Comment formater une lettre commerciale en 7 étapes

Écrire une lettre commerciale formelle peut sembler une tâche intimidante, cela n'a pas à être difficile. Il existe des règles établies pour la mise en page et le ton que vous pouvez facilement suivre pour créer une correspondance soignée.

Alors que la plupart des lettres commerciales sont envoyées sous forme de documents numériques de nos jours, vous les trouverez toujours imprimées à l'ancienne. Les lettres commerciales peuvent être utilisées pour informer les parties prenantes, fournir une lettre de référence, confirmer un emploi ou partager une offre d'emploi, entre autres correspondances commerciales importantes.

Dans ce guide, nous verrons comment formater une lettre à des fins commerciales à l'aide du formulaire en bloc. (Les autres options de formatage incluent les formes modifiées en bloc, en semi-bloc et en retrait.)

Nous allons passer aux choses sérieuses.

Mise en forme d'une lettre commerciale

Une lettre commerciale est un document écrit formellement qui sert un but officiel. Il est généralement envoyé d'une entreprise à une autre, ou à des clients, parties prenantes ou employés. Les lettres correctement formatées affichent la structure, l'uniformité et l'organisation.

Voici ce à quoi vous devez faire attention lorsque vous formatez votre lettre commerciale.

• marges
• espacement
• taille de police
• adresse
• en-tête de lettre
• justification

Comment formater une lettre commerciale

La mise en forme d'une lettre commerciale n'a pas besoin d'être intimidante. Il existe un processus simple en six étapes qui remonte au 12ème siècle. C'était il y a neuf siècles ! Suivez cette méthode éprouvée pour structurer efficacement et efficacement la correspondance formelle.

1 Paramètres des documents

Avant de commencer à écrire votre lettre commerciale, définissez votre police sur Times New Roman ou Arial, taille de police 12. Alignez votre texte à gauche et assurez-vous que votre écriture est à interligne simple, avec une ligne vide entre les paragraphes. Il devrait y avoir une marge de deux pouces en haut et en bas du document et une marge d'un pouce des deux côtés.

2 Coordonnées et date

Tout en haut de votre lettre, ajoutez votre en-tête, qui comprend le nom et les coordonnées d'une personne ou d'une entreprise. L'en-tête est souvent centré ou aligné à gauche en haut du document avec le nom et le logo de l'entreprise (le cas échéant) sur la première ligne, et d'autres informations pertinentes, telles que l'emplacement et les coordonnées sur les lignes ci-dessous, bien que ces informations soient facultatif.

Sous l'en-tête, ajoutez les informations de contact pour vous et le destinataire. Vous trouverez ci-dessous les informations que vous devez énumérer en haut de votre lettre, dans l'ordre dans lequel elles doivent apparaître.

• votre nom
• ton poste
• votre entreprise
• votre adresse professionnelle
• votre numéro de téléphone professionnel
• votre adresse e-mail professionnelle

Sautez une ligne à la fin de vos informations et insérez la date à laquelle vous écrivez la lettre. Ensuite, sautez une autre ligne avant d'ajouter les informations de votre destinataire.

• le nom de votre destinataire
• le titre de votre destinataire
• l'entreprise de votre destinataire
• l'adresse de l'entreprise de votre destinataire

Encore une fois, sautez une ligne et, en gras, ajoutez le sujet de votre lettre.

3 Salutation

Une lettre commerciale doit être un document officiel. La salutation doit correspondre à la nature professionnelle de la lettre.

Voici quelques salutations que vous pourriez utiliser pour une lettre commerciale.

• À qui de droit
• Cher Monsieur / Madame / Mx. / Dr [Nom de famille]
• Cher [Prénom] (si vous avez une relation informelle avec le destinataire)

4 Corps

Il est maintenant temps d'écrire. En utilisant des lignes à simple interligne avec un espace supplémentaire entre chaque paragraphe, rédigez le corps de votre lettre commerciale. Le corps de la plupart des lettres commerciales se déroule en trois parties. Essayez de garder la lettre sur une seule page, ce qui est préférable.

