19 meilleures compétences en rédaction commerciale dont vous avez besoin pour réussir

Vous voulez être un meilleur professionnel des affaires ? Apprenez ces 19 meilleures compétences en rédaction commerciale pour exceller!

Dans le monde des affaires, les professionnels sont constamment en communication les uns avec les autres. Ils envoient des e-mails, des propositions, des rapports et même des messages directs.

Les compétences en rédaction commerciale sont essentielles pour qu'un professionnel puisse bien faire son travail, mais de nombreux diplômés universitaires ou commencent leur carrière sans ces capacités importantes. La rédaction commerciale communique avec les collègues, les dirigeants de l'organisation, les clients ou d'autres parties prenantes au sujet de l'entreprise et de ses opérations. Il doit instruire, informer, persuader et aider à créer des transactions. Il faut avant tout être clair. De solides compétences en rédaction commerciale vous mèneront loin dans votre carrière.

Bien que vous puissiez suivre un cours de rédaction commerciale pour vous aider à apprendre à écrire pour un environnement professionnel, vous n'aurez peut-être pas le temps ni l'argent pour investir dans une telle formation. Vous pouvez apprendre à bien communiquer en affaires grâce à quelques conseils utiles. Ces stratégies vont

1. Écrivez avec un but

Dans le monde des affaires, il est essentiel d'avoir un objectif clairement défini dans tout ce que vous faites, et l'écriture ne fait pas exception. L'écriture intentionnelle commence avant que vous ne commenciez à écrire. Tout d'abord, vous devez savoir pourquoi vous écrivez et utiliser vos compétences en communication commerciale pour montrer clairement cet objectif dans votre écriture. L'écriture ciblée vous aide à créer une communication écrite qui va droit au but en moins de mots. Le temps est d'une grande valeur dans les affaires, il est donc utile d'aller rapidement à l'essentiel.

2. Évitez les mots à la mode et le jargon

Chaque industrie a ses mots à la mode et son jargon. Le dictionnaire Merriam-Webster définit un mot à la mode comme "un mot ou une phrase à consonance importante, généralement technique, souvent avec peu de sens, utilisé principalement pour impressionner les profanes". La définition du jargon est "La terminologie technique ou la caractéristique d'une activité ou d'un groupe spécial". Les bons écrivains peuvent transmettre du sens sans ces mots inutiles ou parfois déroutants. Voici des exemples de mots à la mode pour les entreprises :

• Synergie
• Fruits mûrs
• Cercle de retour
• Hors du cadre
• Agile
• Effet de levier
• déplacer l'aiguille
• Plongée profonde
• Bande passante
• Cloud-base
• En bout de ligne
• Approche holistique
• Culture d'entreprise
• Piratage de croissance

Les acronymes peuvent également être un type de jargon ou de mot à la mode à éviter, sauf s'ils sont bien connus dans votre secteur. Au lieu de cela, utilisez des choix de mots plus précis ou écartez complètement ces termes de votre écriture.

3. Supprimer l'émotion

L'écriture commerciale n'est pas une écriture émotive. Bien que certains types d'écriture commerciale se concentrent sur la persuasion, vous utiliserez des faits et de la confiance pour persuader, et non un langage très émotionnel. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas expliquer votre enthousiasme ou votre excitation dans votre écriture. Veillez simplement à ce que les émotions et les mots émotionnels ne dirigent pas la communication et optez pour une structure de phrase simple et une communication claire et factuelle.

4. Limiter les adverbes

Les adverbes sont des mots qui modifient les verbes ainsi que d'autres modificateurs. Si vous utilisez un verbe fort, vous n'aurez pas besoin d'un adverbe pour le modifier. Lisez votre communication commerciale et voyez où vous pouvez limiter l'utilisation d'adverbes. Par exemple, vous pouvez dire ceci :

• Le client a crié au membre de votre équipe.

L'adverbe "fortement" n'est pas nécessaire pour transmettre le sens approprié ici. Crier est fort pour que vous puissiez dire :

• Le client a crié au membre de votre équipe.

5. Soyez bref

Les phrases et les paragraphes dans la communication d'entreprise doivent être courts et simples. Utilisez des structures de phrases simples et évitez à tout prix les phrases interminables. Si vous pouvez dire quelque chose en moins de mots que ce que vous avez choisi, révisez-le pour qu'il soit la version la plus courte. Une communication longue et interminable n'est pas appropriée dans le monde des affaires occupé. Si vous avez un long paragraphe ou un e-mail que vous devez envoyer, cherchez un moyen de le diviser. Les petits morceaux de texte sont plus faciles à digérer pour le lecteur que les longs.

