7 meilleurs exemples de rédaction commerciale : un guide pour les rédacteurs commerciaux

L'écriture commerciale se présente sous de nombreuses formes et tailles. Étudiez ces 7 exemples de rédaction commerciale pour apprendre à utiliser la communication écrite dans votre entreprise.

La rédaction commerciale fait partie des opérations commerciales quotidiennes, quelle que soit la taille de l'entreprise. La structure de la phrase, le choix des mots et la mise en forme d'une communication commerciale sont spécifiques au type de document envoyé. Les employés auxquels on demande de rédiger un document commercial doivent comprendre les différents types de rédaction commerciale qui existent. Plusieurs conseils d'écriture généraux s'appliquent à tous les types d'écriture commerciale, notamment :

• Écrivez à la voix active et non à la voix passive
• Soyez concis et direct dans votre communication
• Engagez-vous à éviter les fautes de frappe en relisant et en utilisant des programmes de vérification de la grammaire et de l'orthographe
• Évitez le jargon et les mots à la mode
• Utilisez les acronymes avec parcimonie

De plus, toute personne qui écrit pour une entreprise doit s'engager à un travail sans erreur. La plupart des entreprises auront des guides de rédaction couvrant le style et le ton de leurs documents écrits, et les rédacteurs devraient également les étudier. Pourtant, il existe une certaine variété dans les différents types d'écriture utilisés dans les affaires. Voici une liste d'exemples d'écriture commerciale que vous pouvez étudier pour créer des œuvres mieux écrites pour votre entreprise ou votre organisation.

1. Lettres commerciales

Les lettres commerciales sont une forme d'écriture commerciale transactionnelle. Une lettre commerciale est un document écrit formel envoyé d'une personne au sein d'une organisation à une autre. Il arrive souvent qu'une personne ait besoin d'utiliser ce type de communication professionnelle, notamment :

• Lettres de proposition commerciale : ces lettres proposent un accord commercial entre deux parties et décrivent les termes de cet accord.
• Lettre de recommandation : Une lettre de recommandation est envoyée à un employeur potentiel pour recommander un candidat à un poste.
• Lettres de suivi : Après un entretien ou une autre communication en personne, les professionnels envoient généralement une lettre de suivi qui couvre la conversation ou l'entretien et toutes les questions qui se posent par la suite.
• Lettre d' offre : une lettre d'offre décrit les conditions d'une offre commerciale, généralement lorsqu'une offre d'emploi est sur la table.
• Lettre de motivation : Une lettre de motivation accompagne un CV ou une candidature à un emploi.
• Lettre de démission : Cette lettre informe une entreprise que vous donnez un préavis de démission. La plupart des entreprises exigent une lettre de démission dans les semaines suivant la date de fin.

Voici un modèle que vous pouvez utiliser lors de la rédaction d'une lettre commerciale. Gardez à l'esprit que vous sauterez une ligne entre chaque section :

• Vos coordonnées
• Date au format mois, jour, année
• Intitulé du poste, nom de l'entreprise et adresse du destinataire
• Salutation, généralement au format « Cher nom de la personne »
• Corps de la lettre, à simple interligne pour chaque paragraphe avec un espace entre eux.
• Appel à l'action pour mettre fin au corps de la lettre qui comprend l'adresse e-mail et le numéro de téléphone, le cas échéant.
• Clôturant dans le format "Respectueusement vôtre",
• Signature manuscrite
• Nom dactylographié

Voici à quoi cela pourrait ressembler :

John Smith
123, allée Drury
New York, NY 12345

20 avril 2021

Sarah Collins
Directeur, Ressources humaines
Technologie ACME
123, chemin des affaires
New York, NY 12345

Chère Mme Collins,

Je vous écris pour vous parler de notre prochain événement technologique à New York et pour vous inviter à être un conférencier principal. L'événement aura lieu du 15 au 18 septembre à l'hôtel Raddison.

Au cours des cinq dernières années, j'ai observé votre expertise en ressources humaines au fur et à mesure que vous développiez ACME Tech et que vous intégriez de nouvelles personnes. Nous pensons que vous serez un atout pour nos participants qui recherchent des moyens de mieux intégrer leurs nouvelles recrues dans leurs entreprises technologiques.

Le forfait de votre conférencier comprendra l'hébergement, les repas et des honoraires modestes.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter à [email protected] ou appelez le 444-444-4444. Je suis dans l'attente de votre réponse.

Sincèrement

(Signature)

John Smith

2. E-mails professionnels

Les e-mails professionnels ont une structure similaire aux lettres commerciales. Cependant, ils contiennent également une ligne d'objet. Dans cette forme de communication professionnelle, vous souhaiterez que la ligne d'objet indique de qui provient l'e-mail et pourquoi il est envoyé. Dans l'e-mail, vous suivrez le même format qu'une lettre commerciale, mais ignorez les informations de contact et la date en haut. La structure de la lettre doit être similaire. Dans la signature, fermez la lettre avec votre nom, titre, numéro de téléphone et adresse e-mail. Voici comment vous pouvez ajuster la lettre commerciale précédente pour l'adapter au format de l'e-mail :

Objet : Invitation du conférencier principal de septembre

Chère Mme Collins,

Je vous écris pour vous parler de notre prochain événement technologique à New York et pour vous inviter à être un conférencier principal. L'événement aura lieu du 15 au 18 septembre à l'hôtel Raddison.

Au cours des cinq dernières années, j'ai observé votre expertise en ressources humaines au fur et à mesure que vous développiez ACME Tech et que vous intégriez de nouvelles personnes. Nous pensons que vous serez un atout pour nos participants qui recherchent des moyens de mieux intégrer leurs nouvelles recrues dans leurs entreprises technologiques.

Le forfait de votre conférencier comprendra l'hébergement, les repas et des honoraires modestes.

Si vous avez des questions, veuillez me contacter à [email protected] ou appeler le 444-444-4444. Je suis dans l'attente de votre réponse.

Sincèrement

John Smith, coordonnateur du marketing, Tech Events Inc.

[email protected] 444-444-4444

3. Mémos

Un mémo ou un mémorandum est une forme de communication courte et concise généralement envoyée à un groupe de personnes au sein d'une entreprise. Il est généralement utilisé pour annoncer une sorte aux membres de l'organisation. Les mémos ont un modèle spécifique pour le titre, qui est :

• MÉMORANDUM
• À : (noms complets des lecteurs et titres de poste)
• DE : (Nom complet et titre de l'expéditeur)
• DATE : (Date complète)
• OBJET : (Sujet court indiquant en détail le point principal du mémo)

Le mémo lui-même a une introduction qui réaffirme le sujet dans une phrase. Les paragraphes du corps fournissent les raisons de l'annonce ou d'autres objectifs de la note de service. Il se termine par un paragraphe de conclusion qui résume les points et rappelle aux lecteurs ce qu'ils sont censés faire avec les informations contenues. Voici un exemple de note pratique :

À : L'équipe RH

De : John Smith, directeur

Date : 20 avril 2021

Objet : Utilisation inappropriée des applications téléphoniques pendant les heures de travail.

Equipe RH,

Il a été porté à mon attention que certains au bureau passent trop de temps sur l'horloge à jouer sur leur téléphone.

Des recherches statistiques récentes ont révélé que les personnes qui passent du temps sur des jeux téléphoniques coûtent environ 1 million de dollars par an à une entreprise moyenne. C'est une perte que nous ne pouvons pas nous permettre.

Nous ne voulons pas imposer de règles inutiles, alors soyez plus conscient de l'utilisation de votre téléphone. N'oubliez pas que vous êtes sur le temps de l'entreprise.

Merci,

Jean Smith, directeur

4. Manuels

Les manuels fournissent les informations dont les employés ont besoin pour bien faire leur travail. Cela comprend les règles du bureau ou de l'entreprise et les procédures qui doivent être suivies pour travailler pour l'entreprise. Les manuels de l'employé sont essentiels en termes de légalité de l'emploi. Si quelque chose n'est pas clairement décrit dans le manuel, les employés ne peuvent être tenus responsables de ces actions. Ils doivent également être clairs et instructifs, afin que les employés puissent les lire et comprendre clairement les attentes. Bien que chaque entreprise ait ses propres règles, certains des composants de la plupart des manuels des employés incluent :

• Énoncé de mission et historique de l'entreprise
• Déclarations légales
• Code vestimentaire
• Heures et rémunération
• Politiques sur les heures supplémentaires
• Avantages
• Responsabilités et attentes
• jours fériés et congés payés
• Des opportunités de promotion
• Règles de voyage et de remboursement

Il est impossible de montrer un exemple de manuel en raison de sa longueur, mais voici un extrait montrant à quoi pourrait ressembler un manuel. Cet exemple provient de Indeed.com.

2. Code vestimentaire

Nous vous fournirons quatre t-shirts avec notre nom dessus et quatre tabliers blancs. Vous pouvez choisir vos t-shirts en trois couleurs et tailles. Vous êtes responsable de ramener les chemises et les tabliers à la maison et de les laver après votre quart de travail. Ils peuvent être remplacés gratuitement s'ils sont endommagés au travail ou ailleurs. Les employés peuvent porter des jeans sans trous, des pantalons et des jupes, et des shorts pas plus de six pouces au-dessus du genou. Les leggings et autres vêtements de sport ne sont pas autorisés. Vous pouvez porter n'importe quelles chaussures mais vous devez être fermé pour des raisons de sécurité.

