Une collection de 10 messages de base en langage clair

Writers Write est une ressource d'écriture en langage clair. Dans cet article, nous avons combiné certains de nos articles de base en langage clair de 2012 dans une page facile à lire.

Nous avons commencé à écrire sur le langage simple parce qu'il est devenu une loi en Afrique du Sud.

Nous avons publié ce communiqué de presse : Communiquez clairement ou faites face aux conséquences

Ensuite, pour compléter nos propres articles sur le sujet, nous avons demandé à une experte juridique, Michele van Eck, d'écrire une série de courts articles sur le sujet. Ce sont ses messages combinés en une seule page.

1.) Comment la loi définit le langage clair

Le Parlement a commencé à intégrer les exigences en matière de langage clair dans la législation. Bien que la conformité ne soit pas le seul avantage de l'utilisation d'un langage simple, elle reste une considération importante lors de la communication.

La loi sur le crédit national , la loi sur les sociétés et la loi sur la protection des consommateurs ont essentiellement les mêmes exigences en matière de langage clair. Ils clarifient les attentes quant à l'utilisation d'un langage simple dans les documents.

1. Un document est considéré comme rédigé en langage simple si une personne ordinaire ayant un niveau moyen de littératie et une expérience minimale dans le domaine peut comprendre le document.
2. Essentiellement, vous devez tenir compte de votre public cible et communiquer au niveau d'alphabétisation et de connaissances de votre public.
3. La loi va plus loin en disant qu'une personne doit être en mesure de comprendre le contenu, la signification et l'importance du document et ce n'est qu'alors qu'un document est considéré comme rédigé en langage clair.

Les entreprises ne peuvent pas se permettre d'ignorer les exigences d'un langage simple et doivent tenir compte de ces exigences lors de la communication.

2.) 3 façons d'écrire en langage clair

Soyez bref et simple

Un document n'a pas plus de valeur car il est plus long. Répéter une information ne la rend pas plus importante. L'utilisation du jargon ne rend pas le message plus significatif.

3.) 8 facteurs qui influencent le langage clair

Si vous écrivez pour les affaires, vous devez écrire dans un langage simple.

La loi sur le crédit national, la loi sur les sociétés et la loi sur la protection des consommateurs contiennent des lignes directrices sur le langage clair. Ceux-ci détermineront si votre document est en langage clair.

Elles sont:

1. Le contenu du document . Que dit le document ?
2. Le niveau de compréhension du document . Qu'est-ce que votre public comprend à la lecture du document ?
3. La cohérence des informations . Les informations contenues dans le document sont-elles utilisées de manière uniforme et cohérente ?
4. L'organisation et le style du document . La mise en page du document est-elle facile à comprendre ?
5. Le vocabulaire utilisé . Votre public serait-il capable de comprendre la langue que vous avez utilisée dans le document ?
6. La structure de la phrase . Les phrases sont-elles courtes, concises et faciles à lire ?
7. Rubriques . Avez-vous utilisé des en-têtes pour guider votre public dans le document ?
8. Illustrations et supports visuels . Avez-vous utilisé des illustrations ou des diagrammes pour aider votre auditoire à comprendre le document ?

4.) Comment perdre une élection en langage clair

Les experts ont prédit des problèmes, mais les politiciens ont continué malgré tout. De nombreux électeurs ont mal lu les instructions sur les bulletins de vote. Certains électeurs ont rempli les bulletins de vote comme ils l'avaient fait lors des élections précédentes. Au total, 147 000 bulletins de vote (4 %) ont été annulés et rejetés. Dans certaines circonscriptions, cela s'est traduit par une majorité pour certains partis politiques.

Le parti au pouvoir a été battu par un seul siège. Les 4% de bulletins de vote détruits auraient pu conduire à un résultat différent lors de l'élection.

Source : Oxford guide to plain English par Martin Cutts, Oxford University Press

5.) Pourquoi le langage clair est populaire

1. Le langage simple fonctionne.
2. Les gens préfèrent comprendre ce qu'ils lisent.
3. Communiquer dans un langage compréhensible montre du respect envers votre lecteur.

Il y a une idée fausse selon laquelle le langage simple est le processus de «diminution» du langage. Ce n'est pas le cas. Le message n'est pas moins efficace en raison du langage simple. En fait, le langage clair permet une meilleure compréhension. Le langage clair communique avec le lecteur à l'esprit. Il fait passer le message rapidement et efficacement.

L'efficacité de votre communication augmentera si vous :

1. mettez-vous à la place de votre lecteur ; et
2. supposons que le lecteur ne connaisse rien au sujet.

6.) Comment rédiger les termes et conditions en langage clair

Comprenez-vous les termes et conditions de votre contrat de téléphonie mobile ?

La clarté des documents juridiques peut être améliorée en :

1. En utilisant des pronoms, par exemple : je, nous, vous.
2. Supprimer les « doublets », par exemple : « règles et règlements » ou « accepte et convient ».
3. Suppression de mots supplémentaires.
4. Utiliser des phrases plus courtes.
5. Utilisation de listes verticales.

Le paragraphe suivant est extrait des termes et conditions d'une société de télécommunications sud-africaine. Est-ce en langage clair ?

Est ce que tu comprends ça?

"L'abonné accepte et convient que ces termes et conditions deviendront contraignants pour lui une fois à la date de début, c'est-à-dire une fois que la société aura traité le formulaire de demande et accepté de fournir à l'abonné le service mobile sélectionné et les biens mobiles sélectionnés. , connue sous le nom de date de début. En d'autres termes, l'accord commencera à la date de début. »
Nous avons apporté quelques modifications en utilisant les principes du langage clair.

