12 meilleurs conseils de rédaction commerciale que tout le monde peut utiliser

Si vous débutez votre carrière dans les affaires ou si vous êtes un professionnel chevronné, ces conseils de rédaction commerciale vous aideront à faire passer votre communication au travail au niveau supérieur.

Lorsque vous occupez un poste qui vous oblige à créer des communications professionnelles de haut niveau, il est essentiel que vous travailliez constamment à développer vos compétences en rédaction commerciale. Que vous amélioriez votre structure de phrase pour créer une bonne écriture commerciale ou que vous essayiez d'augmenter votre utilisation de la voix active au lieu de la voix passive pour augmenter la clarté de votre écriture, améliorer vos compétences peut vous aider à créer une écriture commerciale plus efficace qui fait passer votre message. de l'autre côté.

Ici, nous allons jeter un œil à quelques conseils que vous pouvez utiliser pour créer une communication plus efficace et développer de meilleures techniques de rédaction commerciale.

1. Connaissez votre public

Quel que soit le type d'écriture sur lequel vous travaillez, connaître votre public est essentiel pour utiliser les bonnes compétences en communication qui feront passer votre message. Si vous écrivez une note détaillant les derniers changements de recherche à vos supérieurs, vous adopterez une approche différente de celle d'écrire une mise à jour trimestrielle pour les membres du conseil d'administration. Lorsque vous connaissez votre public, vous pouvez personnaliser votre document commercial pour le rencontrer à son niveau de connaissance, que ce soit en incluant les termes techniques qu'il connaît ou en prenant le temps et l'espace nécessaires pour le mettre au courant des derniers changements dans votre secteur. .

2. Faites une recherche approfondie sur les sujets

Lorsque vous travaillez à développer rapidement un élément de communication d'entreprise, il peut être tentant de ne faire que des recherches superficielles. Au lieu de cela, prenez votre temps pour approfondir les questions dont vous discutez. Ce n'est pas seulement une décision intelligente pour vous aider à devenir un meilleur rédacteur commercial, cela vous fournira également les informations dont vous avez besoin lorsqu'un superviseur ou un membre du conseil d'administration vous arrête inévitablement dans le couloir pour discuter d'un point de votre texte.

Si vous estimez que vous avez besoin de plus de temps que votre superviseur ne vous en a accordé pour effectuer la quantité de recherches requises par votre rédaction commerciale, n'hésitez pas à les contacter et à leur expliquer en quoi le fait de repousser la date limite vous aiderait, vous et l'entreprise.

3. Connaissez votre objectif

Avec certains types d'écriture commerciale, le point principal est clair. Peut-être écrivez-vous une mise à jour à votre équipe sur un problème spécifique que vous avez travaillé à résoudre, ou vous fournissez à votre conseil d'administration une mise à jour financière pour le trimestre. Ces types de communication écrite ont un objectif clair, ce qui vous permet de rester sur la bonne voie pendant que vous écrivez.

Pour d'autres types de communication, cependant, il peut être plus difficile d'aller droit au but, surtout si vous n'êtes pas sûr de ce qu'il en est. Si vous écrivez une mise à jour aux électeurs ou fournissez un rapport d'avancement à votre patron, faites de votre mieux pour clarifier les points que vous travaillez à couvrir avant de commencer à écrire. Votre travail sera plus accessible et votre public appréciera votre approche concise.

4. Anticipez les questions

Lorsque vous arrivez à la fin de votre rédaction commerciale, prenez un moment pour imaginer que vous faites partie de votre public. Faites de votre mieux pour assumer leur niveau de connaissance de votre travail. Maintenant, revenez au début de votre écriture et essayez de la lire à travers ses yeux. Quelles questions auraient-ils probablement ? Quelles parties de votre écriture seraient difficiles à comprendre pour eux ? En anticipant les questions que votre public pourrait avoir et en intégrant les réponses dans votre écriture, vous pouvez créer une communication plus précise et efficace.

5. Aperçu avant d'écrire

Une fois que vous connaissez le but de votre écriture commerciale, il peut être utile de développer un plan avant de commencer votre travail d'écriture proprement dit. Mettre vos points principaux sur papier peut faciliter l'approfondissement de l'introduction de votre écriture et peut vous aider à décider du temps et de l'espace à consacrer à chaque domaine d'intérêt. Si vous avez du mal à terminer le plan, pas de soucis - même noter un ou deux points principaux et quelques détails complémentaires peuvent vous aider à avancer dans la bonne direction lorsque vous ne savez pas par où commencer.

6. Évitez de trop compliquer

Il peut être tentant de montrer vos connaissances de l'industrie lorsque vous écrivez pour les affaires, mais résistez à l'envie d'exagérer le jargon technique lorsque vous écrivez. S'il existe une alternative simple à un mot compliqué, utilisez-la. Lorsque vous gardez votre écriture simple, vous facilitez la compréhension de vos idées par votre public.

