Comment formater une lettre commerciale en 7 étapes

Écrire une lettre commerciale officielle peut sembler une tâche intimidante, mais cela ne doit pas nécessairement être difficile. Il existe des règles établies en matière de mise en page et de ton que vous pouvez facilement suivre pour créer une correspondance soignée.

Même si la plupart des lettres commerciales sont aujourd'hui envoyées sous forme de documents numériques, vous les trouverez toujours imprimées à l'ancienne. Les lettres commerciales peuvent être utilisées pour informer les parties prenantes, fournir une lettre de référence, confirmer un emploi ou partager une offre d'emploi, entre autres correspondances commerciales importantes.

Dans ce guide, nous verrons comment formater une lettre à des fins professionnelles à l'aide du formulaire de bloc. (D'autres options de formatage incluent les formulaires modifiés en bloc, semi-bloc et en retrait.)

Passons aux choses sérieuses.

Formater une lettre commerciale

Une lettre commerciale est un document formellement écrit qui répond à un objectif officiel. Il est généralement envoyé d'une entreprise à une autre, ou à des clients, des parties prenantes ou des employés. Les lettres correctement formatées affichent la structure, l’uniformité et l’organisation.

Voici ce à quoi vous devez faire attention lorsque vous formatez votre lettre commerciale.

• marges
• espacement
• taille de la police
• adresse
• papier à en-tête
• justification

Comment formater une lettre commerciale

Le formatage d’une lettre commerciale n’a pas besoin d’être intimidant. Il existe un processus simple en six étapes qui trouve son origine au XIIe siècle. C'était il y a neuf siècles ! Suivez cette méthode éprouvée pour structurer la correspondance formelle de manière efficace et efficiente.

1 Paramètres du document

Avant de commencer à rédiger votre lettre commerciale, définissez votre police sur Times New Roman ou Arial, taille de police 12. Alignez votre texte sur la gauche et assurez-vous que votre écriture est à interligne simple, avec une ligne vierge entre les paragraphes. Il doit y avoir une marge de deux pouces en haut et en bas du document et une marge d'un pouce des deux côtés.

2 Coordonnées et date

Tout en haut de votre lettre, ajoutez votre papier à en-tête, qui comprend le nom et les coordonnées d'une personne ou d'une entreprise. L'en-tête est souvent centré ou aligné à gauche en haut du document avec le nom et le logo de l'entreprise (le cas échéant) sur la ligne supérieure, ainsi que d'autres informations pertinentes, telles que l'emplacement et les coordonnées sur les lignes ci-dessous, bien que ces informations soient facultatif.

Sous le papier à en-tête, ajoutez les coordonnées de vous et du destinataire. Vous trouverez ci-dessous les informations que vous devez indiquer en haut de votre lettre, dans l'ordre dans lequel elles doivent apparaître.

• ton nom
• le titre de votre poste
• votre entreprise
• votre adresse professionnelle
• votre numéro de téléphone professionnel
• votre adresse e-mail professionnelle

Sautez une ligne à la fin de vos informations et insérez la date à laquelle vous écrivez la lettre. Sautez ensuite une autre ligne avant d'ajouter les informations de votre destinataire.

• le nom de votre destinataire
• le titre de votre destinataire
• l'entreprise de votre destinataire
• l'adresse de l'entreprise de votre destinataire

Encore une fois, sautez une ligne et ajoutez en gras le sujet de votre lettre.

3 Salutation

Une lettre commerciale doit être un document formel. La salutation doit correspondre au caractère professionnel de la lettre.

Voici quelques salutations que vous pourriez utiliser pour une lettre commerciale.

• À qui cela peut concerner
• Cher M./Mme/Mx. / Dr. [Nom de famille]
• Cher [Prénom] (si vous entretenez une relation informelle avec le destinataire)

4 Corps

Il est maintenant temps d'écrire. En utilisant des lignes à interligne simple avec un espace supplémentaire entre chaque paragraphe, rédigez le corps de votre lettre commerciale. Le corps de la plupart des lettres commerciales se déroule en trois parties. Essayez de limiter la lettre à une seule page, ce qui est préférable.