• Introduction : Présentez le but de votre lettre.Expliquez pourquoi vous l'écrivez, ce que vous espérez accomplir et un bref aperçu des informations importantes que vous couvrirez.
• Texte principal : Fournissez des détails sur les informations importantes que vous avez décrites dans le paragraphe d'introduction. Cela peut être n'importe où d'un à cinq paragraphes.
• Conclusion : Résumez tout ce dont vous avez discuté. Inclure, le cas échéant, un appel à l'action ou les prochaines étapes.

5 Clôture et signature

Il peut sembler gênant de terminer une lettre. Cependant, une fermeture clichée surutilisée peut en fait être la solution idéale pour une lettre professionnelle. Que vous choisissiez une clôture formelle ou informelle, restez professionnel. Ce sont quelques possibilités.

• Sincèrement
• Avec respect
• Chaleureusement
• Meilleur
• Merci
• Salutations

Sous la fermeture, laissez quatre à six lignes vides afin de pouvoir signer le document après l'avoir imprimé ou via une application de signature électronique. Après ces quatre lignes, tapez votre nom complet et votre titre sur la ligne sous votre nom.

6 boîtiers (optionnel)

Si vous avez des documents que vous souhaitez joindre à votre lettre, comme un formulaire ou un curriculum vitae, vous pouvez le noter en écrivant « Pièce(s) jointe(s) : » suivi d'une liste des autres documents, quelques lignes en dessous de votre conclusion.

7 Examen

Avant d'envoyer votre lettre, prenez le temps de la relire. Une lettre professionnelle n'est pas seulement formatée correctement, sa grammaire, sa ponctuation et son orthographe doivent également être sans erreur. Effectuez une vérification grammaticale et tenez compte de votre ton pour vous assurer que vous avez l'air professionnel.

Exemples de format de lettre commerciale

1 Exemple de lettre commerciale en bloc

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1er novembre 2023

M. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Objet : Logistique de la célébration de Noël

Cher Monsieur Grinch,

Je vous écris pour vous demander votre aide pour rendre notre célébration de Noël plus grande et plus lumineuse que jamais. Étant donné que vous nous avez aidés dans le passé à organiser la célébration, nous espérons que vous serez prêt à participer à nouveau cette année.

J'imagine un sapin blanc de 84 pieds de haut pour notre arbre de Noël cette année, celui d'Auburn, en Pennsylvanie. Cela nécessitera une certaine logistique de transport. De plus, nous espérons organiser des promenades en traîneau avec de vrais rennes. Comme l'année dernière, nous aurons la signature de la ville. De plus, nous aimerions mettre en place un amphithéâtre mobile au centre de la ville avec des lumières, des feux de Bengale et une machine à brouillard pour commencer le spectacle.

Cette année, nous recherchons des fonds pour l'arbre de Noël et son transport à Whoville. Cependant, nous sommes heureux d'accepter toute autre aide que vous pouvez fournir. Veuillez me faire savoir ce que vous aimeriez aider, et je vous contacterai pour plus d'informations.

Meilleur,

[signature]

Cindy Lou Who Organisateur en chef de Noël Whoville, Inc.

Pièces jointes : feuille de coûts pour l'arbre de Noël, liste des possibilités de bénévolat

2. Exemple de lettre commerciale en bloc

 PROPRIÉTÉS DU GRAND OURS 

UNE SOCIÉTÉ À RESPONSABILITÉ LIMITÉE

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 mars 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Objet : Preuve d'emploi

Chère Amandine,

Une de vos employées, Hayley McPhee, a postulé pour un appartement dans l'un de nos complexes d'appartements. Je vous contacte pour une preuve d'emploi.

Pour que sa demande de logement soit approuvée, j'ai besoin d'une preuve d'emploi et d'informations sur le salaire. Veuillez l'envoyer à l'adresse indiquée en haut de cette lettre dès que possible. Je peux également accepter ces informations par e-mail si vous pouvez les joindre au format PDF.

Voici un bref résumé des informations que je recherche pour cette application.

• Une lettre attestant de son emploi
• Récapitulatif des salaires

Meilleur,

[signature]

Joanne Scott Big Bear Propriétés, LLC