6. Organisez vos pensées

Lorsque vous rédigez des articles académiques, vous commencez généralement par un plan. Le plan vous aide à organiser vos pensées en un schéma clair et bien pensé. Cela aiderait si vous faisiez la même chose avec l'écriture commerciale. Même si vous ne créez pas de plan formel, assurez-vous d'organiser les idées. En règle générale, pour la communication d'entreprise, vous commencerez par les informations les plus importantes ou le but de la communication, suivies des faits ou des informations supplémentaires que le lecteur doit connaître.

Gardez les informations moins importantes vers la fin de la communication. L'organisation de vos pensées signifie également l'utilisation de mots de transition lorsque vous passez d'une phrase à l'autre. Cela crée un sentiment de cohésion et de fluidité dans votre pièce. De plus, cela rend le sens plus facile à assimiler.

7. Rédigez votre écriture avec concision

Gardez votre style d'écriture propre et concis. Utilisez de solides compétences en communication pour dire clairement ce que vous voulez dire sans mots inutiles. Une rédaction concise est importante dans les affaires car le lecteur n'a généralement pas beaucoup de temps pour lire un document, en particulier un e-mail professionnel. Par conséquent, ils doivent pouvoir parcourir le document commercial pour obtenir les informations dont ils ont besoin sans délai.

8. Connaissez votre public

Une communication efficace, qu'elle soit parlée ou écrite, nécessite de connaître votre public. Connaître votre lecteur vous indique si le lecteur comprendra ou non une phrase ou une terminologie particulière, et cela vous aidera à les atteindre avec votre sens. Connaître votre public vous aide à choisir le ton et le vocabulaire pour transmettre plus facilement votre message. Cela vous permettra également de mettre en avant le niveau de professionnalisme que le public attend de vous.

9. Utilisez un ton professionnel

Une rédaction commerciale efficace ne sera pas très personnelle. Bien que vous puissiez transmettre un ton amical, vous devez maintenir votre professionnalisme. Parfois, cela vient avec une formation en écriture, mais souvent cela vient de l'expérience. Envisagez de lire votre article à haute voix après l'avoir écrit. Portez-vous une voix amicale mais professionnelle, ou avez-vous l'impression de parler à un bon ami ? Ensuite, embellissez votre écriture, en éliminant les contractions et la terminologie de l'argot pour la rendre plus professionnelle.

10. Raconter à la voix active

La voix active implique le sujet d'une phrase effectuant l'action de la phrase. Par conséquent, écrire d'une voix active crée des phrases plus fortes et plus concises. L'opposé de la voix active est la voix passive, et vous devriez l'éviter autant que possible dans votre écriture. Voici un exemple de phrase d'un e-mail professionnel qui utilise la voix passive :

• La lettre a été envoyée à tous les départements.

Dans cette phrase, la lettre ne fait pas l'action (l'envoi). Ainsi, il est à la voix passive. Reformulez-le en disant :

• Tom a envoyé la lettre à tous les départements.

Cela dit la même chose mais indique qui a envoyé la lettre. Il transmet également le sens avec moins de mots et est une phrase plus forte. Vous pouvez avoir des moments où la voix passive est votre seule option, mais évitez-la quand vous le pouvez.

11. Exposez des faits, pas des opinions

Votre opinion est moins importante dans la communication d'entreprise que dans d'autres formes de communication. Cependant, vous obtiendrez probablement de meilleurs résultats si vous énoncez des faits étayés par des données dans votre communication. Vous pouvez être confronté à des moments où vous devez exprimer votre opinion dans votre communication commerciale. Dans ces cas, indiquez clairement que le lecteur lit votre point de vue et votre opinion, et non un fait connu. Cette divulgation aidera le lecteur à prendre des décisions éclairées sur les informations que vous présentez.

12. Supprimer les erreurs de grammaire

Une bonne rédaction commerciale doit être exempte de fautes de grammaire fondamentales. L'envoi de communications professionnelles avec des erreurs de grammaire vous donne, à vous et à votre organisation, une apparence moins professionnelle. Par conséquent, que vous rédigiez des e-mails ou des rapports, relisez-les attentivement pour réduire le nombre d'erreurs. Si l'écriture n'est pas votre compétence la plus vitale, vous pouvez utiliser un vérificateur de grammaire, comme Grammarly, pour vous aider. N'oubliez pas, cependant, que même le vérificateur de grammaire le plus puissant s'appuie sur la technologie pour faire son travail. Relisez toujours par vous-même avant d'envoyer un écrit commercial.

