5 conseils de format de courrier électronique professionnels appropriés pour vous aider à réussir

Publié: 2017-11-16

L'utilisateur de messagerie professionnel moyen reçoit plus de quatre-vingt-dix e-mails par jour. Cela signifie que votre message a une sérieuse concurrence pour attirer l'attention du destinataire. Une communication claire et efficace commence par l'utilisation du format de courrier électronique professionnel approprié.

Qu'y a-t-il de si difficile à cela ? vous pensez. Je tape ce que j'ai à dire, j'appuie sur Envoyer et c'est parti !

Ralentissez votre roulis là-bas, champion ! La façon dont vous formatez votre e-mail professionnel fait une différence. Non seulement un bon formatage des e-mails rend votre e-mail plus facile à lire, mais il vous fait ressembler à un professionnel raffiné.

Rédigez des e-mails plus soignés

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Comment formater un e-mail professionnel

1 Faites attention à votre ligne d'objet.

Beaucoup de gens jettent une ligne d'objet sur un e-mail après coup. Mais, si vous voulez vous assurer que votre e-mail professionnel reçoive l'attention qu'il mérite, une réflexion après coup ne suffira pas.

PLUS D'INFO : 20 lignes d'objet d'e-mail qui seront ouvertes à chaque fois

Prenez-le des personnes qui envoient des e-mails marketing pour gagner leur vie - les lignes d'objet sont importantes. Trente-trois pour cent des destinataires d'e-mails décident d'ouvrir ou non un e-mail en se basant uniquement sur la ligne d'objet. Bien que les e-mails professionnels entre personnes qui se connaissent et travaillent ensemble soient beaucoup plus susceptibles d'être ouverts que les argumentaires de vente, votre ligne d'objet a toujours un but.

Il indique au destinataire à quoi s'attendre dans l'e-mail. Souvent, la meilleure ligne d'objet indique exactement au destinataire ce qu'elle contient. Lorsque votre destinataire voit "Rapports marketing du troisième trimestre joints", il n'y a aucune ambiguïté quant à la raison pour laquelle vous écrivez.
Cela crée de l'intérêt pour le contenu de l'e-mail. Votre ligne d'objet peut piquer l'intérêt du destinataire. Ceci est particulièrement important avec les e-mails froids adressés à des contacts que vous ne connaissez pas bien.
Cela peut aider le destinataire à prioriser sa boîte de réception occupée. Une ligne d'objet peut créer une urgence et aider le destinataire à déterminer quels e-mails doivent être traités en premier.

Voici un conseil : étant donné qu'ils sont souvent utilisés par les spécialistes du marketing et les spammeurs, les mots et expressions tels que " urgent " et " réponse nécessaire " ont perdu une partie de leur efficacité en tant que lignes d'objet des e-mails. Essayez d'être plus précis : "Répondez par EOD vendredi."

Conseils sur la ligne d'objet des e-mails

Soyez bref.
Évitez les mots et les phrases de remplissage.
N'utilisez pas que des majuscules ou une ponctuation excessive.
Sachez comment éviter les filtres anti-spam.

Voici un conseil : vous voulez vous assurer que vos e-mails ont toujours fière allure ? La grammaire peut vous éviter des fautes d'orthographe, des fautes de grammaire et de ponctuation, un langage peu clair et d'autres problèmes d'écriture.

2 Obtenez la bonne formule de salutation.

Les salutations par e-mail professionnel peuvent être délicates à moins que vous ne connaissiez certaines choses à faire et à ne pas faire. Jouez-le trop droit et vous aurez l'air étouffant. Trop informel, et vous aurez l'air peu professionnel. Comment trouver un équilibre ?

Salut Martine !!! Wazzap ? !

Salut Martine,

Même si vous connaissez bien le destinataire, les salutations loufoques sont inappropriées pour les e-mails professionnels. Si votre e-mail professionnel est transféré ou fait partie d'une chaîne Répondre à tous , des personnes autres que le destinataire prévu le verront. Restez professionnel. Martin est peut-être votre copain, mais gardez les plaisanteries ludiques pour les moments où vous n'êtes pas à l'heure.

Vous pouvez utiliser un ton amical avec quelqu'un que vous connaissez ou avec qui vous travaillez en étroite collaboration, en particulier si cette personne se trouve au même niveau que vous dans l'entreprise, ou du moins pas beaucoup plus haut dans la chaîne alimentaire. Pour presque toutes les communications sur le lieu de travail, Salut est une salutation appropriée.

Voici un conseil : utilisez un style plus formel si votre entreprise l'exige ou si la personne à qui vous envoyez un e-mail est au-dessus de votre autorité. Sinon, reproduisez ce que font vos collègues. Si les e-mails entre les membres de l'équipe marketing s'ouvrent généralement avec Hey , n'hésitez pas à faire de même.

