5 habitudes de messagerie pour garder votre boîte de réception (et vos collègues) heureux

C'est ce rare et beau lundi où vous arrivez tôt au bureau. Votre trajet n'a pas été aussi frustrant que d'habitude, votre café est encore chaud et personne n'est encore là. Votre cœur s'emballe devant cette délicieuse opportunité de faire un travail réel sans les distractions habituelles.

Vous n'ouvrez votre ordinateur portable que pour découvrir vingt-sept e-mails non lus. Vos épaules s'affaissent de désespoir. Combien d'entre eux comptent même? Faire l'un d'eux? Et si quelqu'un le faisait et qu'il vous manquait ? Mieux vaut commencer à tamiser.

Votre frustration augmente lorsque vous réalisez qu'une douzaine d'entre eux ne vous concernent pas du tout – quelqu'un d'un autre service a décidé de vous « connecter » à leur discussion sur un article que leur acupuncteur a transmis. En défilant vers le bas, c'était avant, voyons voir. . . six autres sont intervenus, style réponse à tous. Argh. Respiration profonde.

Les gaucheries et les perturbations du courrier électronique sont nombreuses, mais nous en avons remarqué quelques-unes qui sont particulièrement vilipendées - le genre d'erreurs qu'un parangon d'étiquette de courrier électronique tel que vous ne commettrait jamais. Montrez l'exemple à vos collègues : voici notre compte à rebours des bonnes habitudes de messagerie à garder à l'esprit.

5 Évitez l'encombrement des CC

Chet, le nouveau rédacteur de votre entreprise, rédige quelques mots à l'intention de Pauline du service de conception. L'adjoint de Pauline, Brandon, la remplacera jeudi, alors Chet le copie également. Faut être minutieux.

Chet n'est pas non plus certain de résumer avec précision l'explication de Gwyn sur leur prochaine sortie, alors pourquoi ne pas la copier également pour obtenir des éclaircissements ? Gwyn a dit quelque chose à propos du libellé nécessitant un examen juridique, alors, Chet raisonne, mieux vaut mettre ces gars-là en boucle. Et Mia, la chef de projet, déteste ne pas savoir ce qui se passe, alors, eh bien, vous voyez où cela nous mène. Éloignez-vous du bouton d'envoi, Chet.

Une tâche relativement petite peut rapidement devenir un cauchemar pour tout le personnel si vous n'êtes pas judicieux. Et même si vous avez de bonnes intentions et que vous avez de bonnes raisons, sinon les humains honnêtes font parfois des choses indécentes avec le bouton répondre à tous. Êtes-vous prêt à le risquer ?

S'il est vital d'envoyer un e-mail à un grand nombre de personnes à la fois, envisagez de mettre leurs adresses dans le champ Cci, afin que ceux qui répondent n'encombrent pas des dizaines d'autres boîtes de réception.

Une autre solution pour Chet pourrait être de diviser cette tâche en plus petits morceaux : mettre à jour les concepteurs dans un e-mail, contacter Gwyn dans un autre, passer par le corral légal et demander quand ils peuvent parler, et informer Mia lors de la réunion de planification de cet après-midi. En parlant de quoi. . .

4 Sachez quand et quand ne pas envoyer d'e-mail

Le courrier électronique est un bon outil, mais c'est souvent un piètre substitut à une conversation en temps réel, en particulier celle où vous avez besoin d'espace pour poser ou répondre à des questions de suivi et clarifier au fur et à mesure. Quelques exemples:

• Consulter les RH au sujet de votre nouveau régime d'assurance? Une explication exhaustive par e-mail ressemble à une corvée à lire, et encore moins à écrire. Prenez un bloc-notes et parlez-en.
• Interroger un expert sur un sujet technique complexe ? Certaines conversations de va-et-vient pourraient vous aider à saisir les détails plus rapidement que les e-mails.
• Discuter de détails sensibles avec le service de la paie ou le juriste de l'entreprise ? Votre dossier Envoyé n'est peut-être pas le meilleur référentiel pour ces secrets savoureux.

Le revers de cet exercice d'équilibre est de savoir quand envoyer un e - mail. Parfois, la question ne mérite tout simplement pas une conversation complète. Des moments comme ceux-ci sont quand le courrier électronique brille.

Si le problème est urgent - comme aujourd'hui, maintenant urgent - vous feriez peut-être mieux d'envoyer un message, plutôt que d'attendre que les destinataires vérifient leur boîte de réception.

3 N'oubliez pas la ligne d'objet

Tout le monde ne vide pas sa boîte de réception quotidiennement, voire jamais.

Un journaliste qui reçoit une centaine d'e-mails chaque jour, certains cruciaux et d'autres ineptes, pourrait trier ceux qui valent la peine d'être ouverts. Ces jugements rapides dépendent de la ligne d'objet. En supposant que vous ne vouliez pas que vos correspondances avec des personnes occupées soient ignorées à jamais, vous devez expliquer clairement pourquoi vous écrivez et que cela compte.

Aussi, soyez bref. Il n'est pas nécessaire que votre ligne d'objet ressemble à un micro-poème du contenu de votre e-mail.

Conseil de pro : certains e-mails expérimentés, craignant de ne pas envoyer une note à moitié écrite, ne mettent pas d'adresse e-mail valide dans la ligne À jusqu'à ce qu'ils soient prêts à envoyer. Au lieu de cela, ils collent temporairement l'adresse du destinataire dans la ligne d'objet, où il sera facile de la trouver et de la déplacer le moment venu. Cette dernière étape peut être un rappel utile pour remplir cette ligne d'objet.

2 Ni un répondeur "+1" ni un surtransmetteur

Respecter les boîtes de réception des gens, c'est s'approprier ce que votre dossier d'envoi dit de vous.

Un collègue qui écrit un e-mail réfléchi et lucide qui illumine votre journée mérite mieux qu'un emoji de pouce levé. Ce genre de réponse "+1" s'apparente à dire "cool beans" et à changer de sujet lorsqu'un ami vous propose de vous conduire à l'aéroport. Ne voulez-vous pas montrer un peu plus d'appréciation, ou au moins de reconnaissance ?

De même, un fil enchevêtré de tâches, de suivis et peut-être-quelqu'un-dans-la-finance-peut-répondre-à ces incertitudes est rarement amélioré en le partageant avec encore plus de personnes. Lorsque vous faites partie de la troupe de jonglage de messages transférés, en déplaçant constamment des messages dans des directions aléatoires sans se soucier de ce que cela signifie ou pour qui, cela implique que rien de ce que vous écrivez ou partagez n'a vraiment d'importance. Tu peux faire mieux.

1 Ne tendez pas d'embuscade aux gens en vous glissant avec désinvolture dans leur patron

Supposons que vous ayez échangé des e-mails avec quelqu'un, lui disant quelque chose qu'il ne veut pas entendre. Vous avez réussi à garder les choses relativement polies jusqu'à présent : « Non, je suis désolé, ce délai n'est pas réaliste », dites-vous. "Oui, je comprends votre inquiétude, mais l'équipe juridique dit que nous ne pouvons pas changer ce libellé."

Vient ensuite la bombe dans leur réponse suivante : ils mettent votre manager en copie. Apparemment, cette personne n'est pas satisfaite de vos réponses et a décidé qu'une escalade s'imposait. Ouf.

Il y a de nombreuses fois où il est logique d'ajouter le patron de quelqu'un à un fil, mais ce n'est pas l'un d'entre eux. Ce type d'attaque sournoise laisse les gens se sentir brûlés; votre prochaine interaction avec eux ne sera probablement pas cordiale. En d'autres termes, ce n'est pas un bon look. Et cela risque de couper les ponts la prochaine fois que vous devrez travailler ensemble.

Heureusement, celui-ci est facile à éviter ; tout ce que vous avez à faire n'est pas de prendre les gens au dépourvu en essayant d'utiliser leur patron comme un gourdin.

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