Comment rédiger le parfait e-mail de rejet de candidat
Publié: 2022-03-22Dire à un candidat potentiel qu'il n'a pas d'emploi est l'une des choses les plus difficiles que l'on puisse faire, mais il est essentiel que vous le fassiez. Les demandeurs d'emploi ont pris le temps, les efforts et, dans certains cas, les frais nécessaires pour soumettre une candidature et assister à un entretien, alors le moins que vous puissiez faire est de leur dire s'ils n'ont pas trouvé d'emploi.
Les meilleurs e-mails de rejet de candidat sont personnels et professionnels, fournissant juste assez de commentaires au demandeur d'emploi. Ils trouvent le bon équilibre entre être positif, informatif et encourageant tout en disant non.
Faites les choses correctement et vous pourrez améliorer la réputation de votre entreprise. Si vous vous trompez, un mauvais e-mail de refus d'emploi peut rapidement se répandre dans le monde entier, nuisant à votre réputation et à votre crédibilité.
Alors, comment écrivez-vous la lettre de refus de candidat parfaite? Lisez notre guide pour le savoir.
Qu'est-ce qu'un e-mail de rejet ?
Une réponse par e-mail de refus d'emploi est une courtoisie professionnelle envers les demandeurs d'emploi qui n'ont pas réussi après avoir soumis une candidature ou assisté à un entretien.
Une fois que vous avez décidé qui interviewer ou embaucher, il est essentiel que vous informiez les candidats non retenus dès que possible.
Il n'y a pas de véritables règles sur les e-mails de refus d'emploi, mais vous devez absolument en envoyer un. Malheureusement, de nombreuses organisations ne s'en soucient pas.
La plateforme d'emploi Workable a constaté que 75 % des demandeurs d'emploi ne reçoivent jamais de réponse après avoir envoyé une candidature. 60 % supplémentaires n'ont jamais reçu de commentaires après un entretien.
Pourquoi ai-je besoin de connaître les e-mails de refus d'emploi ?
La tâche de rédiger une lettre de refus est souvent déléguée à du personnel qui n'a peut-être pas été impliqué dans le processus de sélection. La clé est de trouver le bon ton entre être encourageant et positif mais honnête et professionnel.
Si vous n'avez jamais écrit de lettre de refus de candidature auparavant, cela peut prendre un peu de pratique avant de toucher toutes les bonnes notes. Même les recruteurs expérimentés peuvent trouver que les e-mails de rejet peuvent être difficiles à créer.
Annoncer une mauvaise nouvelle à quelqu'un est toujours délicat, mais écrire des lettres de refus est particulièrement difficile. Les demandeurs d'emploi s'investissent émotionnellement dans le processus de recrutement et le rejet peut être difficile à supporter.
De la candidature à la nomination, le processus de recrutement prend en moyenne 27 jours, selon Glassdoor. Si les candidats ont été invités à un entretien et ont rencontré des employeurs potentiels, un « non » peut être difficile à accepter. Lorsqu'ils sont rejetés, les demandeurs d'emploi éprouvent une gamme d'émotions, y compris la déception, la colère et la frustration.
Une lettre manquante ou mal écrite pourrait nuire à l'image de soi du destinataire et aux intentions futures des recrues potentielles », ont découvert les chercheurs. En termes simples, une mauvaise lettre de rejet pourrait nuire durablement à la santé mentale de quelqu'un.
Dans une autre étude, des universitaires ont constaté que les candidats rejetés sans avoir reçu de correspondance étaient plus susceptibles de croire que l'organisation n'avait pas rempli ses obligations. Ceux qui n'ont pas reçu de lettre de refus personnalisée avaient ce que les chercheurs décrivent comme "des intentions plus négatives" envers l'organisation.
Une lettre de refus bien rédigée peut atteindre trois objectifs :
- Diffusez rapidement les informations essentielles.
- Fournir une fermeture émotionnelle au demandeur d'emploi.
- Protégez la réputation et améliorez leur perception de votre organisation.
Une lettre de refus avant un entretien ou un e-mail de refus après un entretien d'embauche peut être aussi courte ou longue que vous le souhaitez, mais elle doit contenir certaines spécificités que nous aborderons ensuite.
Qu'est-ce qui fait un excellent e-mail de rejet de candidat ?
Nous avons déjà écrit sur l'étiquette professionnelle des e-mails, mais une lettre de rejet pour les postes vacants est légèrement différente. Notre recherche a identifié qu'il y a quatre parties essentielles dans tout e-mail de rejet réussi.
- Remercier le demandeur
- Donner la mauvaise nouvelle
- Expliquez les raisons
- Terminer positivement
Examinons-les plus en détail.
1. Remerciez le demandeur
Les demandeurs d'emploi ont investi du temps et des efforts pour postuler. Ils sont enthousiastes, excités et ont investi émotionnellement dans le processus. Postuler à un emploi est difficile, et le rejet est encore plus difficile. Par conséquent, il est essentiel de le reconnaître en les remerciant pour leurs efforts.
2. Annoncez les mauvaises nouvelles
Les lettres de refus concernent les mauvaises nouvelles, alors soyez clair et franc. Si c'est non, dites-le.
Votre réponse doit être définitive et ne laisser aucune illusion au candidat sur sa chance. Une rupture nette est l'approche la plus juste.
3. Expliquez les raisons
Il est essentiel que vous expliquiez pourquoi la personne n'a pas trouvé d'emploi.
