviter des maux de tête plus tard. La prochaine fois que vous rencontrerez un problème que vous pouvez résoudre, proposez de le résoudre.