Les choses à faire et à ne pas faire en matière d'étiquette de courrier électronique professionnel

Peu de choses peuvent ternir votre marque professionnelle comme un e-mail mal rédigé et malavisé. Un simple clic sur le bouton « envoyer » peut faire la différence entre un échange commercial réussi et un potentiel problème RH ou conflit entre collègues. Et même si les Américains envoient des centaines de milliers d’e-mails par jour, cela ne doit pas être tenu pour acquis.

Que vous soyez un professionnel expérimenté ou un débutant au bureau, voici 13 choses à faire et à ne pas faire en matière d'étiquette de courrier électronique professionnel.

Faites attention à la ligne d'objet

Rédigez une ligne d'objet claire et concise qui reflète le corps de l'e-mail. Évitez les lignes d'objet avec des mots généraux comme « Salut », « Touching Base » ou « FYI » et ne laissez pas la ligne d'objet vide.

Utilisez une salutation appropriée

« Salut » et « Hé » communiquent un manque de professionnalisme et de maturité. Commencez votre e-mail par des phrases telles que « Bonjour », « Bon après-midi », « Bonsoir » ou « Bonjour ». « Bonne journée » ou « Salutations » sont d'autres expressions fréquemment utilisées sur la scène internationale.

Utilisez une introduction

Dans des cultures comme les États-Unis, la meilleure pratique consiste pour l’expéditeur à se présenter par son prénom et son nom avec quelques informations générales dans les premières lignes. Par exemple : « Chère Mme Mandell : Je m'appelle Sharon Schweitzer, fondatrice d'Access to Culture. Je vous ai été référé par . . .» ou « Je m'appelle Sharon Schweitzer et je suis une experte en commerce international qui vous écrit à propos de . . .» Ceci est particulièrement important lorsque vous vous présentez à de nouveaux contacts, clients potentiels et employeurs qui souhaitent savoir comment vous avez reçu leurs coordonnées.

Connaissez la culture

Lors de l’envoi d’e-mails à des personnes issues de cultures indirectes, rechercher les coutumes du pays constitue un protocole approprié et une bonne pratique. Par exemple, au Japon, il est poli, approprié et habituel de se renseigner sur la météo dès la première phrase d’un e-mail professionnel. En revanche, il serait inapproprié d’envoyer un email pour vous présenter à un contact japonais potentiel. Dans les cultures indirectes, les présentations ne sont faites que par des tiers qui se respectent mutuellement en raison de la coutume ; les e-mails froids sont ignorés, supprimés, bloqués et/ou marqués comme indésirables.

N'incluez pas l'humour et le sarcasme

Les e-mails peuvent facilement être mal interprétés à travers du texte sans contexte. L'humour est spécifique à la culture. Évitez l'humour et le sarcasme dans les e-mails, car le destinataire pourrait être confus, ou pire, offensé.

Vérifiez vos pièces jointes

Lorsque vous joignez un fichier, ayez la gentillesse de prendre quelques secondes supplémentaires pour le coller également dans le corps de l'e-mail. Cela montre de la considération envers le destinataire, en lui faisant gagner du temps et en évitant les risques liés à l'ouverture des pièces jointes. Est-ce que cela prend plus de temps pour vous ? Oui. Est-ce que ça vaut le coup ? Oui.

Ne cliquez pas sur « Répondre à tous »

Évitez d'utiliser « Répondre à tous » à moins que tout le monde ait besoin de le savoir. Lorsque le C-Suite (PDG/COO) ou l'assistant administratif envoie un e-mail à 10 membres du personnel demandant des volontaires pour un projet de service communautaire, répondez à l'administrateur, pas aux 10 membres. Pourquoi demander à dix autres personnes de supprimer votre e-mail ? Répondre à tous est une fonction permettant de délibérer en cours sur un sujet particulier.

Répondez rapidement

Répondre dans les 24 heures est une mesure de courtoisie courante. Laissez quelqu'un en suspens plus longtemps et vous serez non seulement perçu comme impoli, mais cela pourrait vous coûter cher à long terme. Si vous avez involontairement fait attendre quelqu'un plus de 24 heures ou si des circonstances atténuantes surviennent, expliquez poliment la situation et exprimez vos excuses.

N'utilisez pas d'émojis

Ces petites icônes souriantes et clignotantes sont destinées aux messages texte. Ils sont inappropriés et peu professionnels dans un e-mail professionnel. Les émoticônes peuvent détourner les e-mails vers un filtre anti-spam ou une boîte aux lettres indésirable, et cela peut paraître immature et peu professionnel.

Protégez la confidentialité

Le courrier électronique est public. Même si un e-mail est supprimé, les services en ligne et les logiciels peuvent accéder aux messages sur le disque dur. Avant de cliquer sur « envoyer », réfléchissez à ce qui pourrait arriver si un collègue, votre concurrent, un employeur, le FBI ou tout autre destinataire involontaire lit votre e-mail. Pensez-y de cette façon : à quoi ressemblerait mon e-mail s'il était publié sur Facebook ?

Ne soyez pas négatif

Il est inapproprié d'envoyer des commentaires négatifs par courrier électronique. Un e-mail en lettres majuscules évoque la colère dans un e-mail. Ces messages antagonistes provoquent des embarras longtemps après l'envoi et la réception de l'e-mail. Si vous devez relayer une mauvaise nouvelle par courrier électronique, utilisez des mots objectifs et exposez les faits. La communication en face à face est la meilleure pour relayer de mauvaises nouvelles.

Faire une relecture

Vérifiez et revérifiez les erreurs d’orthographe et de grammaire. Ces erreurs vous feront paraître non professionnel et réduiront la probabilité que l'e-mail soit pris au sérieux. Le logiciel de messagerie est livré avec de nombreux outils professionnels tels que la vérification orthographique : utilisez-les.

N'oubliez pas la conversation plus rapprochée

En faisant savoir au destinataire qu'une réponse n'est pas nécessaire, le cycle des e-mails ne se poursuit pas à perpétuité. Terminez par « Aucune réponse nécessaire », « Merci encore », « À la réunion du conseil d'administration mardi » ou « S'il vous plaît laissez-moi savoir si je peux vous aider davantage ». Terminez votre e-mail par une conclusion telle que « Meilleur », « Cordialement », « Cordialement », « Merci » ou une autre phrase appropriée.