Comment rédiger un e-mail de demande commerciale avec des exemples

Avez-vous déjà trouvé difficile de rédiger une demande commerciale ? Tu n'es pas seul. Cela peut être fastidieux, mais écrire des e-mails polis et professionnels est une compétence essentielle dans la vie professionnelle moderne.

Une demande commerciale bien rédigée, claire et concise communiquera efficacement votre demande. Il devrait garantir une réponse rapide avec toutes les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail.

Pour vous aider, nous avons décomposé le processus, décrivant les éléments fondamentaux de la création d'un e-mail efficace pour les demandes d'informations commerciales. Nous avons fourni un ensemble de directives et de bonnes pratiques qui aideront tout le monde à créer la requête parfaite. Nous vous présenterons également le format d'e-mail de demande commerciale, vous fournirons des exemples et vous montrerons comment les envoyer en toute confiance - et plus rapidement - grâce à notre modèle d'e-mails de demande commerciale.

Au moment où vous avez lu cet article de blog, vous avez acquis les connaissances et les compétences qui vous donnent les meilleures chances d'obtenir les informations que vous souhaitez, quand vous le souhaitez et de commencer chaque nouvelle relation du bon pied. ‍

Qu'est-ce qu'une enquête commerciale ?

Commençons par définir ce qu'est une enquête commerciale.

Une enquête est une demande d'information.

Une enquête commerciale est une demande formelle d'informations d'une organisation.

Certaines des raisons pour lesquelles vous voudrez peut-être envoyer un e-mail de demande commerciale incluent :

• Demander un catalogue, un prix ou des informations sur un produit
• Demander les détails d'un service
• Vouloir un échantillon de produit
• Demander la disponibilité d'un espace, par exemple, dans un hôtel ou une exposition.

Ce ne sont là que quelques raisons, mais il existe une gamme presque illimitée de situations dans lesquelles il est nécessaire de demander des informations à une autre entreprise.

Dans un sens, l'enquête commerciale peut être définie comme la première étape de l'établissement d'une relation avec une entreprise. Après tout, vous l'écrivez pour en savoir plus sur le service, le produit ou l'entreprise avec laquelle vous envisagez d'utiliser, d'acheter ou de vous associer. La principale caractéristique est que cette communication vise à solliciter des informations plus détaillées auprès de l'entreprise.

OK, vous devez donc faire une enquête commerciale. Bien sûr, vous pouvez simplement envoyer un message à quelqu'un et dire : "Pouvez-vous m'envoyer XXX" ou "Je veux YYY". Cependant, cela pourrait nuire à votre réputation et à toute entreprise que vous représentez.

Lorsque nous écrivons en ligne, beaucoup d'entre nous ont tendance à écrire de manière conversationnelle, ont découvert des chercheurs. Bien qu'une telle approche puisse convenir lorsque vous écrivez à un ami, être informel peut être perçu comme grossier, impoli et même non professionnel dans les communications d'entreprise.

Il existe également des différences notables, en particulier lors de la communication avec des entreprises de pays ou de cultures différents. Par exemple, les Américains sont plus susceptibles de faire des compliments. En revanche, les universitaires ont constaté que les Coréens allaient droit au but lorsqu'ils comparaient les habitudes de messagerie des deux pays. En vous en tenant à une structure établie, vous évitez le risque de confusion interculturelle.

Le principe de base du courrier électronique est de communiquer avec "clarté et empathie", explique Erica Dhawan, experte en communication et contributrice à la Harvard Business Review. Son conseil est que vous devriez ralentir et vous concentrer à la fois sur ce que vous dites et sur la façon dont vous le dites, sinon vous pourriez affecter la perception qu'une entreprise peut avoir de vous.

Nous sommes totalement d'accord. C'est pourquoi nous avons créé notre guide complet sur le sujet. Le reste de cet article de blog vous aidera à éviter les problèmes et les pièges courants lors de la création d'un e-mail de demande commerciale.

Comment rédiger un e-mail de demande commerciale – Le guide complet

Il est temps de commencer à écrire. Chaque demande commerciale doit suivre un format standard qui dicte sa structure et un ensemble de directives qui façonnent son contenu. Les trois parties suivantes vous aideront à naviguer dans ces nuances dans n'importe quelle situation.

