Comment faire un point clair et affirmé sur un e-mail

Donner beaucoup de travail à quelqu'un, assumer une nouvelle responsabilité, demander une marge de manœuvre, demander une faveur, être en désaccord avec quelqu'un, exprimer une opinion bien arrêtée ou simplement dire bonjour après un long silence radio - ces sujets sont difficiles à aborder et Lorsque vous essayez d'aborder un sujet difficile par e-mail, l'enjeu peut être encore plus important.

Grammarly a élaboré un guide des meilleures pratiques pour envoyer des e-mails sur des sujets difficiles sans paraître agressif, exigeant ou grossier. Lorsque vient le temps pour vous d'envoyer un tel e-mail, assurez-vous de prendre AIM.

Qu'est-ce que l'AIM, demandez-vous ? Tout dépend de votre public, de votre intention et de votre message. C'est un conseil utile pour les communications stratégiques en général et peut s'avérer très utile lorsque vous écrivez un e-mail avec un message désagréable, une grande demande ou une mauvaise nouvelle générale pour votre destinataire.

Public : la vue d'ensemble

Lorsque vous envoyez e-mail après e-mail quotidiennement, vous ne pensez probablement pas trop aux espoirs et aux rêves de chaque personne à qui vous écrivez. Mais pour les messages volumineux et difficiles que vous devez envoyer, prenez le temps de penser à votre destinataire et à l'utilisation du courrier électronique pour faire valoir votre point de vue.

Assurez-vous que le courrier électronique est le bon moyen pour le message

Avec le courrier électronique, vous avez tout le temps de réfléchir à votre message et de choisir soigneusement vos mots. Cependant, vous n'obtenez pas cet élément humain qui peut faire toute la différence dans certaines interactions difficiles. Parler en personne vous donne les outils du ton de la voix, de l'expression faciale et du langage corporel. Si vous donnez de mauvaises nouvelles, vous pouvez montrer que vous êtes sympathique. Si vous demandez une augmentation, vous pouvez projeter votre confiance. Certaines conversations doivent avoir lieu en personne.

Cela dit, il est également possible de rédiger votre écriture d'une manière qui montre que vous êtes un humain réfléchi et attentionné, mais cela demande du travail. Si vous utilisez le courrier électronique, choisissez vos mots avec soin pour donner le bon ton pour accompagner le contenu de votre message.

Connaissez votre destinataire

Certaines personnes échangent des plaisanteries et des histoires personnelles par e-mail avant de se mettre au travail. D'autres personnes lisent la ligne d'objet et cliquent sur supprimer (ou répondre, mais seulement si vous avez de la chance). Si vous connaissez la personne à qui vous envoyez un e-mail - ou quoi que ce soit à son sujet - vous pouvez probablement vous demander si c'est le type de personne qui répond le mieux à des informations plus détaillées et personnelles ou à une demande courte et pointue.

Par exemple, si vous demandez à votre cousin Fred de vous envoyer ses photos de qualité professionnelle de la réunion de famille de l'été dernier, vous commencerez probablement lentement :

Objet : Bonjour et photos

Salut Fred!

J'ai encore de bons souvenirs de notre visite sur la plage l'été dernier ! Comment s'est passée votre course de vélo pendant le week-end de la fête du Travail ? Si cela ressemblait à notre balade autour du lac, je suis sûr que vous êtes monté sur le podium.

Je me souviens que vous avez pris beaucoup de photos au cours du week-end, et j'aimerais revoir ces souvenirs. Accepteriez-vous de m'envoyer quelques-uns de vos favoris ?

Merci et vivement nos prochaines retrouvailles !

Beaucoup de belles attentions familiales. Et quelques compliments ne font pas de mal non plus.

D'un autre côté, si vous écrivez à un professeur qui reçoit des centaines d'e-mails par jour, il peut être judicieux de mettre votre demande en première ligne, voire dans la ligne d'objet. Par exemple:

Objet : Lettre de recommandation par 1/15 ?

Cher professeur Pierre,

Je postule pour une bourse à New York cet été. Compte tenu de mon travail en tant qu'assistant de recherche, accepteriez-vous de m'écrire une lettre de recommandation ? Voici un lien avec plus d'informations.

Conclusion : surtout si vous avez vraiment besoin d'une réponse, essayez d'imaginer les habitudes de votre destinataire et planifiez votre message en conséquence.

Intention : Définissez votre objectif

Quel est le but de votre e-mail ? Comment voulez-vous que le destinataire réponde ? Il peut être utile d'ouvrir une boîte de « rédaction » vide et d'écrire l'objectif de votre e-mail. Bien sûr, vous ferez beaucoup de reformulation pour vous assurer que le message final est plein de tact, poli et efficace. Mais garder cette idée principale au premier plan pendant que vous rédigez vous aidera à vous assurer que votre lecteur sait exactement quoi faire.

Soyez stratégique avec votre sujet

Pour la plupart des destinataires, vous n'allez pas faire votre demande ou donner de vos nouvelles dans l'objet ; il faut un peu de travail jusqu'à. Écrivez un sujet qui ne dévoile pas la ligne de fond, mais qui donne une idée de ce qui s'en vient. Voici quelques mots et expressions que vous pourriez utiliser :

• Planifier pour
• Répondre par
• Demande
• Action nécessaire
• Décision nécessaire
• Signature requise

Dans des circonstances désastreuses, il y a toujours le grand, effrayant, tout en majuscule "URGENT", mais si vous essayez de faire preuve de tact, essayez d'éviter celui-là à moins que tout le reste échoue.

