5 façons de garder vos e-mails courts et agréables

Publié: 2019-01-18

Vos e-mails ressemblent-ils à des romans et sont-ils accompagnés d'une table des matières ? Nous voulons tous des réponses plus rapides à nos e-mails, mais nous ne nous préparons pas toujours pour réussir.

Les e-mails de longueur romane se retrouvent dans le purgatoire de la boîte de réception, car personne ne veut parcourir toutes ces phrases alambiquées pour comprendre ce que vous demandez. (Ils n'ont pas non plus le temps).

En conséquence, les e-mails longs ont de faibles taux de réponse et des temps de réponse lents.

La bonne nouvelle? Des e-mails clairs et concis ont l'effet inverse.

Garder vos e-mails courts et agréables vous permet de mieux communiquer votre message et augmente la probabilité que vous receviez une réponse en temps opportun.

Lisez la suite pour améliorer votre jeu de messagerie et découvrez cinq façons simples de garder vos e-mails courts et agréables.

Voici un conseil : vous voulez vous assurer que votre écriture est toujours belle ? La grammaire peut vous éviter les fautes d'orthographe, les erreurs de grammaire et de ponctuation et d'autres problèmes d'écriture sur tous vos sites Web préférés.

1 Imposer une limite de longueur

Si la longueur de votre e-mail est hors de contrôle, essayez de définir une limite de longueur obligatoire pour tous les messages. Avoir votre limite à l'esprit avant de commencer à écrire vous aidera à contrôler votre verbosité.

Une étude de Boomerang a révélé que les e-mails de 75 à 100 mots obtiennent les meilleurs taux de réponse. Si le nombre de mots est difficile à suivre pour vous, essayez de limiter le nombre de phrases.

Croyez-le ou non, cinq phrases suffisent pour la plupart des e-mails. Si vous avez besoin de bien plus que cela, cela peut être un signe que sauter sur un appel téléphonique ou vidéo peut être plus efficace pour obtenir les réponses dont vous avez besoin.

2 Modifier comme si vous étiez Hemingway

Après avoir écrit votre e-mail, prenez quelques minutes pour lire ce que vous venez d'écrire. C'est votre chance de vérifier les erreurs grammaticales, de couper les phrases inutiles et de réécrire les phrases pour être plus claires. Vous découvrirez peut-être qu'il vous a fallu trois phrases pour finalement arriver à une idée qui aurait pu être clairement exprimée en une phrase.

Entraînez-vous à aller à l'essentiel et à réduire vos e-mails à l'essentiel :

Qui êtes vous? (Facultatif s'ils vous connaissent déjà).
Qu'est-ce que tu veux ?
Pourquoi devraient-ils te le donner ?
Quand en avez-vous besoin ?

Modifier soigneusement votre message avant d'appuyer sur envoyer est l'une de vos meilleures défenses pour limiter les longs e-mails.

3 Adapter le Small Talk

Nixing le petit entretien au début d'un e-mail est un excellent moyen de réduire votre nombre de mots et d'aller droit au but. Cela pourrait aussi être un excellent moyen d'offenser les gens.

Le meilleur plan d'action dépend toujours de votre public. Si vous êtes encore en train de développer la relation, quelques petites discussions réfléchies peuvent être avantageuses. Si vous connaissez bien le destinataire, une petite conversation peut être superflue (et donc facilement coupée).

Pour plus d'informations sur ce sujet, consultez 5 meilleures alternatives à "J'espère que cet e-mail vous trouvera bien".

4 Ayez un objectif par e-mail

Vous pensez peut-être qu'il est efficace d'inclure chaque détail dans un seul e-mail, mais plus vous entasserez de questions et de demandes, plus votre message sera long et accablant.

Au lieu de cela, concentrez-vous sur un objectif clairement énoncé pour chaque e-mail. Cela augmentera la probabilité que votre destinataire lise et réponde à votre message.

Si vous devez vraiment inclure plusieurs demandes, essayez de les organiser sous forme de puces.

Salut Debbie,

Comment allez vous? Je ne peux pas croire que la semaine est à mi-chemin !

Je parlais avec l'équipe aujourd'hui et nous avons réalisé que nous ne savions pas si vous vouliez des nappes dorées ou argentées. Faites-moi savoir votre préférence afin que nous puissions obtenir ceux commandés.

Aussi, le traiteur veut savoir si vous préférez le tofu ou le seitan pour l'option végétarienne. Je suppose que tu veux du tofu mais j'ai pensé qu'on devrait demander.

Oh, et maintenant que le groupe est confirmé, à quelle heure vouliez-vous qu'ils arrivent ? Est-ce que 16h00 est d'accord ou est-ce trop tard ?

Meilleur,

Jeanne

Salut Debbie,

Bon mercredi! La planification de l'événement se passe bien, en ce moment nous avons besoin de votre avis sur ces trois questions :

Or ou argent pour les nappes ?
Tofu ou seitan pour l'option végétarienne ?
À quelle heure le groupe doit-il arriver ?

Merci de nous faire part de vos réponses vendredi midi au plus tard.

Merci d'avance!

Jeanne

5 Signez avec gratitude

À mesure que vos e-mails diminuent en longueur, vous pouvez courir le risque de paraître brusque. Inclure une expression de gratitude dans votre signature est un excellent moyen de garder les choses agréables et d'augmenter le taux de réponse de vos e-mails.

Les approbations qui incluent une version de « merci » sont en corrélation avec une augmentation de 36 % du taux de réponse par rapport aux autres approbations. Besoin d'inspiration ? Voici 11 façons uniques de dire « merci » dans un e-mail.