7 erreurs courantes dans les e-mails (et comment les récupérer)

Avez-vous déjà appuyé sur envoyer un e-mail et l'avez-vous immédiatement regretté ? Étiez-vous frustré que votre chance de « défaire » vienne et reparte avant que vous ne puissiez réagir ? Nous y avons tous été.

Selon Loom.com, l'employé de bureau moyen envoie des dizaines d'e-mails par jour, à l'exclusion des e-mails personnels. Lorsque vous comptez autant sur le courrier électronique, vous êtes obligé de faire une erreur de temps en temps.

Si vous êtes comme les nombreux travailleurs qui réfléchissent trop aux e-mails et aux messages qu'ils envoient, lisez la suite pour vous rassurer. Nous explorons les erreurs de messagerie les plus courantes et comment vous pouvez vous en remettre.

7 erreurs courantes dans les e-mails

1 Le nom mal orthographié

Est-ce Rachel ou Rachel ? Jonathan, Jon ou John ? Nous avons tous des préjugés orthographiques basés sur les personnes avec lesquelles nous avons grandi. Une faute d'orthographe sur un nom arrivera de temps en temps ! Il s'agit d'une erreur courante avec les noms de famille.

Est ce sérieux?

Mal orthographier un nom peut offenser certaines personnes, mais c'est l'une des erreurs les moins graves que vous puissiez commettre.

Comment récupérer

Envoyez un e-mail rapide en reconnaissant votre erreur et en épelant correctement son nom. Faites-leur savoir que vous les respectez et que vous voulez vous assurer de bien faire les choses. Essayez d'utiliser ce guide pour démarrer votre e-mail du bon pied.

2 La mauvaise personne

Nous aimons tous la suggestion automatique, c'est-à-dire jusqu'à ce qu'elle suggère la mauvaise personne et que vous ne vous en aperceviez qu'après avoir appuyé sur envoyer. Vous pensez que vous envoyez un e-mail à Joe Schmo, mais il est allé à Joe DiMaggio à la place ! OK, vous n'envoyez probablement pas d'e-mail à Joe DiMaggio, mais vous voyez l'idée.

Est ce sérieux?

Eh bien, la gravité du problème dépend de ce que vous avez envoyé. Envoyer votre e-mail à la mauvaise personne est généralement une erreur anodine, tant que l'e-mail n'était pas confidentiel ou n'impliquait pas d'informations personnelles ou privées.

Comment récupérer

Envoyez simplement un e-mail de suivi pour informer le destinataire que l'e-mail ne lui était pas destiné. S'il s'agissait d'un e-mail inoffensif ou non pertinent pour lui, le destinataire sera probablement confus et supprimera l'e-mail ou répondra pour vous faire savoir qu'il est confus. Si l'e-mail était confidentiel, vous voudrez peut-être parler aux parties concernées pour leur faire part de votre erreur.

3 L'e-mail rempli de fautes de frappe

Les fautes d' orthographe , de ponctuation et de grammaire sont parmi les erreurs les plus courantes dans les e-mails. Des erreurs comme celles-ci peuvent diminuer la confiance dans votre professionnalisme et vos connaissances. La bonne nouvelle est que ceux-ci sont facilement évités.

Est ce sérieux?

Ce problème n'est pas grave. Bien sûr, ce n'est pas bon pour votre réputation, mais vous n'avez probablement pas offensé qui que ce soit avec des erreurs comme celles-ci.

Comment récupérer

Vous ne pouvez pas reprendre l'e-mail. La meilleure chose à faire est d'espérer que votre destinataire ne l'a pas remarqué et d'éviter de telles erreurs à l'avenir. Vous pouvez éviter les fautes de grammaire en lisant attentivement votre e-mail avant de l'envoyer. Vous pouvez même le lire à haute voix pour saisir les problèmes que vos yeux ignorent. Une autre façon d'éviter les erreurs consiste à utiliser un logiciel tel que Grammarly pour vérifier automatiquement tous vos e-mails avant de les envoyer.