Comprenez-vous cette version ?

Vous acceptez ces termes et conditions. Vous serez lié par ces termes et conditions à partir de la date de début. La date de début commencera lorsque nous aurons :

1. traité votre formulaire de demande ; et
2. accepté de vous fournir les biens et services que vous avez sélectionnés.

7.) Les conditions générales de péage électronique sont-elles rédigées en langage clair ?

Est-ce écrit en langage clair ?

Certaines zones qui créent de la confusion dans le document :

1. Il y a 26 termes définis, ce qui rend le document difficile à comprendre.
2. L'utilisation d'acronymes comme « ANPR » (technologie de reconnaissance automatique des plaques d'immatriculation), TCH (chambre de compensation des transactions), VLN (numéro de plaque d'immatriculation des véhicules à moteur) et VPC (centre de traitement des violations).
3. L'utilisation du jargon juridique.
4. Utilisation de la voix passive.
5. Phrases longues et compliquées.

L'utilisation d'un langage simple améliorera la clarté du document.

Exemples:

" 5. En tant qu'utilisateur enregistré, l'utilisateur sera facturé et sera responsable des transactions de péage enregistrées selon le VLN de l'utilisateur ou son e-tag ."

En langage clair : Vous devez payer des frais de péage pour le numéro de plaque d'immatriculation ou l'e-tag de votre véhicule.

“ 6.6. L'utilisateur comprend et accepte que sa responsabilité d'encourir un péage survient lorsque son véhicule à moteur passe un point de péage. Le montant du péage est calculé par référence au point de péage et non par référence aux kilomètres parcourus avant que l'usager n'atteigne le point de péage .

En langage clair : Vous devez payer les frais de péage. Les frais de péage sont déterminés lorsque vous passez un point de péage. Les kilomètres que vous parcourez ne déterminent pas le prix du péage.

8.) Le langage clair est un droit démocratique

L'article, Autour du monde en termes clairs , explique que l'un des échecs dans l'utilisation du langage clair provient du gouvernement.

L'utilisation continue d'un langage confus et peu clair dans la législation crée de l'incertitude. Des problèmes surgissent autour de questions d'interprétation. L'article dit que la capacité de comprendre ce qui est communiqué, en particulier du gouvernement à ses citoyens, est un droit démocratique.

En Afrique du Sud, une législation comme la loi sur la protection des consommateurs oblige les entreprises à utiliser un langage simple lorsqu'elles communiquent avec leurs clients.

« La communication reste au cœur de notre société en mutation. Que le message soit échangé entre deux personnes ou de nombreux pays, il doit commencer par un langage familier et approprié pour le public visé .

Source : The European Policitcal Newspaper, « Around the world in plain words » par Marie Clair (Plain English Campaign) 8 avril 2012.

9,) Langage clair - Connaissez votre public

Il y a une idée fausse sur le langage clair. Les gens pensent qu'il s'agit simplement de remplacer des mots compliqués par des mots simples.

Cela comprend également l'étude minutieuse de votre public cible et la mise en forme de la communication pour s'assurer qu'elle est comprise.

Voici quatre aspects à considérer concernant votre audience :

1. Âge : L'âge moyen de votre public influencera la facilité de lecture et de compréhension de votre message.
2. Éducation : L'éducation de votre public influencera l'utilisation du jargon, de la terminologie spécifique à l'industrie et du niveau de langue dans votre communication. Par exemple, le langage utilisé entre médecins sera très différent du langage utilisé entre un médecin et un patient.
3. Niveau d'alphabétisation : Le niveau d'alphabétisation moyen de votre public cible affectera sa capacité à comprendre votre message.
4. Langue : La manière dont vous façonnez votre communication sera influencée par le fait que l'anglais soit la première, la deuxième ou même la troisième langue de votre public.

10.) Pourquoi vous devriez choisir d'utiliser un langage clair

Les temps ont changé. Les entreprises sont de plus en plus pressées d'utiliser un langage simple dans leurs communications internes et externes.

En termes simples, le langage simple est l'utilisation d'un langage clair, efficace et écrit sans chichi. Il est compris par le public la première fois qu'il est lu ou entendu. C'est la manière la plus efficace de communiquer pour s'assurer que le message n'est pas mal compris.

Pour une entreprise, l'utilisation d'un langage simple présente les avantages suivants :

1. Le public comprend ce qui est communiqué, ce qui réduit l'incertitude et la frustration.
2. Il y a des économies mesurables sur le temps et les coûts. Il a été démontré que l'utilisation d'un langage simple réduit les appels au service d'assistance, les requêtes et la duplication du travail. Le gain de temps a un avantage de coût tangible pour une entreprise.
3. Respect de la loi et évitement des frais juridiques inutiles. La loi sur la protection des consommateurs, la loi sur le crédit national et la loi sur les sociétés (pour n'en nommer que quelques-unes) ont rendu obligatoire l'utilisation d'un langage simple pour les entreprises.

Il est temps pour les entreprises de revoir leur façon de communiquer. Ils doivent prendre au sérieux l'utilisation d'un langage simple. Le langage clair est là pour rester.

Nous espérons que ces messages vous ont aidé à comprendre un peu mieux le langage simple.

La série a été écrite par Michele van Eck . Michelle est titulaire d'un BComm en gestion des affaires et en droit, ainsi que d'un LLB et d'un LLM. Avec des qualifications spécialisées en droit des sociétés et en droit contractuel, Michele écrit pour De Rebus et a co-écrit des articles pour TSAR (une revue de droit sud-africain).

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