• Introduction :Présentez le but de votre lettre. Expliquez pourquoi vous l'écrivez, ce que vous espérez réaliser et un aperçu rapide des informations importantes que vous couvrirez.
• Texte principal : fournissez des détails sur les informations importantes que vous avez décrites dans le paragraphe d'introduction. Cela peut comprendre entre un et cinq paragraphes.
• Conclusion : Résumez tout ce dont vous avez discuté. Incluez, le cas échéant, un appel à l’action ou les prochaines étapes.

5 Clôture et signature

Il peut sembler gênant de terminer une lettre. Cependant, une fermeture clichée et surutilisée peut en fait être la solution idéale pour une lettre professionnelle. Que vous choisissiez une clôture formelle ou informelle, restez professionnelle. Ce sont quelques possibilités.

• Sincèrement
• Respectueusement
• Cordialement
• Meilleur
• Merci
• Salutations

Sous la fermeture, laissez quatre à six lignes vides afin que vous puissiez signer le document soit après l'avoir imprimé, soit via une application de signature électronique. Après ces quatre lignes, tapez votre nom complet et votre titre sur la ligne située sous votre nom.

6 boîtiers (en option)

Si vous avez des documents que vous souhaitez inclure dans votre lettre, comme un formulaire ou un curriculum vitae, vous pouvez le noter en écrivant « Pièce(s) : » suivie d'une liste des autres documents, quelques lignes en dessous de votre clôture.

7 Révision

Avant d’envoyer votre lettre, prenez le temps de la relire. Une lettre professionnelle n'est pas seulement formatée correctement, sa grammaire, sa ponctuation et son orthographe doivent également être exemptes d'erreurs. Effectuez une vérification grammaticale et tenez compte de votre ton pour vous assurer que vous avez l'air professionnel.

Exemples de formats de lettres commerciales

1 Exemple de lettre commerciale sous forme de bloc

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 novembre 2023

M. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Objet : Logistique de la célébration de Noël

Cher M. Grinch,

Je vous écris pour vous demander votre aide pour rendre notre célébration de Noël plus grande et plus lumineuse que jamais. Puisque vous nous avez aidé dans le passé à faciliter la célébration, nous espérons que vous serez prêt à participer à nouveau cette année.

J'imagine un sapin blanc de 84 pieds de haut pour notre sapin de Noël cette année, un sapin d'Auburn, en Pennsylvanie. Cela nécessitera une certaine logistique de transport. De plus, nous espérons organiser des promenades en traîneau avec de vrais rennes. Comme l’année dernière, nous aurons la pancarte de la ville avec nous. De plus, nous aimerions installer un amphithéâtre mobile au centre de la ville avec des lumières, des cierges magiques et une machine à brouillard pour commencer le spectacle.

Cette année, nous recherchons un financement pour le sapin de Noël et son transport jusqu'à Whoville. Cependant, nous serons heureux d’accepter toute autre aide que vous pourrez nous apporter. Veuillez me faire savoir pour quoi vous aimeriez aider, et je vous contacterai pour plus d'informations.

Meilleur,

[signature]

Cindy Lou Who, organisatrice en chef de Noël Whoville, Inc.

Pièces jointes : Feuille de coûts pour l'arbre de Noël, liste des opportunités de bénévolat

2. Exemple de lettre commerciale sous forme de bloc

 PROPRIÉTÉS DU GRAND OURS 

UNE SOCIÉTÉ À RESPONSABILITÉ LIMITÉE

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 mars 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Objet : Preuve d'emploi

Chère Amandine,

Une de vos employées, Hayley McPhee, a postulé pour un appartement dans l'un de nos complexes d'appartements. Je vous contacte pour obtenir une preuve d'emploi.

Pour que sa demande de logement soit approuvée, j'ai besoin d'une preuve d'emploi et d'informations sur son salaire. Veuillez l'envoyer à l'adresse indiquée en haut de cette lettre dans les meilleurs délais. Je peux également accepter ces informations par e-mail si vous pouvez les joindre au format PDF.

Voici un bref résumé des informations que je recherche pour cette application.

• Une lettre attestant de son emploi
• Résumé du salaire

Meilleur,

[signature]

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC