5 façons simples d'écrire sur des problèmes négatifs avec une tournure positive

Avez-vous déjà écrit quelque chose pour que le destinataire se méprenne complètement sur votre intention ? Ou vous a-t-on accusé de brusquerie alors que vous pensiez être pragmatique et efficace ? Il y a beaucoup d'éléments mobiles lorsqu'il s'agit de communiquer efficacement, mais le ton est l'un des plus importants.

J'ai passé près de deux décennies dans les tranchées en ligne dans des rôles allant du propriétaire d'entreprise au modérateur de forum en passant par l'extraordinaire rédacteur d'e-mails de relations publiques - un véritable diplomate virtuel. Voici mon meilleur conseil pour écrire sur les problèmes négatifs d'une manière positive et productive.

1 Présentez des solutions plutôt que des problèmes.

Il est préférable de parler de ce que vous pouvez faire plutôt que de ce que vous ne pouvez pas faire. Formulez une solution ou un plan alternatif et présentez-le à la place.

2 Indiquez ce que vous voulez, pas ce que vous ne voulez pas.

Pourquoi se concentrer sur la prévention d'un résultat négatif alors que vous pouvez en encourager un positif ? Au lieu de commencer les requêtes par « ne pas », essayez de dire ce que vous voulez .

3 Gardez l'hyperbole sous contrôle.

Parfois, un langage exagéré est utilisé à bon escient (en particulier par les annonceurs) pour promouvoir quelque chose ou parler de problèmes positifs, mais lorsque vous l'utilisez dans un contexte négatif, cela peut évoquer de mauvais sentiments. Méfiez-vous des mots comme toujours et jamais . Ils sont plus susceptibles de signifier parfois que l'un ou l'autre de ces extrêmes.

4 Essayez les déclarations « I ».

Lorsque vous vous attaquez à un problème difficile, les déclarations qui commencent par « vous » (et en particulier « vous toujours » et « vous jamais » - voir le conseil précédent sur l'hyperbole) ont tendance à ressembler à des accusations. Et les accusations, bien sûr, soulèvent les défenses d'une personne.

Lorsque vous évoquez quelque chose de négatif, concentrez-vous sur ce que la situation vous fait ressentir plutôt que sur ce que l'autre personne a fait.

5 "Je suis désolé, mais . . .” signifie que vous n'êtes pas désolé.

Quand j'étais enfant, et que je m'excusais pour un acte odieux de trahison d'enfance, je m'excusais souvent en disant : « Je suis désolé, mais... » Ma mère me coupait net en disant : « N'importe quand vous ajoutez un 'mais' cela signifie que vous n'êtes pas désolé, vous vous défendez juste.

Quand tu es désolé, sois désolé. Les excuses et autres défenses rendent les excuses inutiles.

Voici quelques éléments à prendre en compte avant d'envoyer un e-mail, d'écrire un message sur les réseaux sociaux ou d'adresser quoi que ce soit de négatif par écrit.

• Faites un test d'empathie. Lisez ce que vous avez écrit comme si vous en étiez le destinataire. Comment vous sentiriez-vous si quelqu'un vous l'envoyait ? Y a-t-il quelque chose que vous pouvez changer pour rendre le message plus positif ou pour vous concentrer sur les solutions plutôt que sur les problèmes ?
• Asseyez-vous dessus. Avez-vous déjà lancé une missive cinglante et l'avez presque immédiatement regrettée ? Donnez aux textes sur les problèmes négatifs une période de réflexion avant de les envoyer ou de les publier. Il y a de fortes chances que vous puissiez réécrire avec un état d'esprit plus positif une fois que vous aurez eu le temps de traiter.

Il n'est pas toujours approprié d'être optimiste et enthousiaste. Un agent immobilier, par exemple, ne voudrait pas avoir l'air de s'éclater lorsqu'il écrit pour dire à un client que la valeur de sa maison a considérablement baissé en raison d'un ralentissement du marché. Mais maintenir un ton positif et axé sur les solutions peut rendre des choses comme les mauvaises nouvelles ou les critiques moins dévastatrices.