4 Le message passif-agressif

Votre message ou votre réponse était passif-agressif. Les messages passifs-agressifs sont souvent peu clairs et inutiles, et ils peuvent apparaître comme méchants. Peut-être que vous l'avez envoyé accidentellement. Ou peut-être qu'un accès de rage vous a poussé à envoyer un message. Quelle que soit la raison, il est essentiel de reconnaître votre erreur. Ils verront votre e-mail de toute façon.

Est ce sérieux?

Les e-mails passifs-agressifs ne sont pas géniaux. Ils alimentent les conflits et sapent la collaboration et la confiance. Des e-mails comme ceux-ci pourraient vous faire réprimander ou vous faire virer dans certains cas graves. Certes, ne prenez pas l'habitude d'écrire des e-mails passifs-agressifs.

Comment récupérer

Si vous avez envoyé un e-mail passif-agressif, excusez-vous. En plus de vos excuses, apportez quelques éclaircissements. Pourquoi étiez-vous passif-agressif ? Quelle meilleure façon d'aborder la situation ?

5 Le brouillon inachevé

Avant de pouvoir terminer votre e-mail, vous avez accidentellement appuyé sur envoyer. Oops! Peut-être que votre brouillon d'e-mail était à moitié écrit, non édité ou plein d'émotions que vous n'aviez pas l'intention de partager.

Est ce sérieux?

Cela dépend du type de brouillon inachevé que vous avez envoyé. Si c'était incomplet ou non édité, ça pourrait aller! Cependant, s'il s'agissait d'un e-mail de colère que vous ne vouliez pas envoyer, préparez-vous.

Comment récupérer

Si vous avez simplement envoyé un e-mail incomplet, ne paniquez pas. Envoyez l'e-mail complet avec une explication en haut - "Oups, voici le reste de cet e-mail" - et tout devrait bien se passer. S'il s'agissait d'un e-mail rempli d'émotions, vous ne pourrez peut-être pas récupérer aussi facilement. Vous devriez vous excuser, et vous pourriez même vouloir vous excuser hors ligne et le faire en personne ou par téléphone.

6 La réponse à tous

Ce moment gênant où vous mettez quelqu'un sur le devant de la scène dans une énorme chaîne de messagerie alors que vous essayiez juste de vous évader vers votre meilleur ami de travail. Il n'y a rien de pire que tout le monde dans votre équipe voit votre mauvais comportement affiché.

Est ce sérieux?

La gravité de l'e-mail dépend de votre réponse. S'il s'agissait d'un message sarcastique ou grossier, cela pourrait entraîner une action de la part de votre responsable. Cela pourrait n'aboutir qu'à une réunion, mais cela pourrait réduire les opportunités futures ou nuire à votre réputation.

Comment récupérer

Des excuses immédiates sont le meilleur moyen de se remettre d'une réponse accidentelle à tous . Que vous partagiez ces excuses avec toute la chaîne de messagerie ou uniquement avec la personne que vous avez appelée, c'est à vous de décider. Mais vous devrez peut-être également parler à vos coéquipiers, à votre patron ou à d'autres personnes avec lesquelles vous travaillez régulièrement pour entretenir ces relations.

7 Le genre dont vous ne pouvez pas vous remettre

Vous avez envoyé un e-mail à moitié écrit à un employeur potentiel. Vous avez transféré un e-mail client ennuyeux, mais vous avez oublié de le supprimer de la liste d'envoi. Peut-être avez-vous envoyé un e-mail insultant à un responsable. Ou peut-être que vous vous êtes déchaîné contre un éditeur que vous n'aimiez pas et que vous l'avez envoyé à votre éditeur par accident.

Est ce sérieux?

Il y a des erreurs d'e-mail dont vous ne pouvez pas vous remettre. À ce stade, il est préférable de laisser tomber le travail potentiel, de s'excuser auprès de votre responsable pour son comportement non professionnel et de laisser tomber les jetons là où ils peuvent.

Tout le monde fait des erreurs

Tout le monde a fait une erreur d'e-mail, des PDG aux assistants administratifs. Cela fait partie de la vie professionnelle. Mais les erreurs viennent dans une gamme de gravité. De plus, ce qui peut effrayer un expéditeur s'avère souvent être une erreur relativement anodine pour le destinataire.

Comment récupérez-vous des erreurs d'email ? Généralement, en les traitant et en résolvant les problèmes avant qu'ils n'aient la possibilité de survenir.