7 clichés d'e-mails ennuyeux et comment éviter de les utiliser

Lorsque votre journée implique l'envoi de plusieurs e-mails, il peut être difficile de ne pas utiliser par défaut les expressions de tous les jours que nous utilisons tout le temps dans la communication écrite. Mais en avez-vous déjà marre de taper sans cesse « J'espère que vous allez bien » et « Passez une bonne journée ? »

Certains affirment que les clichés des e-mails, bien qu'ils soient pour la plupart dénués de sens, ont un but. Bien que vous ne vous demandiez peut-être pas activement si la personne à qui vous envoyez un e-mail va bien ou si elle passera une excellente journée, vous avez au moins été assez réfléchi pour commencer et terminer votre e-mail avec ces sentiments polis.

Mais si vous en avez assez de taper les mêmes lignes de stock - une sorte de pilote automatique de courrier électronique - il existe des moyens simples de changer les choses et de faire passer votre courrier électronique d'utilitaire à unique.

Les salutations

"Salut, Nom" est un moyen parfaitement légitime de commencer la plupart des e-mails, bien que cela puisse dépendre du contexte de l'e-mail. Mais que se passe-t-il directement après la salutation ? Comment accueillez-vous votre destinataire ? Voici quelques clichés de salutation courants et quelques alternatives.

1 "Comment vas-tu ?" ou "Comment vas-tu?"

Nous utilisons beaucoup celui-ci. En fait, il est si omniprésent que la plupart d'entre nous le survolons en lisant nos e-mails entrants. C'est accepté comme poli et peu de gens en sont carrément agacés, mais il existe des options si vous souhaitez changer les choses.

Alternatives :

• Lancez-vous directement. Il n'y a rien de mal à passer directement aux choses sérieuses. Lisez simplement votre e-mail avant de l'envoyer pour vous assurer que vous n'avez pas l'air brusque ou hostile.
• Utilisez un peu de conversation. Si vous connaissez le destinataire, cela ne fait jamais de mal de lui rappeler que vous avez une relation existante. « Je suis content que nous ayons eu la chance de discuter lors du déjeuner de vente Acme le mois dernier. J'espère que vous avez apprécié le reste de votre séjour à San Francisco.”

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2 "Je suis NOM et je travaille pour COMPANY."

Bien qu'elles soient généralement nécessaires sous une forme ou une autre lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un que vous ne connaissez pas bien (ou pas du tout), les présentations peuvent être ennuyeuses. Voici quelques astuces à essayer.

Alternative:

• Déposez un nom. Si vous avez une connaissance commune ou si quelqu'un vous a référé, essayez "Ella Quint à ABC Widgets m'a suggéré de vous contacter".
• Dites-leur pourquoi vous envoyez un e-mail. Les gens occupés apprécient quand on va droit au but. « Je tends la main parce que. . .” ou "Je vous écris pour en savoir plus sur . . .”

3 "Par notre conversation. . .”

Celui-ci semble trop officieux et formel. Pire, il peut sembler exigeant, voire agressif.

Alternative:

• Reformulez poliment la conversation. "Lorsque nous avons discuté la semaine dernière, nous avons convenu que nous rédigerions le rapport trimestriel d'ici le 15 juillet."

Excuses

Tu as fait n'importe quoi. Ça arrive. Mais des excuses en conserve n'ont pas à le faire.

4 "Désolé pour la réponse tardive."

Nous oublions tous de répondre aux e-mails importants de temps en temps. Mais attirer l'attention sur votre erreur ne fait qu'empirer les choses.

Alternative:

• Ne dites pas désolé, dites merci. "Merci pour votre patience pendant que je pataugeais dans le déluge de ma boîte de réception."

5 "Je suis désolé que tu te sentes. . .” ou "Je suis désolé, mais . . .”

Lorsque vous dites « je suis désolé que vous vous sentiez en colère », vous avez l'air de dire « je suis contrarié de devoir gérer votre colère ». Et, bien sûr, "Je suis désolé, mais . . .” signifie "Je ne suis pas désolé et je vais trouver une excuse."

Alternative:

• Dis juste que tu es désolé. Adoptez-le et soyez précis. "Je suis désolé que mon retard vous ait dérangé hier."

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Signer

Vous avez pris le temps de créer un e-mail unique, alors ne vous faites pas photographier lors de la signature.

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6 "Au plaisir d'avoir de vos nouvelles."

Personne n'aime celui-ci, car il semble impliquer "Vous feriez mieux de répondre".

Alternative:

• Utilisez un appel à l'action. Si vous souhaitez avoir des nouvelles de votre destinataire, dites-lui ce que vous voulez qu'il fasse. "Voudriez-vous s'il vous plaît me faire savoir d'ici le 13 septembre si vous pourrez y assister?"

7 "Merci d'avance."

Bien qu'une étude de l'application de messagerie Boomerang ait classé "Merci d'avance" comme la signature avec le taux de réponse le plus élevé, ce n'est pas la meilleure signature pour créer de la bonne volonté. Comme "J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles", il a un ton de "Je m'attends à ce que vous le fassiez."

Alternative:

• Offrez votre appréciation. Au lieu de paraître exigeant, soyez reconnaissant. “Je vous suis reconnaissant de votre aide sur . . .”

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