Mettez votre demande à l'avant

Rien ne dit la confiance comme sortir avec la ligne de fond au sommet.

Par exemple:

Cher patron,

Je veux gérer la prochaine grosse affaire de l'entreprise.

Cela peut sembler effrayant de faire votre demande dès le début, mais cela montre de la confiance, de la responsabilité et de la volonté de s'attaquer de front à un problème. Surtout si vous demandez des responsabilités ou si vous écrivez à quelqu'un qui reçoit des montagnes d'e-mails chaque jour, un bon moyen d'obtenir ce que vous voulez est de dire que vous le voulez dès le départ.

Tout est question de structure

Les ingrédients : un sujet qui attire l'attention du destinataire, une salutation amicale, une déclaration directe de l'objectif de l'e-mail, tout détail nécessaire et une signature amicale.

La recette : des phrases courtes et directes pour faire passer votre message et des paragraphes avec des phrases thématiques claires et informatives. Si vous avez un message compliqué qui ne peut pas être transmis en cinq phrases ou plus, utilisez des listes. Les listes à puces ou les listes numérotées présentent plusieurs avantages :

• Ils sont faciles à lire
• Ils aident à mettre en évidence les détails clés
• Ils empêchent votre e-mail de ressembler à un mur de texte

Voir?

Message : Choisissez vos mots avec soin

Vous avez votre public et votre intention : vous devez maintenant concevoir votre message de manière à ce qu'il soit le mieux adapté au public, qu'il transmette efficacement votre intention et vous aide à atteindre vos objectifs de messagerie. Après avoir écrit un e-mail poli et soigneusement rédigé, examinez à nouveau votre message. Surtout si vous demandez quelque chose ou abordez un sujet qui pourrait ne pas ravir le destinataire, l'importance d'une communication prudente ne peut être surestimée.

Vérifiez votre ton pour la colère, l'accusation ou l'impertinence

Ce que vous avez écrit peut vous sembler neutre, mais les mots peuvent sembler condescendants ou agressifs sans visage ni ton de voix pour les accompagner. Si vous êtes sûr que le courrier électronique est le bon moyen de communiquer, assurez-vous que le courrier électronique que vous écrivez communique le point de la bonne manière.

Prenez ce message, par exemple. En personne, les mots pourraient être énoncés de manière agréable, mais par écrit, ils pourraient sembler passifs, agressifs, autoritaires ou même grossiers.

Cher Kévin,

Je voulais vérifier si vous alliez terminer votre partie du projet de groupe à temps. C'est pour jeudi, et votre rôle est le dernier que nous attendons. Pouvez-vous me dire si vous allez terminer vos diapositives afin que nous puissions conclure la présentation ?

Merci Brenda

Kevin n'est peut-être pas un excellent travailleur, mais le message de Brenda pourrait le mettre sur la défensive ou l'insulter. Cela pourrait même se retourner contre lui, le faisant ne pas vouloir continuer le projet. Brenda aura plus de chance avec un message comme celui-ci :

Cher Kévin,

J'espère que les choses vont bien avec vous. Il suffit de vérifier votre statut sur le projet de groupe pour vous assurer que nous sommes sur la même longueur d'onde. Comme convenu la semaine dernière, vous êtes en charge des diapositives 4 à 6, et la présentation doit avoir lieu jeudi. Faites-moi savoir si vous voulez passer en revue quelque chose à l'avance.

Merci pour votre travail sur le projet, et faites-moi savoir si vous avez des questions ! Brenda

En général, si vous dites quelque chose que le destinataire ne voudra pas entendre, suivez ces conseils de Psych Central :

• Mettez-vous à la place du destinataire et écrivez avec empathie
• Évitez le mot « devrait » ou de culpabiliser le destinataire
• Ne faites pas de menaces ou d'ultimatums
• C'est bien de donner des conseils, mais n'en donnez pas à moins qu'on vous le demande

Il s'agit de traiter le destinataire comme un humain. Et il y a plus d'où cela vient.

Ajoutez une touche humaine

Si vous écrivez quelque chose qui pourrait sembler accusateur ou en colère, ou si vous donnez de mauvaises nouvelles, quelques phrases simples peuvent vraiment aider à changer le ton.

Voici comment Brenda a adouci ce qui aurait pu sembler être une accusation pour Kevin :

• J'espère que tout va bien pour vous (toucher humain)
• Je viens juste de m'enregistrer (petit coup de pouce)
• S'assurer que nous sommes sur la même page (donnant le bénéfice du doute)
• Merci pour votre travail acharné (en reconnaissant le travail de Kevin jusqu'à présent et en lui faisant sentir qu'il ferait mieux d'être à la hauteur du compliment)
• Faites-moi savoir si vous avez des questions (offrant de l'aide)

Des phrases comme celles-ci peuvent aider à adoucir un coup. Et même s'il n'y a pas de coup dur, ils peuvent montrer une lueur d'humanité qui rend n'importe quel e-mail un peu plus agréable à lire et à répondre.

Enfin, rappelez-vous votre grammaire

Nous ne pouvions pas laisser celui-ci hors de la liste. Et pas seulement parce que nous aimons un peu la grammaire, mais parce qu'écrire des phrases complètes avec une orthographe et une ponctuation correctes est un élément important pour communiquer votre point de vue. Non seulement écrire correctement vous assurera d'être clair, mais cela vous assurera également d'avoir l'air professionnel, sûr de vous et réfléchi.

Et ce sont de très bons adjectifs sur le chemin pour obtenir ce que vous voulez.