À qui s'adresse votre courrier électronique de demande d'informations commerciales ?

Avant de mettre la plume sur papier et de vous guider dans la rédaction d'un e-mail demandant des informations, commençons par identifier qui le recevra.

La question clé est la suivante : écrivez-vous à un compte de messagerie personnel ou à un compte d'entreprise ?

De nombreuses organisations ont une adresse e-mail générique pour les demandes de renseignements (telles que bonjour@ ou info@). Lorsque vous écrivez à de telles adresses e-mail, vous devez être formel et direct. Vous vous adressez essentiellement à une organisation.

Un e-mail personnel vous permet d'engager directement une personne en l'adressant par son nom. L'utilisation du prénom de quelqu'un peut créer une connexion instantanée, mais cela peut être culturellement inacceptable dans le monde des affaires.

Notre conseil est d'être prudent. Il vaut mieux être formel qu'informel. De cette façon, vous évitez le risque de contrarier ou d'offenser qui que ce soit.

Besoin de plus de conseils sur l'étiquette des e-mails ? Ensuite, notre guide des règles et de l'étiquette des e-mails.

Le format standard d'e-mail de demande commerciale

Une enquête commerciale professionnelle suit un format traditionnel qui énonce clairement ce que vous voulez. Il y a cinq aspects clés à cela :

1. Objet de l'e-mail pour la demande
2. Salutation
3. Corps
4. Fermeture
5. Approbation/signature

Examinons en détail les différentes parties du format d'e-mail de demande commerciale parfait.

1. Objet de l'e-mail pour demande de renseignements

Lorsque vous écrivez un e-mail pour des demandes commerciales, gardez la ligne d'objet de votre e-mail courte, douce et directe. Le meilleur sujet d'e-mail pour une copie de demande est court, poli et professionnel.

Nous détaillons plus tard quelques exemples d'e-mails de demande commerciale, mais nous nous efforçons de les limiter au minimum de mots.

2. Salutation

La clé ici est de suivre la formalité. À moins que vous n'utilisiez le prénom de la personne, évitez les « Salut », « Hey » ou « Bonjour » et tenez-vous-en aux salutations formelles éprouvées, telles que « Cher ».

L'utilisation de termes professionnels peut améliorer la façon dont vous et l'organisation que vous représentez êtes perçus. Nous décrivons pourquoi c'est le cas et expliquons comment démarrer un e-mail professionnel dans notre fonctionnalité.

3. Corps

Le corps est la viande de votre message où vous faites la demande. Le principe de base lors de la création d'un e-mail pour les demandes d'informations commerciales est d'aller droit au but.

La raison en est que nous sommes tous noyés sous le poids de la communication numérique et que beaucoup d'entre nous ne lisent pas l'intégralité de l'e-mail, explique Matt Plummer. Au lieu de cela, nous le scannons pour les informations essentielles.

Il est essentiel de rester concis, doux et direct pour obtenir une réponse. Cela réduit également le risque d'incompréhension.

Supposons que vous demandiez plusieurs informations à la fois dans votre e-mail de demande, par exemple en demandant des détails sur une gamme de produits. Dans ce cas, vous pouvez utiliser des puces pour clarifier vos demandes tout en limitant le nombre de mots.

4. Clôture

Une fois que vous avez fait votre demande, fournissez une brève déclaration de clôture à votre e-mail de demande commerciale. Il est utile ici de décrire comment vous allez utiliser les informations et les prochaines étapes. Par exemple, si vous demandez un catalogue, vous pouvez expliquer que vous envisagez de passer une commande très prochainement.

Dans votre conclusion, gérez les attentes. Si vous avez besoin d'informations à une date précise, dites-le. Clarifiez également les canaux de communication appropriés. Si les appels à froid vous inquiètent, indiquez aux gens le canal le plus approprié pour vous contacter.

5. Approbation/Signature

N'oubliez pas d'ajouter une signature appropriée (vôtre fidèlement, sincèrement ou similaire) et une signature contenant tous vos détails, y compris le nom, le titre du poste et les coordonnées.

Si vous demandez à quelqu'un de vous envoyer quelque chose par la poste, assurez-vous que votre adresse est correcte.

Vous voulez en savoir plus sur la façon d'envoyer un e-mail de demande ? Lisez notre guide sur la façon de terminer un e-mail de manière professionnelle.