Lorsque vous écrivez des e-mails formels (tels que des lettres de motivation ou des e-mails à un supérieur hiérarchique), utilisez Cher suivi du titre honorifique, du nom de famille et de deux-points du destinataire.

Chère Mme Smith :

Voici un conseil : si le sexe du destinataire est inconnu, ou si son nom est le moins du monde ambigu, utilisez plutôt un nom complet :

Cher Terry Smith :

Voici un conseil : évitez les titres honorifiques qui impliquent l'état matrimonial, tels que « Mme ». Utilisez « Mme ». au lieu.

PLUS D'INFO : Comment démarrer un e-mail : 6 introductions sans échec et 6 à éviter

3 Formatez correctement le corps de votre e-mail professionnel.

Avec votre ligne d'objet et votre message d'accueil à l'écart, il est temps de rédiger le corps de votre e-mail. Pour bien faire les choses, il ne suffit pas de simplement déposer un flux de pensées et d'appuyer sur Envoyer .

Soyez bref. Les e-mails courts peuvent encore prendre un certain temps à écrire. Prenez le temps d'organiser vos pensées. (L'utilisation d'un plan peut vous aider à formater votre e-mail si votre message est complexe.)
Ne pas trop expliquer. Résistez à l'envie de submerger votre destinataire avec trop d'informations. Allez droit au but et fournissez les bases. Si nécessaire, joignez un document avec des informations plus détaillées ou proposez d'en envoyer un à la demande du destinataire.
Passer la mise en forme de fantaisie. Les graphiques et les polices inhabituelles peuvent faire briller les e-mails marketing, mais un e-mail professionnel n'a besoin d'aucun de ces attributs. Tous les clients de messagerie n'afficheront pas correctement votre mise en forme, alors respectez une police par défaut de 11 ou 12 points et du texte noir. Utilisez le texte en gras et en italique avec parcimonie.

Formatez votre e-mail comme une lettre commerciale, avec des doubles espaces entre les paragraphes et sans indentation. (Vous pouvez mettre en retrait le texte cité.)

Voici un conseil : Besoin de copier et coller ? Vous pouvez coller du texte sans formatage. Utilisez Ctrl + Maj + V sur un PC ou Cmd + Maj + V sur un Mac. Cela supprimera tout le formatage du texte collé, alors n'oubliez pas d'ajouter des choses comme des hyperliens qui peuvent avoir été supprimés.

4 Fermez-le avec style.

N'oubliez pas de signer votre email. Vous aurez besoin d'une signature amicale et professionnelle telle que Cordialement ou Merci pour la plupart des e-mails et Cordialement pour la correspondance officielle.

PLUS D'INFO : Comment mettre fin à un e-mail : 9 signatures sans échec et 9 à éviter

N'oubliez pas d'ajouter une signature professionnelle. (La plupart des clients de messagerie vous permettent d'en créer un qui sera automatiquement ajouté à chaque message.) Incluez votre nom complet, votre titre, l'entreprise pour laquelle vous travaillez et votre numéro de téléphone. Vous pouvez également envisager d'ajouter un lien vers votre profil LinkedIn et tous les comptes de médias sociaux professionnels auxquels vous souhaitez que vos collègues aient accès.

Voici un conseil : après avoir créé une nouvelle signature, envoyez-vous un exemple rapide d'e-mail pour voir à quoi ressemble la mise en forme. Gardez à l'esprit, cependant, que différents clients de messagerie peuvent ne pas afficher votre signature de la même manière.

5 Relisez !

Votre e-mail n'est pas complet tant que vous ne l'avez pas relu. Utilisez Grammarly pour vous aider à détecter les erreurs au fur et à mesure, mais n'oubliez pas que l'application est une amélioration de la relecture, pas un substitut. Prenez le temps de vous relire, de vérifier que la syntaxe est fluide et d'éliminer les verbosités. Surveillez les fautes de frappe où vous avez peut-être utilisé un mot similaire mais totalement involontaire. (Vous demandez peut-être un congé pour assister au récital de clarinette de votre fils, mais un i manquant dans le récital fera un e-mail mémorable... et pas dans le bon sens.)

CONNEXION : 7 conseils utiles pour rédiger un e-mail professionnel parfait en anglais

6 Tirez parti des fonctionnalités de Grammarly pour les professionnels

Grammarly est toujours là pour vous aider à détecter les fautes d'orthographe et de grammaire et à vous assurer que votre écriture a l'air soignée. Mais saviez-vous que l'assistant d'écriture de Grammarly dispose d'une multitude de fonctionnalités spécifiquement destinées aux professionnels ? Nos suggestions d'écriture signaleront les passages trop verbeux et transformeront des phrases entières pour les rendre plus claires, vous aideront à vous assurer que votre ton est transmis comme vous le souhaitez, les informations clés en gras dans votre texte et reformateront les paragraphes répertoriant de nombreux éléments sous forme de listes à puces pour s'assurer que les informations importantes peuvent être facilement scanné.