5. Rapports commerciaux

Les rapports d'activité sont des écrits informatifs qui montrent les résultats de l'organisation ou des informations sur un projet. En règle générale, ces rapports contiennent des données et des recherches et sont envoyés aux dirigeants ou aux parties prenantes pour les aider à prendre des décisions pour l'entreprise. Il existe de nombreux types de rapports qu'une entreprise peut créer, notamment des rapports sur :

• Conformité
• Enquêtes
• Faisabilité
• Recommandations pour l'entreprise

Les parties d'un rapport d'activité comprennent :

• Résumé
• Table des matières
• Introduction
• Corps, qui peut être constitué de puces au lieu de paragraphes
• Conclusion
• Références
• Annexe facultative

Voici un exemple d'extrait d'un rapport d'activité :

En 2021, ACME Tech a signé dix nouveaux clients, et les médias sociaux ont été essentiels pour attirer ces clients. Ce rapport résume la portée de notre présence sur les réseaux sociaux, fournissant des résultats qui peuvent nous aider à développer nos efforts de marketing au cours de l'année à venir.

6. Ordres du jour des réunions

Bien qu'il soit idéal que chaque employé assiste à chaque réunion, cela n'est parfois pas possible. Les ordres du jour des réunions sont de brefs guides sur les sujets abordés lors d'une réunion d'affaires. C'est aussi l'une des formes informationnelles de l'écriture commerciale. Les ordres du jour des réunions sont rédigés avant la réunion et guident la direction de la réunion. Ils sont rédigés sous forme de plan ou de puces afin que l'animateur de la réunion puisse facilement voir ce qui doit se passer. Après la réunion, l'ordre du jour peut être envoyé aux personnes qui n'ont pas pu y assister, afin qu'elles sachent ce qui s'est passé. Voici un exemple d'ordre du jour :

PROGRAMME DE LA RÉUNION

Date : 20 avril 2021
Heure : 12 h
Lieu : Salle de conférence

DÉTAILS DE L'ORDRE DU JOUR

Objectifs : L'objectif de la réunion est de discuter des stratégies de marketing des médias sociaux à mettre en œuvre pour l'exercice à venir.

Passez en revue les campagnes passées sur les réseaux sociaux

Durée : 15 minutes
Objectif : Fournir des informations
Chef : John Smith

un. Afficher des exemples de campagnes sur les réseaux sociaux
b. Examiner l'efficacité de ces campagnes
c. Identifiez les campagnes les plus efficaces.

7. Communiqués de presse

Des communiqués de presse sont envoyés aux principaux organes de presse pour annoncer des changements ou des nouvelles au sein de l'organisation. Ils peuvent être utiles pour le marketing car ils gardent le nom de l'entreprise devant ses clients potentiels, et ils peuvent également aider à encourager l'enthousiasme à propos de bons changements pour l'entreprise. Cependant, les communiqués de presse sont rarement utilisés pour les mauvaises nouvelles, visant à améliorer le marketing avec eux. Les communiqués de presse utilisent un ton professionnel et de bonnes techniques de rédaction commerciale. Ils ne dépassent jamais 500 mots et contiennent généralement des citations de dirigeants ou de parties prenantes. Ils se terminent par un contenu passe-partout "à propos de nous" pointant vers l'entreprise. Voici un exemple de communiqué de presse :

ACME Tech annonce un nouveau PDG

Le nouveau leader arrive à un moment de croissance sans précédent pour la société de technologie new-yorkaise.

NEW YORK, NY, 20 avril 2021 - ACME Tech, une entreprise technologique basée à New York, a annoncé mercredi qu'elle engageait un nouveau PDG. Gerald Fitzgerald rejoindra la société en septembre au début de son exercice.

Le PDG par intérim a exprimé son enthousiasme pour cet ajout. "Je suis ravi d'amener un leader aussi fort dans notre entreprise alors que nous connaissons une croissance sans précédent. J'ai hâte de m'associer à Gerald pour pousser ACME Tech vers de nouveaux sommets.

M. Fitzgerald devrait se concentrer fortement sur la présence de l'entreprise sur les réseaux sociaux et sur la mise sur le marché de nouveaux produits innovants.

À propos de la technologie ACME

ACME Tech est une entreprise technologique de New York qui se concentre sur les produits innovants interentreprises. Ils sont connus pour leurs produits logiciels CRM en particulier.

Vous en voulez plus ? Consultez notre article sur le meilleur guide de style pour la rédaction professionnelle !