Comment rédiger des e-mails soignés et professionnels avec l'IA

Améliorer la productivité des e-mails n'est que l'une des nombreuses choses que l'IA peut faire, que vous ne sachiez pas quoi dire ou que vous ne sachiez pas dans quel ordre mettre les informations. Mais la technologie de rédaction d'e-mails ne peut pas vous aider si vous ne savez pas comment pour l'utiliser, ce guide explique donc les tenants et les aboutissants de la rédaction d'e-mails avec l'IA.

Qu’est-ce que la messagerie IA ?

Un e-mail IA est tout e-mail rédigé entièrement ou partiellement par l’IA. La rédaction d'e-mails avec l'IA peut vous faire gagner du temps et de l'énergie, améliorer la productivité des e-mails et vous libérer pour des tâches plus importantes. C’est là le pouvoir de l’IA générative : automatiser des tâches plus subalternes et consacrer plus de temps aux tâches avancées que l’IA ne peut pas encore gérer.

La plupart des gens n'ont pas besoin d'aide pour écrire des e-mails à leurs amis et à leur famille, mais les e-mails formels sont un peu plus difficiles. Si vous ne savez pas quoi dire, la rédaction d'e-mails assistée par l'IA peut vous aider dans des domaines tels que :

• Comment démarrer un e-mail
• Comment mettre fin à un e-mail
• Annoncer de mauvaises nouvelles
• Résumer un rapport
• Annulation ou reprogrammation
• Se présenter dans un e-mail froid (un e-mail adressé à quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré auparavant)

Bien qu'il soit tentant d'envoyer un e-mail d'IA copié directement, vous devez toujours le réviser et le reformuler. Copier du texte d'IA est du plagiat, il est donc préférable de modifier un peu la formulation et de vous approprier l'écriture.

Composition d'e-mails à l'aide des invites d'écriture de l'IA

La première étape de toutes les tâches d’écriture d’IA est l’invite. Les invites d'écriture de l'IA sont les commandes qu'un utilisateur tape dans la fenêtre de message de l'IA qui lui indique quoi faire. Les invites doivent contenir tous les détails que vous souhaitez inclure, tels que le sujet, la durée, le public et même le ton.

Les invites d'écriture de l'IA pour les e-mails n'ont pas besoin d'être sophistiquées. La plupart des IA sont conçues pour comprendre un langage simple et informel, afin que vous puissiez lui parler comme vous le feriez avec un collègue.

Écrivez un courriel au Dr Martens pour confirmer notre rendez-vous le mercredi 13 mars.

Cependant, si vous avez un e-mail plus compliqué, assurez-vous de mentionner toutes les informations nécessaires, sinon les outils d'IA pour l'e-mail ne les incluront pas.

Écrivez un courriel au Dr Martens pour confirmer notre rendez-vous le mercredi 13 mars à 13 heures. Informez-le que la toux a disparu, mais que les maux de ventre persistent.Dites-lui aussi que j'ai un rendez-vous à 16 heures, je dois donc avoir fini avant cette date.Utilisez un ton formel et poli, mais insistez sur l’urgence.

De plus, certaines IA n’incluront pas de lignes d’objet d’e-mail, sauf demande. Vous pouvez simplement ajouter une ligne rapide pour ce faire à la fin de votre invite.

...Incluez une ligne d’objet.

Il est également préférable d'ajouter tous les détails dans le même message, car certaines IA traitent chaque nouveau message comme une session distincte.

Technologie de rédaction d'e-mails : IA et communication d'entreprise

L'IA est idéale pour les e-mails professionnels tels que les candidatures à un emploi, les lettres de vente ou les e-mails de suivi en fournissant un modèle ou une ébauche de ce que vous devez dire. Au lieu de vous soucier de tout inclure et de paraître professionnel en même temps, il est plus facile de simplement réviser un brouillon prédéfini avec tous les détails et de le retravailler pour qu'il ressemble à votre voix.

Si vous rencontrez des difficultés pour rédiger un e-mail pour le travail, demandez à AI d'élaborer un brouillon et voyez si cela vous inspire. N'oubliez pas que la technologie de rédaction d'e-mails est encore nouvelle et sujette aux erreurs, vous devez donc toujours revérifier les e-mails IA avant de les envoyer.

Pour voir ce qui fait un bon e-mail professionnel, consultez nos exemples d’e-mails professionnels.

Rédaction d'e-mails assistée par l'IA pour un usage personnel

Bien que les e-mails non professionnels bénéficient d'une touche personnelle, vous pouvez toujours utiliser l'IA pour éviter les erreurs courantes dans les e-mails et vous guider sur ce que vous devez dire. Les mêmes règles s'appliquent qu'il s'agisse d'un e-mail professionnel ou personnel : incluez ce que vous souhaitez mentionner dans l'invite et révisez l'e-mail de l'IA pour qu'il ressemble davantage à vous.

Lorsque vous rédigez l'invite, gardez à l'esprit les règles d'étiquette des e-mails. Cela signifie entre autres choses de prêter une attention particulière à l’orthographe et à la grammaire, mais il y a d’autres aspects à prendre en compte avec l’IA. Plus précisément, assurez-vous d'incluretout ceque vous souhaitez dans l'invite, comme la ligne d'objet de l'e-mail, le nom du destinataire, des signatures spécifiques ou une ligne mentionnant une pièce jointe.

Soyez également clair sur le ton approprié. Par exemple, si vous écrivez à un enfant, vous pouvez générer un e-mail IA rédigé dans un langage adapté aux enfants.

Si vous êtes toujours bloqué, consultez nos conseils de rédaction d'e-mails pour plus de conseils.

FAQ sur les e-mails IA

Comment utiliser la rédaction d’e-mails assistée par l’IA ?

Vous pouvez créer un e-mail AI en écrivant une invite détaillée dans la fenêtre de message AI. Nous vous recommandons d’utiliser les e-mails IA comme aperçu ou brouillon. L'IA fait toujours des erreurs, c'est donc toujours une bonne idée d'examiner et de réviser le brouillon avant de l'envoyer.

Quelles sont les meilleures invites d'écriture d'IA pour les e-mails ?

La rédaction d'invites d'e-mail par l'IA peut être aussi simple qued'écrire un e-mail sur…. Cependant, vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous incluez des détails tels que le sujet, la durée, l'audience et le ton. Essayez d'inclure toutes les informations dans un seul message, car certaines IA traitent les nouveaux messages comme une session différente.

Quels sont quelques conseils pour rédiger des e-mails avec l’IA ?

Portez une attention particulière à l'invite d'écriture de votre IA, car celle-ci n'inclura que ce que vous lui dites. Spécifier le ton et le public est intelligent afin que vous puissiez adapter votre langage au contexte approprié. Comme toujours, vérifiez le brouillon pour détecter les erreurs avant de l'envoyer : pas seulement l'orthographe et la grammaire, mais également les erreurs factuelles commises par une IA confuse.