Règles de virgule essentielles pour les e-mails professionnels

Ne nous y trompons pas : la virgule exerce un pouvoir bien plus grand que ce que son humble apparence pourrait suggérer. Le signe de ponctuation est utilisé par de nombreux écrivains comme une pause douce pour séparer des mots, des éléments ou des clauses et peut modifier le sens ou le ton d'une phrase, en fonction de la manière dont elle est utilisée.

Apprendre les règles de virgule pour les e-mails professionnels garantit que vous donnez le bon ton lorsque vous écrivez à votre patron ou à un investisseur (ou à toute autre personne ayant un impact sur votre entreprise) et que vous pouvez éliminer les problèmes de communication. Les virgules mal placées ont également été au cœur de certaines décisions de justice qui ont coûté des millions de dollars aux entreprises.

Dans cet article, nous verrons où placer les virgules dans les salutations par courrier électronique, comment les utiliser dans la communication professionnelle, leur signification historique et quand utiliser des points-virgules au lieu de virgules dans les courriers électroniques.

Quelle est l’utilisation de la virgule dans la communication d’entreprise ?

L'utilisation des virgules dans la communication professionnelle a un impact sur le ton ou le sens d'une phrase. Une utilisation appropriée est donc essentielle pour éviter les problèmes de communication et fixer des objectifs clairs avec votre équipe. Utilisez des virgules entre un message d'accueil et le nom de quelqu'un, entre des éléments d'une liste ou lors de la connexion de deux clauses indépendantes.

Des virgules mal placées peuvent également modifier le sens d'une phrase et, dans certains cas, coûter des millions de dollars. En 1872, les législateurs américains ont placé une virgule entre « fruits » et « légumes », ce qui a permis l'importation gratuite de produits tropicaux dans le pays, coûtant à l'époque 2 millions de dollars aux contribuables (plus de 40 millions de dollars aujourd'hui).

La virgule dans la communication

L'un des exemples les plus célèbres de la façon dont les virgules peuvent affecter la communication est la différence entre « Mangeons, grand-mère » et « Mangeons grand-mère ». Bien que cette affirmation hypothétique illustre clairement comment une pause douce peut changer le sens d'une phrase, il existe également des exemples réels qui illustrent cet effet.

L’exemple le plus célèbre vient de l’Oracle de Delphes :

"Tu partiras, tu ne reviendras jamais dans la bataille, tu périras."

Cette phrase est censée être une réponse à la question de savoir s’il faut ou non faire la guerre. Si vous placez une virgule avant « jamais », cela insinue qu’une personne reviendra après la guerre et devra se rendre au combat.

Placez la virgule après « jamais » et la phrase insinue que la personne ne reviendra pas de la guerre.

De même, l’utilisation ou l’omission d’une virgule Oxford, parfois appelée virgule en série, peut modifier la façon dont une phrase est lue. Une virgule Oxford est placée après l'avant-dernier élément d'une liste et avant la conjonction de coordination (généralementetouou) qui précède l'élément final.

Différents guides de style ont des règles différentes quant à leur utilisation ou non. Cela dit, l’absence de virgule d’Oxford était autrefois la pièce maîtresse d’une décision de la Cour d’appel des États-Unis qui a entraîné une perte de 5 millions de dollars pour une entreprise laitière du Maine.

L'affaire judiciaire, O'Connor c. Oakhurst Dairy, se résumait à une sentence contenue dans une loi de l'État qui précisait quelles tâches étaient exonérées de la rémunération des heures supplémentaires :

La mise en conserve, la transformation, la conservation, la congélation, le séchage, la commercialisation, l'entreposage, l'emballage pour l'expédition ou la distribution :

(1) Produits agricoles;

(2) Produits de viande et de poisson; et

(3) Aliments périssables.

Le tribunal a statué que l’omission d’une virgule entre « expédition » et la conjonction de coordination « ou » rendait difficile de savoir si l’expédition et la distribution constituaient une ou deux activités. Si la loi de l'État avait placé une virgule Oxford avant ou, il aurait été clair que l'expédition et la distribution de produits laitiers étaient exonérées du paiement des heures supplémentaires.

Salutations dans les e-mails professionnels

Un e-mail professionnel commence par une salutation, et une salutation se termine par une virgule, n'est-ce pas ? Faux. Dans les e-mails professionnels, la manière la plus formelle de terminer une salutation est par deux points. Ainsi, au lieu de « Chère Mme Johnson », vous devez écrire « Chère Mme Johnson : », puis continuer avec le corps du message.

Utiliser une virgule à la fin de la formule de salutation n'est peut-être pas un faux pas si vous entretenez une relation informelle avec la personne à qui vous écrivez. Vous pouvez rédiger un e-mail professionnel dans lequel la plus grande formalité n’est pas nécessaire, et dans ce cas, les deux points ne sont pas requis. Si vous n'êtes pas sûr, soyez prudent et pratiquez l'étiquette des e-mails professionnels en terminant par deux points.

Ouvre-portes et noms : utilisation de virgules

Une salutation comporte généralement deux éléments : une salutation ou un adjectif et le nom ou le titre de la personne à laquelle vous vous adressez.