13. Montrez votre confiance en écrit

Un e-mail ou une newsletter efficace pour un environnement professionnel transmettra un sentiment de confiance. Vous pouvez apprendre à écrire en toute confiance en changeant votre vocabulaire et en évitant la voix passive. Garder votre écriture directe et forte transmettra un haut niveau de confiance. La confiance dans votre écriture la rendra également plus efficace. Le lecteur se sentira plus confiant en vous et en votre capacité à l'aider avec ses besoins professionnels si votre écriture se sent en confiance.

14. Gardez le formatage simple

Gardez le formatage simple lors de la rédaction d'une lettre commerciale, d'un mémo ou d'un rapport. Les titres et les sous-titres peuvent aider à guider le lecteur à travers les informations, mais évitent les mises en forme complexes telles que les polices sophistiquées et l'utilisation excessive de notes de bas de page. N'oubliez pas que vous voulez créer un travail que le lecteur peut numériser rapidement pour obtenir les informations nécessaires. Utilisez donc des paragraphes courts, saupoudrez de graphiques le cas échéant et utilisez des polices professionnelles dans une taille que les gens peuvent facilement lire pour éviter de frustrer ou de confondre vos lecteurs.

15. Adaptabilité de vitrine pour différents types d'écriture

L'écriture commerciale comprend de nombreux types d'écriture différents. En tant que rédacteur commercial, vous devrez peut-être écrire :

• Mémos
• E-mails
• Rapports
• Publications sur les réseaux sociaux
• Billets de blog
• Messages directs
• Lettres commerciales

Sachez adapter votre style d'écriture pour correspondre à ces différentes plateformes de communication. Par exemple, un rapport peut avoir des paragraphes plus longs qu'un e-mail professionnel, et une publication sur les réseaux sociaux autorisera un langage plus personnel qu'une lettre commerciale.

16. Maintenir un ton humain

Bien que le professionnalisme soit important, vous souhaitez toujours que votre écriture transmette un ton humain. Tenez-vous en au vocabulaire de tous les jours que vous utiliseriez pour parler à un client. Gardez un ton agréable et optimiste dans votre écriture. Une façon de savoir si vous avez gardé votre touche personnelle dans votre écriture est de la lire à haute voix lorsque vous avez fini d'écrire un article. S'il semble que cela coule bien et que vous ne vous sentiez pas trop élevé lorsque vous le lisez à haute voix, il est probablement assez convivial.

17. Restez cohérent

L'une des compétences en rédaction commerciale les plus difficiles à adopter est la cohérence. Votre entreprise est une marque qui doit avoir une voix cohérente et claire. Une meilleure rédaction commerciale implique de garder une voix de consentement dans tout ce que vous écrivez pour votre marque. Souvent, une entreprise créera des directives de marque pour ses rédacteurs. Apprendre à étudier ce document et à l'appliquer à votre écriture le rendra plus cohérent et fera de vous un meilleur écrivain.

18. Composez un appel à l'action

La plupart des communications d'entreprise nécessitent un appel à l'action, qui est une déclaration qui indique ce que vous voulez que le lecteur fasse. Si vous rédigez un article marketing, le CTA consiste à demander un échantillon, une démonstration ou un achat. Si vous écrivez un e-mail, vous pouvez demander au lecteur d'envoyer une réponse. Si vous faites une présentation, votre CTA pourrait poser des questions au public. Le CTA doit clarifier au lecteur ce que vous voulez qu'il fasse avec les informations que vous avez présentées. Il doit donc être concis et direct. Cela ne devrait laisser aucune question dans l'esprit du lecteur sur ce qui doit se passer maintenant qu'il a lu ce que vous avez écrit.

19. Terminez une édition finale

Enfin, sur toutes les affaires que vous rédigez, effectuez une dernière vérification de deux choses : la clarté et la brièveté. Tout d'abord, lisez votre article pour vous assurer qu'il est clair. Ensuite, lisez-le comme si vous ne connaissiez pas le sujet. Transmettez-vous ce que vous devez transmettre ? Ensuite, lisez l'article pour vous assurer qu'il est aussi bref que possible. Avez-vous inclus toutes les informations essentielles mais rien de plus ? Ne gardez que les mots et les phrases qui sont importants pour le sens de la communication. Éliminez autant que possible sans changer le sens de la pièce, et vous serez prêt à envoyer votre ébauche finale au destinataire prévu.

Lors de l'édition pour la grammaire, nous vous recommandons également de prendre le temps d'améliorer le score de lisibilité d'un texte avant de le publier ou de le soumettre.

Si vous avez encore besoin d'aide, notre guide de grammaire et de syntaxe vous en dit plus.