4 meilleures façons d'exprimer « Désolé pour le dérangement » dans un e-mail

Personne n'aime être porteur de mauvaises nouvelles, surtout par écrit. Lorsque nous communiquons des nouvelles malheureuses, une erreur ou une tournure des événements décevante, nous avons tendance à ajouter une phrase particulière pour atténuer le coup : « Désolé pour le dérangement ». La tentation d'utiliser cette phrase est compréhensible. Mais il est souvent surutilisé, qu'il s'agisse de signaler une légère nuisance, comme changer l'heure d'une réunion, ou quelque chose de plus important, comme l'annulation d'un contrat important.

Mais même lorsqu'elle est employée sérieusement, cette tournure de phrase banale est devenue si courante que, ironiquement, elle peut sembler peu sincère. Surtout si votre destinataire verra le désagrément comme un gros ennui, les excuses en conserve peuvent transmettre peu de remords ; vous risquez de paraître malhonnête ou insensible.

Il existe de meilleures options pour s'excuser. Parfois, il existe une manière plus appropriée d'exprimer ses regrets à propos d'une situation, surtout si elle est hors de votre contrôle. D'autres fois, lorsque vous avez vraiment des remords et que vous êtes fautif, il existe des façons plus fortes de le dire. Ici, nous avons rassemblé une poignée d'alternatives pour différentes situations dans lesquelles vous pourriez vous trouver.

1 "Je comprends votre frustration."

En particulier dans les rôles en contact avec les clients dans des contextes professionnels, il est facile d'utiliser « Désolé pour la gêne occasionnée » pour un certain nombre de problèmes (par exemple, un colis perdu, un rendez-vous manqué ou un service défectueux). Dans ces cas, la phrase peut être considérée comme invalidante ou non professionnelle au lieu de prendre soin. Cela peut aggraver la frustration.

Il est important de rédiger des réponses pour montrer que vous comprenez le point de vue de votre destinataire et que vous souhaitez réparer les actes répréhensibles. Plutôt que de rejeter leur plainte comme un simple « inconvénient », reconnaître leurs sentiments et accepter le blâme est plus susceptible de conduire à une réparation. L'utilisation de "Je comprends votre frustration" guide la réponse avec empathie. C'est un moyen plus efficace de désamorcer, espérons-le, des émotions accrues et de parvenir à une solution pour laquelle les deux parties se sentent bien.

2 "Je me rends compte que c'est décevant."

Imaginez ceci : vous êtes épuisé par une semaine de travail chargée et vous devez annuler un dîner. . . trente minutes avant de commencer. Envoyer « Désolé pour le dérangement » semble être une manière impersonnelle de transmettre cette nouvelle. Même si nos communications sont de plus en plus numériques, nous ne sommes pas des robots. Se souvenir qu'il y a une personne à l'autre bout de la correspondance.

Reconnaître la déception et se l'approprier sont ici essentiels. Montrez que vous pensez à leur point de vue. Au lieu de cela, essayez de commencer votre texte par quelque chose du genre : « Je réalise que le préavis est court et que nous avons hâte de nous retrouver dans votre restaurant préféré toute la semaine . . . « Avec cela, vous assumez vos responsabilités. Inclure des détails personnels communique également l'attention.

Faire savoir à votre destinataire que vous êtes conscient de vos défauts et que vous visez à réparer les choses renforcera la confiance dans la relation, qu'elle soit personnelle ou professionnelle.

3 "Merci pour votre patience."

Le regret et le remords ne sont pas les mêmes choses. Parfois, il se passe des choses malheureuses ou regrettables, mais qui échappent à notre contrôle. Ces circonstances ne justifient pas réellement vos excuses. Par exemple : imaginez que vous êtes préposé aux réservations dans une compagnie aérienne et qu'une tempête de neige hivernale entraîne un retard de vol de plusieurs heures. Vous n'êtes pas responsable des conditions météorologiques extrêmes. Dans ce cas, utiliser "Je suis désolé pour le dérangement" peut vous blâmer alors qu'il n'y en a pas.

En vous excusant, vous risquez d'accepter la responsabilité de quelque chose qui échappe à votre contrôle. Au lieu de cela, faites passer l'émotion présente du remords à la gratitude. Exprimer des remerciements pour la compréhension renverse le script et est susceptible de susciter ce même sentiment chez le destinataire également. Essayez : « Merci beaucoup pour votre patience. Nous espérons que les conditions seront bientôt sûres pour le décollage. Cela permet au destinataire de savoir que vous comprenez et comprenez son exaspération.

4 "Laissez-moi vous aider."

Au lieu de présenter des excuses, offrez une solution. Les gens se plaignent lorsqu'ils sont déçus, non pas parce qu'ils aiment pleurnicher, mais parce qu'ils veulent être entendus ou veulent que leur problème soit résolu. "Je suis désolé pour le désagrément de renverser du vin rouge sur votre pantalon blanc" n'enlèvera pas la tache. D'autre part, "Laissez-moi payer votre nettoyage à sec" le fera.

Avoir la conscience d'être proactif dans le processus de résolution de problèmes prouvera à votre destinataire que vous vous efforcez d'être une personne plus responsable. Cette approche peut vous éviter des maux de tête sur la route. La prochaine fois qu'il y aura un problème que vous pourrez résoudre, proposez-lui de le résoudre.