Bien que votre public lise probablement à un niveau élevé, il est conseillé de viser un niveau de lecture au collège ou au lycée dans votre travail. Vous n'essayez pas d'enseigner à une classe universitaire lorsque vous envoyez une communication commerciale - vous essayez de faire passer une idée à votre public rapidement, efficacement et logiquement. Ne vous inquiétez pas d'essayer d'impressionner les gens dans le monde des affaires avec un vocabulaire sophistiqué. Ils seront beaucoup plus impressionnés par votre capacité à articuler vos points simplement mais avec précision.

7. Lisez-le

Lorsque vous lisez votre travail à haute voix, il peut être plus facile de trouver des points avec une formulation maladroite ou une grammaire incorrecte. Souvent, nos yeux effleurent ces problèmes pendant le processus de relecture. Si vous vous sentez à l'aise, demander à un ami de lire votre travail à haute voix peut vous donner plus de perspective sur la façon dont votre écriture sera perçue par votre public. Essayez de ne pas être trop dur avec vous-même pour les erreurs simples lorsque vous écoutez votre travail – revenez en arrière et apportez les corrections nécessaires avant de continuer à envoyer votre communication aux autres.

8. Éliminer le remplissage

Il peut être tentant de remplir le corps de votre e-mail ou de toute autre communication professionnelle avec des mots de remplissage, surtout si vous essayez de montrer que vous comprenez profondément la tâche. Dans le monde des affaires, cependant, le verbiage inutile est mal vu. Vous voudrez garder votre écriture aussi concise que possible. Demandez-vous si votre public reçoit les informations dont il a besoin de votre communication et si oui, arrêtez-vous là. Si vous devez remplir un espace dans un bulletin d'information ou un autre type de mise à jour et que vous ne disposez pas d'informations pertinentes, demandez à votre superviseur si vous pouvez contacter un autre service pour combiner les mises à jour.

9. Oubliez le jargon des affaires

Lorsque vous avez terminé votre rédaction commerciale, prenez une minute pour revenir en arrière et rechercher des mots que la plupart des gens ne comprendraient pas. Cependant, ce n'est pas un problème si vous avez des termes spécifiques à l'industrie que vous ne pouvez pas modifier. Si vous avez utilisé du jargon inutilement, retirez-le et utilisez un mot moins compliqué.

Les mots à la mode ne convaincront pas votre auditoire que vous savez de quoi vous parlez et peuvent nuire au ton professionnel que vous souhaitez adopter dans votre communication d'entreprise. Vous voulez qu'il soit aussi simple que possible pour les personnes qui lisent votre communication d'entreprise de comprendre ce que vous essayez de dire. Garder votre vocabulaire simple peut rendre la lecture de votre communication plus efficace.

10. Demandez de l'aide

Si vous débutez dans la rédaction commerciale, il peut être difficile de savoir exactement comment organiser vos communications professionnelles. Cela peut être particulièrement vrai si votre style d'écriture est généralement plus adapté aux médias sociaux ou à l'écriture persuasive ou si vous n'avez jamais travaillé en tant qu'écrivain professionnel à titre commercial.

Lorsque vous demandez aux autres des commentaires sur votre rédaction professionnelle, faites-leur savoir que vous ne demandez pas seulement de l'aide pour les fautes de frappe. Au lieu de cela, dites-leur que vous voulez des commentaires sur la façon de rendre votre écriture plus concise et appropriée pour votre public. C'est une décision intelligente de faire exécuter votre premier brouillon de lettres commerciales et d'autres communications par votre superviseur ou votre directeur de la communication, surtout si vous vous habituez encore au guide de style de votre entreprise.

11. S'engager à s'améliorer

Lorsque vous commencez tout juste à rédiger des articles commerciaux, il est logique que vous vous sentiez incertain et nerveux quant à savoir si vous communiquez avec vos collègues et supérieurs dans le style et le format corrects. Comme toute nouvelle compétence, le développement de votre rédaction technique peut prendre du temps. Rester déterminé à s'améliorer n'attirera pas seulement l'attention de votre superviseur, cela contribuera également à accroître votre confiance. L'utilisation de correcteurs orthographiques, la prise de cours d'écriture en ligne ou en personne et l'utilisation de vérificateurs de grammaire (comme Grammarly et l'éditeur Hemingway) peuvent vous aider à renforcer votre confiance en vos capacités d'écriture professionnelle.

12. Utilisez un vérificateur de grammaire

Un bon vérificateur de grammaire est le moyen le plus simple de trouver et de corriger rapidement les erreurs de grammaire et de ponctuation dans vos rapports, e-mails et documents commerciaux. Vous pouvez installer un vérificateur de grammaire en tant qu'application de bureau ou plug-in pour votre outil d'écriture d'e-mails ou votre traitement de texte préféré. Il devrait repérer ces erreurs presque instantanément. Ensuite, vous pouvez trouver et corriger plus d'erreurs de grammaire que le vérificateur de grammaire intégré de votre système d'exploitation n'en détectera.

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