Dans l’exemple précédent, la salutation est composée d’un adjectif et d’un nom, et il n’y a pas de virgule entre les deux. Cependant, une virgule doit séparer une salutation directe et le nom d'une personne. Donc, si vous deviez écrire « Bonjour, Mme Johnson », vous devrez placer une virgule entre « Bonjour » et « Mme. Johnson.

Virgules avec conjonctions de coordination

Les conjonctions de coordination les plus courantes sontet,ou,ni,donc,mais,pourtant, etpour. Nous les utilisons pour relier des éléments dans une phrase qui sont grammaticalement similaires, comme deux verbes, deux noms, deux modificateurs ou deux propositions indépendantes. Une conjonction peut être utilisée pour commencer une phrase, auquel cas elle ne doit généralement pas être suivie d'une virgule :

Exemple : mais au cours du dernier trimestre de cette année, nous avons constaté une augmentation de l'activité des consommateurs.

Si une conjonction de coordination est placée dans une liste de deux éléments, il n'est pas nécessaire d'utiliser une virgule avant :

Exemple : Les départements qui représentaient l'essentiel de l'activité étaient les magasins de jouets et les boutiques de cadeaux.

Si, en revanche, la conjonction est utilisée avant le dernier élément dans une liste de plus de deux éléments, une virgule peut la précéder immédiatement :

Exemple : Les jouets, les arbres de Noël en plastique et les spiritueux sont en rupture de stock.

Si une conjonction de coordination joint deux propositions indépendantes, placez une virgule devant elle :

Exemple : Les fournisseurs ont été contactés immédiatement, nous avons donc pu réapprovisionner les articles manquants à temps.

Quand utiliser des points-virgules au lieu de virgules

Une virgule et une conjonction de coordination ne sont pas toujours le meilleur moyen de joindre deux propositions indépendantes. En fait, cela peut prêter à confusion, et c'est quelque chose que vous voulez éviter dans un e-mail professionnel.

Si vous avez deux clauses indépendantes contenant chacune quelques virgules, vous devez utiliser un point-virgule au lieu d'une virgule pour les séparer. Par exemple, votre première clause indépendante peut contenir un élément d'introduction suivi d'une virgule, et votre deuxième clause indépendante peut contenir un élément non essentiel situé entre deux virgules :

Exemple : Entre-temps, les consommateurs ont été incités à se tourner vers d'autres départements ; et c’est ce qui, en fin de compte, a conduit à une légère augmentation des ventes d’articles non saisonniers.

Dans ce cas, la conjonction de coordination doit être précédée d’un point-virgule.

Les points-virgules, les virgules et les tirets sont souvent intervertis. Cependant, les tirets ne doivent être utilisés que comme outil stylistique ou pour compenser un appositif, qui est un nom ou une phrase nominale qui suit un autre nom pour fournir plus d'informations sur la personne, le lieu ou la chose.

Conseils avancés pour l'utilisation des virgules

L'utilisation des virgules n'est pas toujours en noir et blanc. Par exemple, même si les virgules sont généralement utilisées pour relier deux propositions indépendantes, elles doivent être évitées si les mots de chaque côté de la virgule peuvent former leur propre phrase.

Incorrect : "John commande une pizza, Evelyn commande des ramen."

L’exemple ci-dessus s’appelle une épissure de virgule, et il existe trois façons de le rendre grammaticalement correct.

Ajoutez une conjonction de coordination : « John commande une pizzaetEvelyn commande des ramen. »

Utilisez un point-virgule : « John commande une pizza ; Evelyn commande des ramen.

Formez deux phrases distinctes : « John commande une pizza. Evelyn commande des ramen.

L'utilisation des virgules varie également en fonction du type de modificateur que vous utilisez. Les modificateurs restrictifs, ou les mots qui identifient ou limitent le nom qu'ils modifient, ne nécessitent pas de virgule, tandis que les modificateurs non restrictifs, ou les mots qui ne sont pas essentiels au sens de la phrase, nécessitent une virgule.

Modificateur restrictif : Neil Armstrong fut le premier homme sur la lune.

Modificateur non restrictif : Neil Armstrong, l'astronaute, a été le premier homme sur la lune.

FAQ sur les règles de virgule dans la communication d'entreprise

Est-il parfois acceptable de commencer une phrase par une conjonction dans les e-mails professionnels ?

Commencer une phrase par une conjonction est grammaticalement correct, mais certaines personnes préfèrent ne pas en avoir au début d’une phrase. Si vous souhaitez utiliser un ton formel, mieux vaut ne pas utiliser de conjonctions en début de phrase. Cependant, des conversations plus informelles peuvent les utiliser.

Faut-il utiliser une virgule ou un point-virgule dans les phrases complexes ?

Utilisez des virgules dans des phrases complexes liées par une conjonction, commeet,mais, ouou. Les points-virgules doivent être utilisés dans des phrases complexes reliées par un adverbe conjonctif, commecependant.

Une utilisation inappropriée des virgules dans les e-mails professionnels peut-elle conduire à des malentendus ?

Oui, une mauvaise utilisation des virgules peut conduire à des malentendus. Une virgule représente une pause douce, et l'emplacement de cette pause peut avoir un impact sur le ton ou le sens de votre phrase.