Bonnes pratiques pour rédiger une demande commerciale

En nous inspirant du Harvard Business Review, nous avons élaboré cinq bonnes pratiques pour rédiger un e-mail de demande à des fins commerciales. Suivez-les et chaque demande d'information sera communiquée clairement et efficacement.

1. Adapter le message
2. Explique qui tu es
3. Soyez clair sur ce que vous voulez, quand et pourquoi
4. Gardez-le court et doux
5. Vérifiez-le (puis vérifiez à nouveau)

Passons en revue ces directives plus en détail.

1. Adapter le message

Les gens d'affaires sont sous pression, et donc plus vite vous allez droit au but et plus vous pouvez être précis, plus vous avez de chances de recevoir une réponse.

Comme nous l'avons expliqué ci-dessus, les demandes d'informations commerciales sont une communication formelle, alors soyez poli et professionnel plutôt que d'essayer d'être amical.

L'utilisation d'un modèle d'emporte-pièce tiré d'un site Web peut ne pas communiquer ou transmettre avec précision le message que vous souhaitez.

Des outils d'aide à l'écriture avancés tels que Flowrite peuvent vous aider à trouver votre voix authentique. Il vous permet de créer des demandes commerciales personnalisées qui sont polies, professionnelles et plus susceptibles de générer une réponse rapide.

2. Expliquez qui vous êtes

Lorsque vous écrivez un e-mail de demande commerciale ou une demande d'informations, qui vous êtes compte. Ne sautez pas dans votre demande tout de suite. Au lieu de cela, dites au lecteur qui vous êtes.

Cela permet au lecteur de comprendre la personne avec qui il communique et pourquoi il devrait vous prendre au sérieux.

3. Soyez clair sur ce que vous voulez, quand et pourquoi

Les expéditeurs d'e-mails surestiment la rapidité avec laquelle les expéditeurs attendent des réponses, ont découvert des chercheurs. Les e-mails de demande commerciale envoyés en dehors des heures de travail peuvent sembler plus urgents, créant une pression pour répondre qui peut causer du stress.

Le point clé à retenir est le suivant : lorsque vous envoyez un e-mail de demande commerciale, soyez clair sur les informations que vous demandez, quand vous en avez besoin et, surtout, pourquoi.

Selon Avery Blank dans Forbes, être clair sur ce dont vous avez besoin et pourquoi réduit la confusion et augmente la probabilité que vous receviez une réponse. Le bonus est que vous économiserez du temps, des efforts et l'embarras potentiel d'avoir à envoyer une demande de suivi.

La clarté peut également vous empêcher de recevoir des centaines d'e-mails ou d'appels froids. Si vous voulez une réponse par e-mail, dites-le. Si vous attendez un appel téléphonique, demandez-en un.

Ne laissez pas la personne douter.

4. Soyez bref et agréable

Les professionnels sont occupés, alors soyez concis dans votre demande.

Quelle doit être la durée de votre message ?

Les experts de Hubspot recommandent que votre e-mail contienne entre 50 et 125 mots. Bien qu'il ne soit pas possible de limiter votre message à 125, idéalement, il devrait être inférieur à 200 mots.

5. Vérifiez-le (puis vérifiez à nouveau)

La précision est essentielle lors de la rédaction d'un e-mail professionnel, alors assurez-vous de revoir et d'affiner vos messages avant de les envoyer. Si vous envoyez plusieurs e-mails simultanément, vérifiez les informations essentielles, telles que le nom du destinataire et son organisation.

Si vous communiquez dans une langue qui n'est pas la première, soyez particulièrement prudent. Les correcteurs orthographiques en ligne gratuits peuvent avoir du mal avec le contexte ou ne pas comprendre des termes techniques ou professionnels spécifiques, alors ne faites pas toujours confiance à leurs recommandations sans vérifier.

Pour éviter les problèmes, essayez un outil d'écriture basé sur l'IA, tel que Flowrite, qui comprend à qui vous vous adressez et l'intention de votre message.

Quand dois-je donner suite à une demande commerciale ?

Si vous avez suivi nos conseils et instructions ci-dessus, vous recevrez probablement une réponse. Cependant, si vous attendez toujours, vous pouvez envoyer un e-mail de rappel.