Vous pouvez entrer ici autant de détails que vous le souhaitez. Dans certains cas, cela peut être aussi simple que de déclarer qu'il y avait des candidats plus appropriés, ou vous pouvez vouloir fournir des commentaires longs et détaillés. Voir nos exemples ci-dessous pour vous inspirer.
Même une brève rétroaction vaut mieux que pas de rétroaction.
4. Terminez positivement
Terminer votre e-mail sur une note positive est essentiel. Vous n'avez pas donné de travail à cette personne, mais il y a un rôle à jouer pour elle.
Remerciez le candidat, reconnaissez ses points forts et encouragez-le à postuler à nouveau. Si vous êtes prêt à donner suite, proposez de faire part de vos commentaires au candidat.
Comment rejeter un candidat par e-mail
Vous avez lu notre cadre pour créer l'e-mail parfait, mais vous vous demandez peut-être comment cela se traduit par un e-mail de rejet ? Jetons un coup d'œil à quelques-uns des conseils cruciaux pour rédiger une lettre de rejet de candidature.
1. Utilisez le nom de la personne
Il peut être tentant d'envoyer un e-mail de groupe à toutes les personnes interrogées, mais ne le faites pas. Adressez-vous toujours à la personne par son nom. Ils l'apprécieront.
Nous préférons utiliser le prénom car il semble beaucoup plus personnel. Vous pouvez en savoir plus sur la façon de démarrer un e-mail professionnel dans notre blog détaillé.
2. Remerciez-les d'avoir postulé
Chaque candidature et entretien représentent des heures d'efforts de la part d'un demandeur d'emploi, donc un merci n'est pas seulement le bienvenu ; c'est une nécessité.
Merci d'avoir pris le temps de postuler pour le poste de UX Designer.
3. Commencez par les mauvaises nouvelles (et ne vous excusez pas d'avoir choisi le meilleur candidat)
Dites tout de suite aux gens qu'ils n'ont pas réussi. N'attendez pas la fin de l'e-mail pour annoncer la mauvaise nouvelle. Les demandeurs d'emploi liront et reliront votre e-mail, alors soyez clair, pas vague.
Par exemple :
- A cette occasion, nous avons décidé de ne pas donner suite à votre candidature.
- Je vous écris pour vous informer que vous n'avez pas été sélectionné pour un entretien.
- Malheureusement, nous ne traiterons pas votre candidature pour le moment.
Vous voudrez peut-être vous excuser, mais ne le faites pas. Les décisions que vous prenez sont ce qu'il y a de mieux pour votre entreprise, et il n'est pas nécessaire de vous excuser.
4. Soyez personnel
Passer un peu de temps à réfléchir à l'expérience d'un candidat peut donner au demandeur d'emploi le sentiment que votre décision est réfléchie et juste. Un rejet sans explication peut entraîner de la confusion, de la frustration et de la colère.
5. Si vous proposez de fournir des commentaires, assurez-vous que vous le pensez vraiment
Tant d'organisations proposent de fournir des commentaires mais ne le font pas (pour de nombreuses raisons). Si vous n'êtes pas prêt à fournir des commentaires, ne proposez pas de le faire.
6. Encouragez-les à postuler à nouveau
La porte n'est jamais fermée aux bons candidats, alors encouragez-les à postuler à nouveau. Incluez des détails sur la façon dont ils peuvent rechercher de nouvelles opportunités.
Vous pouvez suggérer aux demandeurs d'emploi de vous contacter sur des plateformes de médias sociaux telles que LinkedIn pour découvrir de nouvelles opportunités.
7. Terminez professionnellement
Nous avons écrit un blog détaillé sur les meilleures pratiques pour mettre fin aux e-mails professionnels. Vérifiez-le.
8. Relisez tous les e-mails
Il n'y a rien de pire qu'un e-mail de refus mal écrit, alors assurez-vous de le vérifier avant de l'envoyer.
Quelle doit être la durée de ma lettre de refus ?
Il n'y a pas de réponse juste ou fausse. La première chose est que vous écrivez une lettre de refus d'emploi. Tant d'entreprises et d'organisations ne franchissent même pas cette étape.
Un bon guide est que plus une personne a été impliquée dans le processus de sélection d'emploi, plus une lettre de rejet de candidat doit être détaillée. Dans la plupart des cas, trois ou quatre paragraphes suffisent.
Objet de l'e-mail de refus
Il est préférable de garder les choses simples, claires et professionnelles. Nous vous recommandons d'indiquer le titre du poste dans la ligne d'objet. À titre d'exemple, vous pouvez utiliser ce qui suit.
Modèle d'e-mail de refus
Vous devez personnaliser vos e-mails de rejet pour chaque rôle et chaque organisation, mais voici quelques exemples de base que vous pouvez suivre.
Exemple 1 : E-mail de refus d'un candidat de base
Il s'agit d'une lettre de rejet assez standard qui est adaptée à la personne. C'est professionnel, précis et clair.
Exemple 2 : lettre de refus formelle
Si vous écrivez au nom de quelqu'un d'autre, soyez bref et formel. Voici un exemple.
Exemple 3 : E-mail de refus détaillé
Si vous êtes prêt à fournir des commentaires détaillés, cela peut être très bénéfique pour le demandeur d'emploi. Ce modèle est un exemple approprié de lettre de refus après l'entretien. Il est calqué sur l'e-mail de rejet utilisé par Apple.
Exemple 4 : E-mail personnel de rejet d'une offre d'emploi
Si vous dirigez vous-même une entreprise et souhaitez faire quelque chose de légèrement différent (tout en suivant nos principes de base), alors pourquoi pas ?
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