7 choses de dernière minute à confirmer avant la soumission de votre communiqué de presse

Si vous n'êtes pas une personne soucieuse des détails, il peut être difficile de parcourir les moindres détails d'un communiqué de presse. Souvent, avec un long projet et plusieurs brouillons, vous ne voulez pas le relire. Pourtant, pour toute soumission de communiqué de presse, il est essentiel que le document soit exempt d'erreurs. Utilisez cette liste de contrôle en 7 points pour aider à débarrasser votre communiqué de presse des problèmes faciles à manquer avant la distribution.

1. Les 5 W

Vérifiez que vos informations principales sont correctes avant d'envoyer un communiqué de presse. Ceux-ci incluent les réponses aux questions qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment.

Avez-vous correctement orthographié les noms de chacun ? Revérifiez car même Smith et Jones peuvent avoir des orthographes alternatives et non conventionnelles comme Smythe et Jewnes.

Assurez-vous de savoir quel jour on est. Il est facile d'écrire un communiqué de presse quelques jours à l'avance, puis de le publier avec une formulation indiquant qu'il s'agit d'un jour de congé. Assurez-vous de savoir quel jour de la semaine nous sommes et d'avoir toutes les dates appropriées.

Si vous créez votre propre liste de contrôle pour les communiqués de presse, ajoutez des éléments distincts pour chacune de ces informations de base.

2. Planifier une soumission de communiqué de presse

Si vous soumettez un communiqué de presse par l'intermédiaire d'un service de communiqués de presse, assurez-vous que la date et l'heure auxquelles vous avez programmé la diffusion du communiqué sont correctes. Lorsque vous coordonnez des comptes de médias sociaux, des articles de blog, des communiqués de presse, des envois d'e-mails et d'autres communications, vous devez vous assurer qu'ils sont tous dans le bon ordre.

Assurez-vous également que vos paramètres correspondent au bon fuseau horaire. Même si vous réglez tout pour qu'il sorte à des intervalles de cinq minutes, si l'un est réglé pour l'heure de l'Est et l'autre pour l'heure du Pacifique, votre commande sera toujours foirée.

3. Inclure une photo

Avez-vous inclus une photo que la presse peut publier ? De nombreux articles de presse sont désormais publiés en ligne, et inclure une photo est un must pour les éditeurs en ligne.

Quiconque lit en ligne s'attend à voir une photo. Les photos aident à capter l'attention et à relayer une partie de l'histoire.

4. Style PA

Lisez tout avant de soumettre, à la recherche d'erreurs de style de communiqué de presse. Les nouvelles doivent toujours être dans le style AP, donc même si quelque chose est techniquement incorrect, s'il est mal formaté, la presse le remarquera.

Ils devront consacrer plus de temps pour le modifier, et ils peuvent choisir de ne pas l'inclure du tout si cela prend trop de temps à modifier.

Une façon de vous assurer que vous attrapez toutes les fautes de frappe est de mettre votre communiqué de presse de côté pendant quelques heures, voire toute la nuit si vous avez le temps. Rangez-le, enregistrez vos fichiers et revenez-y plus tard. Cela vous aidera à avoir un regard neuf pour voir les erreurs potentielles.

Demandez à un collègue de le lire pour vous. Demander à une personne qui découvre le document de le parcourir peut aider à détecter les erreurs flagrantes ou les formulations maladroites. Vous devez cependant être ouvert à la critique si vous choisissez cette voie.

5. Inclure les informations de contact

À qui la presse doit-elle s'adresser si elle a d'autres questions ? Votre entreprise peut être suffisamment petite pour qu'il n'y ait qu'une seule personne pour toutes les entrevues avec les médias.

Pourtant, vous pouvez également avoir quelqu'un qui parlerait à la presse pour chaque département. En fonction des actualités et des informations, vous devrez peut-être ajuster les informations de contact de base que vous incluez dans chaque version.

Ayez un plan en place pour répondre aux demandes de renseignements. Inclurez-vous la ligne directe de la personne de contact ou un numéro général où une réceptionniste ou un autre gardien peut aider à répondre aux appels ?

Existe-t-il une boîte de réception générale avec plus d'une personne chargée de la vérifier ou toutes les requêtes seront-elles acheminées vers une adresse e-mail spécifique pour la personne de contact principale ?

6. Titre accrocheur

Votre titre attire-t-il l'attention ? Si vous voulez que les gens lisent les informations que vous présentez, vous devez inclure un titre qui accroche le lecteur.

Il existe de nombreuses façons d'attirer l'attention de quelqu'un. Les sujets énervés attirent toujours l'attention, mais vous ne devriez pas simuler un titre juste pour inclure le mot « meurtre » ou un autre langage énervé. Assurez-vous que vos titres ne sont pas trompeurs.

Utilisez des chiffres par chiffre dans vos titres pour attirer l'attention. Si vous pouvez reformuler un titre pour qu'il fonctionne en chiffres, vous ferez tourner plus de têtes que si vous énoncez un fait ou allez droit au but.

Un langage mystérieux peut aussi susciter la curiosité. Utilisez des mots qui interrogent les gens, comme « inhabituel » ou « suspect ». Voici quelques autres mots qui attisent la curiosité :

• secrets
• Rusé
• Étrange
• Douloureux
• Gratuit

Déclenchez les gens sans les offenser. Vous ne voulez pas détourner les lecteurs, mais vous voulez appuyer sur un interrupteur qui les fait regarder à nouveau.

Entraînez-vous à travailler avec des titres même lorsque vous n'écrivez pas une histoire immédiate. Vous améliorerez vos compétences et vous vous améliorerez au fur et à mesure que vous pratiquez!

7. Recherche

Vous êtes-vous assuré que toutes vos recherches sont exactes ? Si vous n'êtes pas sûr, vous ne devriez pas le publier. Avant de prétendre que quelque chose est un fait, assurez-vous d'avoir une source crédible pour vos informations.

Les revues scientifiques et les experts sont d'excellentes sources, ainsi que les chercheurs rémunérés de l'entreprise et les organes d'information fiables. Les organisations gouvernementales sont souvent aussi des sources crédibles.

Assurez-vous de fournir à la presse des informations qu'elle pourra citer sans se soucier de sa fiabilité.

Éviter les erreurs

Lorsque vous avez une soumission de communiqué de presse que vous devez publier dans un certain délai, il peut être facile de l'envoyer sans vérifier les erreurs. Après tout, vous l'avez édité pendant des heures ou des jours, et il ne peut y avoir rien de mal.

Pourtant, de petites erreurs peuvent ruiner votre communiqué de presse et diminuer son impact. L'utilisation des conseils ci-dessus peut vous aider à éviter ces problèmes ennuyeux et à publier une histoire fluide pour le prochain cycle de nouvelles.

Pour plus d'aide avec les communiqués de presse, contactez-nous.