Comment choisir le bon canal de communication pour chaque tâche

Nous communiquons avec nos collègues tout au long de la journée de travail de différentes manières. Mais il est parfois difficile de savoir quel canal convient le mieux à chaque message. Est-il préférable d'envoyer un DM à quelqu'un sur une plateforme de messagerie ou d'envoyer un e-mail ? Publier des commentaires sur une chaîne publique ou les envoyer en privé ? Notez vos idées dans un document partagé ou partagez-les lors d'un appel téléphonique ?

Il y a de fortes chances que votre outil de communication professionnel par défaut soit le courrier électronique. Selon la Harvard Business Review , les travailleurs passent 80 % de leur temps à communiquer avec leurs collègues par e-mail. Bien que ce soit clairement un choix populaire, ce n'est pas toujours la meilleure méthode de communication pour tous les scénarios.

Mais avec autant de canaux de communication disponibles sur le lieu de travail, il n'est pas toujours évident de savoir quel mode est le plus efficace. Voici un guide des différents canaux, comment ils peuvent être utilisés au sein de votre équipe et comment choisir le meilleur pour le moment.

Communication asynchrone vs synchrone

Avant de déterminer quel type de canal correspond le mieux à vos besoins, il est utile de comprendre comment vous devez vous engager avec vos collègues pour faire passer votre message. Nous décomposerons deux types de communication : asynchrone et synchrone.

Cela peut sembler complexe, mais comprendre les différences entre la communication asynchrone et synchrone est assez simple. Asynchrone signifie que la communication "n'existe pas ou ne se produit pas en même temps". Un exemple est l'envoi d'une lettre. Synchrone signifie donc "existant ou se produisant en même temps" et décrit où les parties sont présentes et interagissent simultanément, par exemple, lors d'un appel téléphonique. La communication asynchrone ne permet pas une réponse immédiate, tandis que la communication synchrone nécessite le traitement de l'information, suivi d'une réponse, en temps réel.

Au moment de décider quel canal de communication utiliser, vous devrez réfléchir à la culture de votre entreprise et à vos attentes concernant le message que vous communiquez.

Par exemple, supposons que vous ayez besoin de discuter d'un problème personnel avec votre responsable. Préfèrent-ils un e-mail auquel ils peuvent préparer une réponse (et suivre) selon leur propre calendrier, ou encouragent-ils la planification d'une réunion en tête-à-tête ? Si c'est ce dernier, une méthode de communication synchrone, comme une réunion en personne, pourrait être en ordre.

Types de canaux de communication

Hub d'entreprise ou intranet

Idéal pour : Annonces d' rapport annuel; et suivis organisationnels

En tant que canal de communication asynchrone accessible à un large public, un intranet ou un hub en ligne sert de tableau de bord des mouvements de haut niveau au sein d'une organisation. Il permet d'envoyer un message cohérent sur une plateforme centralisée et officielle.

Il maintient également les ressources et les informations disponibles à tous les niveaux d'une organisation.

E-mails

Idéal pour : partager les mises à jour et les résultats avec une équipe ou entre départements ; et la résolution de problèmes qui ne sont pas urgents

Le courrier électronique est un type de communication asynchrone qui définit l'attente que la réponse d'un destinataire n'est pas nécessaire immédiatement. Les messages électroniques peuvent être adressés à une personne ou à un petit groupe. Par exemple, un e-mail peut être envoyé à une équipe concernant un nouveau processus de protocole qui entrera en vigueur la semaine suivante.

Cette méthode est efficace car elle permet à l'expéditeur de partager les mêmes informations avec plusieurs personnes et donne aux destinataires le temps de traiter les informations et de partager leurs commentaires. Pour plus de succès avec ce canal, apprenez-en plus sur l'étiquette des e-mails professionnels .

Réunions

Idéal pour : établir des relations ; discuter d'informations sensibles et/ou privées ; communiquer des commentaires difficiles ; questions urgentes ; et collaboration et coordination

Bien qu'il existe une chose telle que «l'épuisement professionnel des réunions», les réunions sont un canal de communication vital dans toute organisation. Que vous ayez organisé une réunion en personne ou une visioconférence, des réunions productives peuvent aider les équipes à résoudre des problèmes complexes. Il encourage le brainstorming, la collaboration et même la négociation sur place.

Les réunions peuvent également être bénéfiques pour les interactions individuelles, en particulier pour développer des relations et communiquer des commentaires sur les performances. Cependant, toutes les réunions ne sont pas efficaces ; maîtriser un récapitulatif de réunion est un excellent moyen de s'assurer que les informations clés sont conservées.

Plateformes de messagerie

Idéal pour : développer la culture d'entreprise ; et la collaboration entre plusieurs personnes et équipes

Les applications de messagerie, comme Slack, sont plus populaires auprès d'un plus grand nombre d'employés travaillant à distance. Bien que la messagerie puisse parfois sembler distante, elle offre aux utilisateurs des options de communication asynchrones et synchrones.

Par exemple, un canal public peut être utilisé pour les mises à jour hebdomadaires continues du projet entre les équipes, ou comme lieu pour établir des liens interpersonnels et discuter des week-ends des coéquipiers. De même, les fonctionnalités de messagerie ou de commentaires, dans les systèmes de gestion de projet comme Asana ou Trello, sont utiles pour poser des questions ou fournir des commentaires sur un projet ou une tâche en particulier.

Appel téléphonique ou vidéo

Idéal pour : résolution de problèmes dans une situation d'urgence; messages très importants ; changements de dernière minute

Si la configuration d'une réunion n'est pas possible, la meilleure option suivante pour la communication synchrone peut être un appel téléphonique. Les appels téléphoniques sont pratiques pour transmettre des idées complexes ou des informations susceptibles de générer de nombreuses questions.

C'est également une alternative idéale à la communication en face à face, en particulier lors de la communication d'un message sensible ou chargé d'émotion. En effet, bien qu'un appel téléphonique puisse manquer d'indices de communication visuelle, il offre l'avantage d'indices tonals entre les appelants.

Le type de canal de communication qui convient à une situation donnée dépend de quelques facteurs. En comprenant les avantages de chaque canal, vous comprendrez mieux quelle option de communication est la plus efficace pour atteindre votre objectif.