Nous avons expliqué comment créer des e-mails de rappel ici, mais la question demeure : quand envoyer un e-mail de rappel de demande commerciale ?

Si votre demande n'est pas urgente, donnez à la personne au moins deux jours pour vous répondre. En cas d'urgence, vous pouvez envoyer un e-mail ou même appeler plus tôt.

Dans tous les cas, il vaut la peine d'être poli lorsque vous réfléchissez à la rédaction d'un e-mail de suivi. Il y a probablement une raison valable pour laquelle quelqu'un n'a pas répondu à votre message.

Exemples d'e-mails de demande commerciale

Nous avons donc décrit les principes de base de la création de l'e-mail de demande commerciale parfait. Pourtant, il est toujours utile de les voir dans la pratique.

Pour vous aider à expliquer certains des points fondamentaux, nous avons créé ci-dessous quelques exemples d'e-mails de demande commerciale.

L'exactitude et l'authenticité sont essentielles lors de la création d'une demande par e-mail. Vous voulez que les gens comprennent que vous êtes sérieux, et vous n'obtiendrez pas cela en utilisant un modèle où vous remplissez les blancs. Au lieu de copier et coller, utilisez-les comme source d'inspiration pour créer votre e-mail.

Mieux encore, utiliser Flowrite est le moyen le plus simple et le plus rapide de rédiger des e-mails de demande commerciale. Avec l'aide des derniers développements en intelligence artificielle, notre outil peut générer des e-mails authentiques et personnalisés qui vous assureront d'obtenir les informations dont vous avez besoin.

Courriel à une organisation

Si vous envoyez un e-mail à une adresse e-mail générique, gardez les choses formelles. Dans cet exemple d'e-mail de demande commerciale, nous demandons qu'un catalogue nous soit envoyé. C'est rapide et facile, explique ce que vous voulez, quand vous voulez et pourquoi.

Courriel à un particulier

Le format de cet exemple d'e-mail de demande commerciale est essentiellement le même que le premier, mais il est personnalisé pour le destinataire. Lorsque vous créez une connexion personnelle, vous augmentez les chances d'une réponse. Encore une fois, vous verrez comment nous gérons les attentes à la fin de l'e-mail de manière polie mais ferme.

Demander des informations détaillées

Dans cet exemple, nous voulons plus d'informations pour nous permettre de prendre une décision d'achat. Ainsi, au lieu d'un message long et interminable, des puces clarifient ce dont nous avons besoin, quand et pourquoi.

Écrire avec le modèle d'e-mail de demande commerciale de Flowrite

Flowrite est un outil d'écriture d'IA qui transforme les points courts en e-mails et messages à part entière. Il vous suffit de noter quelques phrases en guise d'instructions, de sélectionner le bon modèle et de regarder l'e-mail s'écrire lui-même.

Lorsque nous parlons de modèles d'e-mails, nous ne parlons pas de quelque chose de préécrit que vous devez copier et coller. Au lieu de cela, nos modèles guident l'IA pour écrire le bon type d'e-mail pour votre objectif à partir de zéro. Voici un exemple de notre modèle de demande de renseignements commerciaux en action.

Comme vous le voyez, l'e-mail que Flowrite génère pour vous est personnalisé et sensible au contexte. De plus, vous n'avez pas à vous soucier de la façon dont le destinataire pourrait percevoir les choix de mots ou les phrases, car vous pouvez sélectionner le ton de l'e-mail généré. Fautes d'orthographe et de grammaire ? Il parle couramment l'anglais aussi. Le syndrome de l'écran vide ? Sélectionnez le modèle sans écrire de puces et Flowrite générera un exemple d'e-mail pour vous.

Que dois-je retenir de cela ?

Vous devez maintenant comprendre ce qu'est une demande commerciale (et ce qu'elle n'est pas), le bon format d'e-mail de demande commerciale et certaines bonnes pratiques pour créer une correspondance d'entreprise. Vous devriez maintenant savoir clairement comment rédiger un e-mail de demande commerciale.

Les exemples que nous avons fournis montrent comment vous pouvez créer des demandes commerciales directes et détaillées qui vous donnent la confiance nécessaire pour créer les vôtres.

Notre dernier conseil est de s'abstenir de copier-coller et d'introduire une certaine personnalité dans vos communications professionnelles.